Дата публикации: 23 мая 2026 г․, 15:03:09

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

С 1 января 2020 года в России введена система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Они позволяют:

• Хранить сведения о трудовом стаже, местах работы и должностях в цифровом виде;
• Получать информацию через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и Портал госуслуг;
• Распечатывать или отправлять полученные данные по e‑mail;

1․1 Где искать сведения из ЭТК?

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить:

1. Через личный кабинет на сайте СФР;
2. Через Портал госуслуг;
3. В бумажном виде – при подаче заявки в многофункциональный центр (МФЦ);

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовые книжки?

В законе нет прямого запрета на наличие двух книжек, однако практика и толкования ТК РФ показывают, что:

• Работник может иметь только одну основную трудовые книжку, которая фиксирует его трудовую деятельность;
• Наличие второй (бумажной) книжки не дает дополнительных преимуществ;
• Работодатель не обязан вести учет в обеих формах одновременно, если работник не дал официального отказа от бумажного варианта․

2․1 Как правильно оформить двойной формат?

Эксперты из компании 1С пришли к выводу, что работнику, желающему одновременно иметь бумажную и электронную книжки, не требуется подавать два заявления․ Достаточно:

1. Подать заявление об отказе от бумажного формата (если он уже существует);
2. Утвердить выбор электронного формата в личном кабинете;
3. При желании оформить бумажную копию – попросить в МФЦ выдать её по запросу․

Как оформить заявление об отказе от бумажной формы?

Если работник хочет полностью перейти на электронный формат, необходимо:

• Подать заявление в работодательскую часть (обычно в отдел кадров);
• Указать, что он отказывается от получения бумажной копии трудовой книжки;
• Сохранить подтверждение подачи заявления (например, электронную копию)․

3․1 Что делать, если работник уже начал вести обе формы?

В этом случае:

1. Сохраняйте данные из обеих записей, но помните, что трудовой стаж учитывается только один раз;
2. При расчёте пенсионного возраста и страховки учитывайте данные из одной (электронной) трудовой книжки;
3. Если записи различаются, работодатель может отвергнуть вторую запись как несоответствующую официальному документу․

Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе?

Для удобства заполнения ЭТК многие организации используют специализированные программы (например, 1С:Зарплата и управление персоналом)․ Основные шаги:

• Открыть модуль «Трудовая деятельность»;
• Выбрать пункт «Электронные трудовые книжки»;
• Ввести сведения о месте работы, датах, должностях, стаже;
• Сохранить изменения – они автоматически отправятся в ПФР;

4․1 Частые вопросы по настройке

1. Как проверить, что данные приняты ПФР? – В личном кабинете на сайте СФР отобразятся обновлённые сведения․
2. Можно ли экспортировать информацию? – Да, её можно распечатать или отправить по e‑mail․
3. Что делать, если в системе отображается ошибка? – Обратиться в службу поддержки программы или в ПФР․

Что говорит закон о переходе на электронные книжки?

С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК․ По данным Башкирии, уже 375 000 жителей перешли на цифровой формат․ Законодательство предусматривает:

• Обязательное отслеживание кадровых изменений через форму СЗВ‑ТД;
• Переход всех работодателей на электронный учет с 2020 года;
• Сохранение бумажных книжек только для тех, кто не отказался от них официально․

5․1 Как будет учитываться стаж?

С 2026 года трудовой стаж будет фиксироваться только в электронной форме․ Поэтому важно, чтобы все записи были корректно внесены в ЭТК․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли иметь две электронные трудовые книжки? – Нет, в системе допускается только одна электронная запись на каждого работника․
2. Нужно ли подавать заявление, если я хочу одновременно иметь бумажную и электронную копию? – Нет, достаточно одного заявления об отказе от бумажного формата; иначе обе формы будут вестись одновременно․
3. Что делать, если работодатель требует две книжки? – Ссылаясь на ст․ 66․1 ТК РФ, можно требовать, чтобы учет вестился только в электронном виде, а бумажная копия выдавалась по запросу․
4. Как получить бумажную копию, если я отказался от неё? – При необходимости можно запросить её в МФЦ, но она будет выдана только по требованию работника․

Электронные трудовые книжки – современный и удобный способ ведения трудовой документации․ Держать одновременно бумажную и электронную копии можно, но:

• Это не даёт дополнительных преимуществ;
• Необходимо официально отказаться от бумажного формата, если хотите полностью перейти на ЭТК;
• Все сведения из ЭТК можно проверять в личном кабинете СФР или на Портале госуслуг․

Если у вас возникнут сомнения по оформлению или получению информации, лучше обратиться к специалистам по кадровому праву или в ПФР․

Автор статьи: Консультант по трудовому праву, 2026 г․