С 1 января 2026 года в России завершается переходный период ввода электронных трудовых книжек (ЭТК). Эта статья расскажет, почему происходит перевод, какие преимущества даёт электронный формат и как правильно оформить переход для сотрудников.
Почему происходит переход на электронные трудовые книжки?
В 2020 году правительство РФ ввело законопроект, обязывающий работодателей перейти на электронный способ ведения кадровых документов. Основные причины:
- Безопасность хранения: электронный документ невозможно потерять или повредить.
- Упрощение отчётности: с 1 января 2020 работодатели обязаны сообщать о кадровых изменениях в ПФР по форме СЗВ‑ТД через электронный канал.
- Экономия времени: быстрый доступ к информации о стаже работы и должностях.
Как выглядит процесс перехода?
Перевод сотрудников на электронные трудовые книжки происходит в несколько этапов:
- Оформление заявления сотрудником о переходе в электронный формат (если он не отказывается от бумажной копии).
- Передача данных в единую государственную систему хранения трудовых книжек.
- Создание электронного документа с подписью работодателя и сотрудника.
- Хранение копии в личном кабинете сотрудника и в ПФР.
Какие изменения вносятся в трудовые книжки?
Электронная книжка полностью заменяет бумажный аналог, однако сохраняет все обязательные реквизиенты:
- ФИО работника.
- Дата и место рождения.
- Сведения о заключении трудового договора.
- Информацию о местах работы и периодах.
- Данные о полученных выплатах и отпусках.
Кроме того, в электронный документ могут быть добавлены:
- Ссылки на электронные копии договоров.
- Подписи сторон.
- Автоматическое обновление стажа при новых трудовых отношениях.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Для подтверждения того, что у сотрудника есть электронная книжка, достаточно:
- Предоставить работодателю подтверждение о подаче заявления о переходе.
- Получить доступ к личному кабинету на портале ПФР, где отображается электронный документ.
- Получить подтверждающий документ от работодателя (печатный или электронный).
Что делать, если сотрудник отказывается от электронного формата?
Согласно закону, одновременно с электронным вариантом может сохраняться бумажная книжка, но только при условии, что сотрудник написал заявление об отказе от электронного оформления. В этом случае:
- Работодатель оформляет бумажную копию и передаёт её в ПФР.
- Электронный документ не создаётся.
- Все изменения в трудовой деятельности фиксируются в бумажном виде.
Статистика перехода
По данным Максима Топилина, главы ПФР, более 1 000 000 россиян уже перешли на электронные трудовые книжки. Это свидетельствует о быстром росте популярности электронного формата.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы плавно перевести сотрудников на электронные трудовые книжки, рекомендуется:
- Оповестить персонал о предстоящем переходе заранее.
- Подготовить шаблоны заявлений и инструкции.
- Обеспечить техническую поддержку (доступ к порталу ПФР, онлайн‑консультации).
- Ввести внутренний процесс контроля за заполнением и обновлением данных.
- Провести обучение HR‑специалистов работе с электронными документами.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: С какого года впервые оформляются электронные трудовые книжки?
Ответ: С 1 января 2020 года.
Вопрос: Можно ли использовать одновременно бумажный и электронный варианты?
Ответ: Да, но только если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной формы.
Вопрос: Как проверить, что данные в электронной книжке актуальны?
Ответ: Через личный кабинет на портале ПФР, где отображаются все изменения в реальном времени.
Перевод сотрудников на электронные трудовые книжки – это важный шаг в модернизации кадрового учёта. Он обеспечивает:
- Повышенную точность и читаемость данных.
- Сокращение административных расходов.
- Удобный доступ к информации как для работодателя, так и для сотрудника.
При правильном оформлении и соблюдении законодательных требований переход будет простым и прозрачным для всех сторон.