С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).
С 1 января 2026 года завершился переходный период, однако работники и работодатели могут продолжать использовать как бумажный, так и электронный формат. Ниже подробно разъясняем, что означает заявление сотрудника, как правильно оформить и какие обязательства возникают у обеих сторон.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, его стаже, должностях, начислениях и т.д. Ведется в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступна работнику через портал «ПФР – для граждан».

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери документа.
• Мгновенный доступ к данным.
• Упрощённый процесс оформления трудовых договоров и расчётов.
• Сокращение бумажной работы для работодателя.

Правовые основания

Основные нормативные акты:

• Федеральный закон от 29 января 2014 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» – регламентирует обработку персональных данных в ЭТК.
• Федеральный закон от 28 января 2011 г. № 80-ФЗ «О занятости населения» – предусматривает обязательность ведения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от 25 июня 2020 г. № 1025 «Об утверждении порядка перехода на электронные трудовые книжки».
• Постановление Правительства РФ от 9 декабря 2025 г. № 1547 «Об утверждении порядка завершения переходного периода по внедрению ЭТК».

Как сотрудник оформляет заявление?

1. Сбор информации. Сотрудник собирает данные, которые будут занесены в ЭТК: ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата начала работы.
2. Заполнение заявления. Заявление оформляется в форме ЕФС‑1 (форма для электронного предоставления сведений о трудовой деятельности). В заявлении указывается:
   • Наименование организации.
   • ФИО сотрудника.
   • Дата начала работы в организации.
   • Указание о желании вести трудовую книжку в электронном виде.
   • Подпись сотрудника (можно использовать электронную подпись).
3. Подача заявления работодателю. Заявление подаётся в отдел кадров или в руководителя организации. Срок подачи – в течение 30 дней с даты начала работы.
4. Сохранение копии. Работодатель обязан предоставить сотруднику копию заявления (можно в электронном виде).

Что делает работодатель?

1. Проверка заявления. Работодатель проверяет корректность данных и наличие подписи.
2. Регистрация в системе ПФР. В течение 30 дней с даты начала работы работника работодатель подаёт в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ‑ТД (Сведения о занятости в трудовой книжке).
3. Подача ЕФС‑1. Вместе с СЗВ‑ТД работодатель отправляет заявление сотрудника (ЕФС‑1) в ПФР.
4. Уведомление сотрудника. После регистрации в системе ПФР работодатель информирует сотрудника о том, что его данные успешно занесены в электронную трудовую книжку.
5. Сохранение бумажной копии. В течение переходного периода работодатель может сохранять бумажную трудовую книжку, если сотрудник не отказался от неё.

Порядок подачи в ПФР

Подача осуществляется через портал «ПФР – для работодателей» в электронной форме. Важно:

• Использовать актуальный сертификат электронной подписи работодателя.
• Проверить корректность заполнения полей: дата начала работы, ФИО, ИНН организации.
• Сохранять подтверждение о передаче данных (копию электронного письма или скриншот).

Права и обязанности сотрудника

• Право на доступ к своим данным в системе ПФР.
• Обязанность своевременно сообщать работодателю о любых изменениях в личных данных (адрес, телефон, ИНН).
• Обязанность сохранять копию заявления и подтверждение регистрации.
• В случае отказа от бумажной трудовой книжки – уведомить работодателя письменно.

Переходный период и сроки

С 1 января 2020 г. до 31 декабря 2025 г. работники и работодатели находятся в переходном периоде. После 1 января 2026 г. переходный период завершён, но:

• Работодатель может продолжать вести обе формы, если сотрудник не отказался от бумажной.
• Сотрудник может в любой момент отказаться от бумажной трудовой книжки, подавая письменное заявление.
• В случае отказа от бумажной, работодатель обязан удалить бумажную копию и подтвердить это сотруднику.

Преимущества электронного формата

• Сокращение бумажных расходов.
• Мгновенный доступ к данным для расчётов и проверки стажа.
• Уменьшение ошибок при ручном вводе.
• Возможность быстрого получения справок о стаже.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли вести только бумажную трудовую книжку? Да, если сотрудник не подал заявление о переходе на электронный формат.
2. Что делать, если заявление не было подано в срок? Работодатель обязан предоставить сотруднику копию заявления и объяснить причины задержки.
3. Как проверить, что данные занесены в ЭТК? Войти в личный кабинет ПФР и открыть раздел «Трудовой стаж».
4. Можно ли изменить данные в ЭТК? Любые изменения вносятся работодателем через ПФР, после чего сотрудник получает уведомление.
5. Что происходит, если сотрудник уходит из компании? Работодатель обязан передать сведения о трудовом стаже в ПФР по форме СЗВ‑ТД и закрыть запись в ЭТК.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг к цифровизации трудовых отношений в России. Сотрудник, подавая заявление о ведении ЭТК, получает более надёжный и удобный способ контроля своего стажа. Работодатель, в свою очередь, упрощает кадровые процессы и соблюдает требования законодательства. Следуя приведённым инструкциям, обе стороны могут без проблем перейти на новый формат и воспользоваться всеми его преимуществами.

Дата публикации: 21 мая 2026 г. 21:02:37 ()