Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — один из самых масштабных процессов в российском кадровом документообороте за последние годы. Многих работодателей и работников до сих пор волнует вопрос: обязательно ли переходить на электронный формат или можно сохранить привычную бумажную версию? В этой статье мы подробно разберем нюансы законодательства, категории сотрудников и ключевые требования закона.
История и сроки перехода
Вопрос о введении электронных трудовых книжек впервые был поднят еще в 2012 году, однако реальный старт процессу был дан только в 2020 году. Переход происходил постепенно:
- С 1 января 2020 года — работодатели начали отчитываться в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России, СФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД.
- С 1 января 2021 года — наступил ключевой этап. С этого момента при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для тех сотрудников, которые выбрали цифровой формат или впервые устраиваются на работу.
Обязательно ли переходить на ЭТК?
Ответ на этот вопрос зависит от статуса и трудового стажа работника. Закон не заставляет всех поголовно отказаться от бумажных бланков, но устанавливает четкие правила для разных категорий:
Для тех, кто впервые устраивается на работу
Если гражданин впервые заключает трудовой договор с 1 января 2021 года, ему автоматически оформляется электронная трудовая книжка. Бумажный бланк в этом случае не заводится.
Для действующих сотрудников (имевших стаж до 2021 года)
Для этой категории переход необязателен. В 2020 году работникам давали право выбора: сохранить бумажную трудовую книжку, перейти на электронный формат или вести оба варианта одновременно. Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? Для этого достаточно заявления о выборе ЭТК, поданного работодателю, а также сведений от СФР.
Для работодателей
Все организации и индивидуальные предприниматели (имеющие наемных работников) обязаны сдавать отчетность по форме СЗВ-ТД. То есть вести электронный учет кадровых изменений обязаны все работодатели без исключения, даже если сам работник сохранил бумажную книжку.
Что происходит с бумажными трудовыми книжками?
Несмотря на массовый переход на ЭТК, у многих россиян до сих пор остаются бумажные бланки. Согласно заявлениям чиновников (включая информацию от ТАСС), традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже были заведены и работник от них не отказался.
Однако важно учитывать нововведения: с 2023 года бумажные трудовые книжки нужно оформлять на новых бланках (в связи с изменением законодательства и обновлением защитных элементов). В некоторых ситуациях (например, при порче или утрате) вести бумажный вариант придется именно на новых бланках.
Преимущества электронной трудовой книжки
С помощью электронной цифровой книжки россияне получают ряд неоспоримых плюсов:
- Прозрачность и контроль: работник всегда может проверить через портал Госуслуг, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация там отражена.
- Сохранность: ЭТК невозможно потерять, испортить или залить кофе. Данные хранятся на защищенных серверах СФР.
- Удобство: нет необходимости нести бумажный документ при увольнении на новое место работы — все данные уже в базе.
- Отсутствие расходов: как подчеркнули эксперты и представители государства, работник не обязан нести расходы, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Все затраты ложатся на плечи работодателя.
В каких ситуациях бумажная книжка все еще нужна?
Хотя с 2021 года кадровики заполняют ЭТК, в некоторых ситуациях ведение бумажного варианта остается необходимым:
- Если работник до конца 2020 года подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.
- При работе за рубежом (в некоторых иностранных консульствах и компаниях могут требовать именно бумажный документ).
- Для подтверждения стажа за периоды до 2020 года, если данные в СФР по какой-то причине не были полностью оцифрованы или возникли технические ошибки.