С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента формирование сведений о стаже в цифровом формате становится обязательным. Однако у сотрудников сохраняется право выбора: вести бумажную трудовую параллельно с электронной или полностью отказаться от бумажного формата. Если работник решил перейти на ЭТК, работодатель должен выполнить ряд обязательных действий. В этой статье мы подробно разберем пошаговый алгоритм для кадровика и бухгалтера.

Шаг 1: Получение и проверка заявления

Процедура начинается с того, что сотрудник должен выразить свое желание отказаться от бумажной трудовой книжки. Согласно законодательству, работник не ограничен в своем праве подать заявление на протяжении всей своей профессиональной деятельности, но сделать это можно только однократно.

• Форма заявления: Документ составляется в произвольной форме от имени сотрудника на имя руководителя компании.
• Обязательные реквизиты: В заявлении о переходе должна быть четко указана дата, начиная с которой сотрудник переходит на электронный учет.

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Получив заявление, кадровик обязан сделать завершающую запись в бумажном бланке сотрудника.

• Срок: Внести запись о переходе на ЭТК необходимо в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
• Что указать в записи: Поскольку нет необходимости издавать отдельный приказ каждый раз, когда очередной сотрудник отказывается от бумажной трудовой, в качестве документа-основания указывается само заявление работника. В графе «Наименование, дата и номер документа» пропишите: «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку» и укажите дату, проставленную на заявлении.

Важный нюанс при увольнении

Бывают ситуации, когда сотрудник, который раньше уже подавал заявление об отказе от бумажной трудовой, увольняется. В этом случае кадровик всё равно обязан внести запись о переходе на электронную трудовую при увольнении, если по каким-то причинам она не была сделана ранее.

Шаг 3: Выдача трудовой книжки на руки

После того как запись внесена, бумажная трудовая книжка больше не остается на хранении у работодателя.

• Срок выдачи: Работодатель обязан выдать работнику его бумажную трудовую книжку в течение 3 дней после получения письменного заявления о переходе на электронные трудовые.
• Подтверждение: Факт выдачи документа необходимо зафиксировать, например, взять с сотрудника расписку или подпись в журнале учета движения трудовых книжек.

Шаг 4: Передача сведений в СФР

Информация о выборе сотрудника должна быть передана в Социальный фонд России (СФР).

• После получения заявления и внесения данных в учетную систему, работодателю следует направить в СФР информацию о переходе на новый формат работы в составе отчета ЕФС-1.
• Срок подачи сведений — не позднее 25 числа следующего месяца.
• В программах кадрового учета (например, 1С или СБИС) для этого нужно найти сотрудника по ФИО, в блоке «Заявления» выбрать «О представлении сведений о трудовой деятельности (в электронном виде)» и указать дату перехода на ЭТК. После этого данные включатся в автоматически формируемый отчет.

Особые случаи: прием на работу и совместительство

Если заявление подано в день приема на работу

Если новый сотрудник хочет перейти на электронную трудовую книжку прямо в день оформления на работу, алгоритм действий немного меняется. Работодателю следует:

1. Сначала внести в его бумажную трудовую книжку запись о приеме на работу.
2. Затем внести запись о переходе на электронную трудовую книжку.
3. После этого выдать бумажную трудовую на руки сотруднику.

Если сотрудник — внутренний совместитель

Если сотрудник работает в организации как штатный работник и как внутренний совместитель, и при этом написал заявление на переход на ЭТК, важно корректно отразить это в отчетности. Переход на ЭТК охватывает трудовую деятельность у данного работодателя в целом, однако в отчете ЕФС-1 сведения по основной должности и совместительству формируются отдельно.

Обязанности работодателя после перехода сотрудника на ЭТК

После того как сотрудник перешел на электронный формат, кадровая служба должна учитывать следующее:

• Двойной учет при отказе от ЭТК: Если работник отказывается от перехода на ЭТК, работодатель обязан продолжать вносить все сведения об изменениях в трудовой деятельности как в сервисы СФР, так и в бумажную трудовую книжку работника.
• Выдача справок: По заявлению работника, перешедшего на ЭТК, работодатель обязан предоставлять ему справки о работе за прежний период (до 2020 года). Это необходимо, так как в самой ЭТК данные о стаже до введения системы не отображаются.

Краткий чек-лист для работодателя

Чтобы не допустить ошибок и штрафов со стороны контролирующих органов, проверьте свои действия по списку:

1. Получено заявление в произвольной форме с указанием даты перехода.
2. В бумажную трудовую внесена запись о переходе на ЭТК (основание — само заявление).
3. Соблюден срок внесения записи — 3 рабочих дня.
4. Трудовая книжка выдана сотруднику на руки под роспись (в течение 3 дней).
5. Сведения о переходе зарегистрированы и включены в отчет ЕФС-1 для отправки в СФР (до 25 числа следующего месяца).

Соблюдение этих простых правил позволит вашей организации безболезненно перевести сотрудников на электронные трудовые книжки и избежать нарушений трудового законодательства в 2026 году и в дальнейшем.