С 2020 года в Российской Федерации действует электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Переход на новый формат сопровождается обязательными уведомлениями работников о возможностях выбора между бумажной и электронной формой ведения трудовой книжки․ Ниже представлен подробный обзор правовой основы‚ порядка уведомления‚ образцов документов и практических рекомендаций для работодателей и сотрудников․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности гражданина‚ хранящаяся в информационной системе Социального фонда России (СФР)․ Для работодателя ЭТК представлена отчётом по форме ЕФС-1‚ а для сотрудника – выпиской из этой базы:

• форма СТД-Р – выписка‚ выдаваемая работодателем;
• форма СТД-СФР – выписка‚ получаемая непосредственно в СФР или через портал «Госуслуги»․

Сведения в ЭТК включают даты приёма и увольнения‚ наименование организаций‚ должности‚ а также информацию о наградах и поощрениях․

Правовые основания и сроки перехода

Переход на электронное ведение трудовых книжек регулируется:

1. Федеральным законом от № 79‑ФЗ «О трудовых книжках»;
2. Постановлением Правительства РФ от № 842 «О порядке ведения трудовых книжек в электронном виде»;
3. Разъяснениями Минтруда и Социального фонда России (письма от ‚ и др․)․

Ключевые даты‚ которые необходимо помнить:

• – срок‚ до которого работодатель обязан был уведомить каждого работника о forthcoming изменении в ведении трудовых книжек;
• – последний день‚ когда сотрудник мог подать письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная);
• С  г․ для лиц‚ впервые поступающих на работу‚ электронная трудовая книжка является единственно допустимой формой фиксации трудовой деятельности․

Если работник не подал заявление до ‚ его трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде‚ однако с этого момента он вправе в любой момент перейти на электронную форму‚ подав соответствующее заявление работодателю․

Как работодатель должен уведомить сотрудников?

Согласно пункту 4 постановления Правительства № 842‚ уведомление должно быть:

• сделано в письменной форме (можно вручить под роспись‚ направить почтой с уведомлением о вручении или передать через электронный документооборот с подтверждением получения);
• содержать информацию о:
• изменениях в трудовом законодательстве‚ связанных с ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• праве работника выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажная или электронная);
• необходимости подать заявление о выбранном варианте не позднее ;
• последствиях отказа от подачи заявления (сохранение бумажной книжки)․

Рекомендуемый порядок действий:

1. Подготовка текста уведомления (см․ образец ниже)․
2. Раздача уведомлений всем сотрудникам под роспись в журнале учета или отправка заказным письмом․
3. Фиксация получения уведомления (подпись сотрудника‚ дата получения)․
4. Приём заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки и их хранение в личном деле работника․

Образцы уведомлений и заявлений

Образец уведомления работнику (письменная форма)

[Наименование организации]
[Адрес‚ ИНН‚ КПП]

УВЕДОМЛЕНИЕ
о возможностях ведения трудовой книжки в электронном виде

Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника]!

Информируем вас‚ что с  г․ в соответствии с Федеральным законом № 79‑ФЗ и постановлением Правительства РФ № 842 от ведение трудовых книжек может осуществляться в электронном виде․

Вы имеете право выбрать один из следующих вариантов ведения своей трудовой книжки:
продолжить ведение бумажной трудовой книжки;
перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде (ЭТК)․

Для выбора варианта необходимо подать письменное заявление в произвольной форме (или использовать прилагаемый образец) не позднее г․ Заявление следует направить в отдел кадров [указать ФИО ответственного‚ кабинет‚ телефон]․

В случае отсутствия заявления до указанной даты ваша трудовая книжка будет продолжать вестись в бумажном виде‚ однако вы retain the right to switch to electronic form at any later date by submitting a corresponding application․

С уважением‚
[Должность] ___________________ [ФИО]
[Подпись] ___________________
«___» __________ 2020 г․

Образец заявления о выборе электронной трудовой книжки

[Наименование организации]
[ФИО сотрудника]
[Должность‚ подразделение]

Заявление
о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде

Я‚ [ФИО]‚ паспорт № _______ выдан ___․__․_____‚ проживающий(ая) по адресу: ________________________________‚

прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид с момента получения настоящего заявления․

Основание: пункт 5 части 5 статьи 66 ТК РФ‚ постановление Правительства РФ № 842 от ․

Подпись: ___________________

Аналогично составляется заявление о сохранении бумажной трудовой книжки (в тексте указывается желание продолжать вести книжку на бумажном носителе)․

Как убедиться‚ что у кандидата электронная трудовая книжка?

При приёме на работу работодатель должен проверить наличие ЭТК у соискателя․ Для этого:

1. Запросить у кандидата выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р или СТД‑СФР)․
2. Если кандидат предъявляет бумажную трудовую книжку‚ уточнить‚ есть ли у него электронная выписка (можно получить через Госуслуги или обратиться в СФР)․
3. В случае отсутствия как бумажной‚ так и электронной книжки (например‚ в связи с утратой или повреждением) оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению сотрудника (часть пятая ст․ 66 ТК РФ)․

Важно помнить‚ что с  г․ для лиц‚ впервые поступающих на работу‚ электронная трудовая книжка является обязательной формой‚ поэтому отсутствие выписки является основанием для запроса у СФР или оформления новой книжки․

Получение выписок из электронной трудовой книжки

Сотрудник может получить выписку из ЭТК следующими способами:

• Через работодателя – запрос формы СТД‑Р (выдаётся в бухгалтерии или отделе кадров)․
• Через Социальный фонд России – личный визит в отделение СФР или запрос через их официальный сайт․
• Через портал «Госуслуги» – после авторизации в личном кабинете выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Получить выписку из электронной трудовой книжки» (форма СТД‑СФР)․
• Через Многофункциональный центр (МФЦ) – подача заявления на получение выписки․

Выписка содержит все записи о периодах работы‚ должностях‚ организациях‚ а также сведения о наградах и поощрениях․ Её можно использовать при приёме на новую работу‚ для подтверждения стажа при назначении пенсии и в других целях‚ требующих подтверждения трудовой деятельности․

---

Преимущества и возможные риски электронной трудовой книжки

Преимущества

• Сокращение времени на проверку трудового стажа при приёме на работу․
• Отсутствие риска утраты или повреждения бумажного документа․
• Возможность оперативного обновления сведений работодателем (форма ЕФС‑1)․
• Удобство получения выписки в любое время через Госуслуги․

Риски и способы их минимизации

• Технические сбои в системе СФР – рекомендуется сохранять копию выписки в личном архиве․
• Ошибки ввода данных работодателем – важно своевременно проверять полученные выписки и при необходимости подавать заявление об исправлении неточных сведений․
• Недостаток информирования сотрудников о порядке получения выписок – проведение регулярных инструктажей и размещение памяток в доступных местах (интранет‚ информационные стенды)․

---

Уведомления о переходе на электронное ведение трудовых книжек являются обязательным этапом реализации реформы‚ начатой в 2020 году․ Правильное оформление и своевременное доведение информации до сотрудников позволяют избежать споров‚ обеспечить прозрачность трудовых отношений и упростить взаимодействие с государственными фондами․

Работодателям рекомендуется:

1. Хранить копии всех уведомлений и полученных заявлений в личных делах работников не менее 50 лет․
2. Периодически (не реже одного раза в год) проводить проверку актуальности сведений в ЭТК через выписки формы СТД‑Р․
3. Обеспечить доступ сотрудников к инструкциям по получению выписок через Госуслуги и СФР;

Сотрудникам следует помнить‚ что выбор формы ведения трудовой книжки остаётся за ними‚ а электронный вариант предоставляет значительные удобства в подтверждении трудового опыта и взаимодействии с государственными сервисами․

Соблюдение изложенных процедур обеспечит законный и бесперебойный переход к электронному документообороту в сфере трудовых отношений․