С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на новый формат учета стажа и трудовой деятельности работников. Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала полноценным аналогом традиционного бумажного документа. Главным нормативным актом, регулирующим этот процесс, стал Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В этой статье мы подробно разберем, как именно Трудовой кодекс регламентирует ведение ЭТК, какие права есть у работников и какие обязанности несут работодатели.
Нормативная база: Закон и Трудовой кодекс РФ
Фундамент для внедрения электронных трудовых книжек был заложен Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Этот закон ввел в ТК РФ принципиально новые статьи и определил правила игры для обеих сторон трудовых отношений.
Система электронных трудовых книжек регулируется двумя ключевыми документами:
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ — закрепляет само понятие сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также регламентирует порядок их формирования и предоставления работникам.
- Федеральные законы от № 436-ФЗ и № 439-ФЗ — вводят обязательное формирование электронных сведений о трудовой деятельности для всех работодателей.
Что такое электронная трудовая книжка?
Согласно актуальным положениям законодательства, электронная трудовая книжка — это единая база данных. В ней хранится полная история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Периоды работы по трудовому договору теперь могут быть подтверждены именно этими сведениями.
Важно понимать, что ЭТК не является физическим файлом, который работник носит с собой на флешке. Это информация, хранящаяся в защищенной информационной системе Пенсионного фонда РФ (СФР), к которой работник имеет удаленный доступ через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ведомства.
Обязанности работодателя по ТК РФ
Трудовой кодекс возлагает на работодателей строгие обязанности по формированию и передаче данных в электронном виде. При принятии на работу нового сотрудника работодатель обязан вносить сведения о его трудовой деятельности в систему.
Сроки и порядок подачи данных
С 26 апреля 2020 года постановлением Правительства РФ № 590 были установлены новые, более жесткие сроки представления сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд. Работодатель обязан передавать информацию не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место:
- Прием на работу.
- Перевод на другую постоянную работу.
- Увольнение работника.
- Подача работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
Действия при получении заявления от работника
Если работник решает отказаться от бумажной трудовой книжки и переходит на электронный формат, он подает работодателю соответствующее письменное заявление. В этом случае кадровик или бухгалтер обязан сделать в бумажной трудовой книжке этого сотрудника специальную запись, которая закроет данный документ. Согласно требованиям, в бумажную книжку вносятся следующие данные:
- В графе 2 — дата выдачи трудовой книжки на руки;
- В графе 3, запись: «Подано письменное заявление (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)».
После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки, и работодатель более не несет ответственности за ее ведение и хранение.
Права работника: выбор формата
Переход на электронные трудовые книжки носит добровольный характер. Трудовой кодекс гарантирует работникам право выбора. Граждане, которые работали до 1 января 2020 года, могли до конца 2020 года (позднее этот срок был продлен до конца 2021 года) подать заявление и выбрать один из трех вариантов:
- Сохранить бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель продолжит вести двойной учет — и в бумаге, и в электронном виде (передавать данные в ПФР).
- Перейти на электронную трудовую книжку. В этом случае бумажный документ закрывается указанным выше способом и выдается на руки работнику.
- Не подавать заявление. В этом случае работодатель по умолчанию продолжает вести бумажную трудовую книжку параллельно с передачей электронных сведений.
Для тех, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка вообще не оформляется. Сведения об их стаже формируются исключительно в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Преимущества электронной системы
Внедрение статьи 66.1 Трудового кодекса и формирование единой базы данных позволило решить ряд проблем, присущих бумажным документам:
- Сохранность данных: электронные сведения невозможно потерять, испортить или залить кофе. Они хранятся на защищенных серверах.
- Доступность: работник может в любой момент посмотреть свою трудовую историю через портал Госуслуг.
- Удобство при трудоустройстве: нет необходимости носить с собой оригинал документа, боясь его утери.
- Снижение бюрократии: упрощается кадровый учет и сокращается количество бумажной работы у работодателей.
Ведение электронных трудовых книжек — это не временная мера, а новый стандарт учета трудового стажа, прочно закрепленный в Трудовом кодексе Российской Федерации. Федеральный закон № 439-ФЗ и статья 66.1 ТК РФ сформировали понятную правовую базу, которая защищает права работников и четко регламентирует действия работодателей. Сегодня можно с уверенностью сказать, что переход на ЭТК делает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами более прозрачным, быстрым и безопасным.