С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевой этап в цифровой трансформации кадрового учета, который кардинально меняет подход к оформлению, хранению и передаче информации о трудовом стаже работников. В центре этой системы — Реестр ведения электронных трудовых книжек, который стал обязательным инструментом для всех работодателей, независимо от формы собственности и численности персонала.
Что такое Реестр ведения электронных трудовых книжек?
Реестр ведения электронных трудовых книжек — это единая федеральная информационная система, созданная и поддерживаемая Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФР). Он представляет собой централизованный базу данных, в которую работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде.
В отличие от бумажных трудовых книжек, которые хранятся у работника, ЭТК — это цифровой аналог, доступ к которому имеют:
- сам работник через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
- работодатель — через специализированные программы или личный кабинет на сайте ПФР;
- государственные органы — для целей начисления пенсий, социальных выплат и контроля соблюдения трудового законодательства.
Обязанности работодателя в рамках Реестра ЭТК
С 1 января 2026 года все работодатели в России обязаны:
- Вести учет всех новых сотрудников исключительно в электронном виде, если работник не заявил о желании сохранить бумажную трудовую книжку.
- Передавать информацию о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях и других изменениях в трудовую деятельность в Реестр в течение 1 рабочего дня с момента издания приказа.
- Обеспечить доступ работника к его ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или в ПФР.
- Сохранять бумажные трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на ЭТК, в соответствии с требованиями законодательства до их полного увольнения.
Важно: не нужно вносить данные о сотруднике с ЭТК в журнал учета движения трудовых книжек
Согласно новым правилам, если сотрудник устраивается на работу с электронной трудовой книжкой, информация об этом не отражается в журнале по учету движения трудовых книжек. Этот журнал теперь используется исключительно для учета бумажных трудовых книжек. Это упрощает кадровый учет и снижает административную нагрузку на отделы кадров.
Как работнику перейти на электронную трудовую книжку?
Переход на ЭТК — это право, а не обязанность работника. Для перехода необходимо:
- Подать заявление в письменной форме (на бумажном носителе или в электронном виде через личный кабинет) в отдел кадров своей организации.
- Работодатель в течение одного рабочего дня направляет сведения в Реестр ЭТК.
- После обработки заявления работник получает уведомление через Госуслуги или личный кабинет ПФР.
Если работник не подал заявление, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде, это право работника защищено законом.
Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?
Каждый работник может бесплатно получить доступ к своей ЭТК через:
- Личный кабинет на сайте ПФР (pfrf.ru) — после регистрации и подтверждения личности;
- Портал Госуслуги (gosuslugi.ru) — при наличии подтвержденной учетной записи;
- Мобильное приложение «ПФР», для Android и iOS;
- Универсальный электронный читатель (в отделениях ПФР).
В ЭТК отображаются:
- дата и основание приема на работу;
- дата и основание увольнения;
- сведения о переводах на другую работу;
- награды, поощрения, присвоенные квалификационные категории;
- сведения о дисциплинарных взысканиях (по желанию работодателя).
Преимущества электронных трудовых книжек
- Надежность, исключается риск потери, порчи или подделки документа.
- Доступность — информация доступна в любое время, даже если работник сменил место жительства или работу.
- Автоматизация, при оформлении пенсии данные передаются в ПФР без участия работника.
- Экологичность — сокращение использования бумаги и архивных пространств.
- Быстрота — при трудоустройстве не требуется передавать физический документ, все данные уже есть в системе.
Что делать с бумажными трудовыми книжками?
Бумажные трудовые книжки, выданные до 2026 года, остаются действительными. Работодатель обязан:
- сохранять их в архиве до полного увольнения работника;
- вносить в них новые записи, если работник не перешел на ЭТК;
- выдавать копии при запросе (например, для получения загранпаспорта или кредита).
После увольнения работника, который использовал бумажную трудовую книжку, документ передается ему на руки. Если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка остается у него как исторический документ, но не используется для дальнейшего учета.
Штрафы за нарушения
Несоблюдение требований по ведению Реестра ЭТК влечет административную ответственность:
- за несвоевременную передачу данных, штраф от 10 000 до 20 000 рублей для ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
- за отказ в предоставлении доступа к ЭТК — до 50 000 рублей для организации;
- за ведение бумажной трудовой книжки при наличии заявления работника о переходе на ЭТК — штраф до 20 000 рублей.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?
Нет. Переход на электронную трудовую книжку является безотзывным; После подачи заявления и внесения данных в Реестр бумажная книжка перестает быть основным документом о трудовой деятельности. Однако она сохраняется как архивный документ.
Как проверить, что данные в ЭТК внесены правильно?
Работник может проверить свою ЭТК в любое время через личный кабинет на Госуслугах или ПФР. При обнаружении ошибок — подать заявление в отдел кадров с просьбой о внесении исправлений. Работодатель обязан исправить ошибку в течение 3 рабочих дней.
Какие организации обязаны вести ЭТК?
Все работодатели на территории РФ, независимо от формы собственности: ООО, ИП, государственные и муниципальные учреждения, НКО, физические лица — работодатели.
Реестр ведения электронных трудовых книжек, это не просто техническое нововведение, а фундаментальная трансформация системы кадрового учета в России. С 2026 года он стал обязательным элементом трудовых отношений. Работодателям необходимо адаптировать свои кадровые процессы, обучить сотрудников отдела кадров и обеспечить бесперебойную передачу данных в ПФР. Работникам — активно использовать свои права на доступ к ЭТК и контролировать точность информации.
Электронная трудовая книжка — это не просто цифровой документ. Это гарантия прозрачности, надежности и справедливости в оценке трудового стажа каждого гражданина России.
Важно помнить: переход на ЭТК — это ваше право. Не бойтесь цифровизации, она делает ваш трудовой путь безопаснее и понятнее.