С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Согласно изменениям в Трудовом кодексе РФ, сведения о трудовой деятельности работников формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР). Эта статья, подробное практическое руководство по корректному заполнению ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка и чем она отличается от бумажной?

ЭТК — это цифровая версия традиционной трудовой книжки, которая хранится в базе данных Социального фонда России. Работодатель передает в СФР информацию о приеме, увольнении, переводах и иных кадровых событиях через отчет ЕФС-1.

Ключевые отличия:

• Хранение: Данные хранятся в защищенной государственной системе, а не у работодателя или самого работника.
• Неуничтожляемость: Информация сохраняется навсегда, даже если работник уволился, а работодатель прекратил деятельность.
• Доступ: Работник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через портал Госуслуг, личный кабинет на сайте СФР, в МФЦ или через бывшего/текущего работодателя.
• Комплектность: В ЭТК попадают практически все сведения, которые ранее вносились в бумажную книжку (прием, увольнение, поощрения, взыскания и т.д.).

Кто и как должен заполнять электронную трудовую книжку?

Обязанность по формированию и передаче сведений лежит на работодателе. В организации должен быть назначен ответственный (кадровик или бухгалтер), который будет работать с системой.

Порядок действий при приеме на работу:

1. Получить от работника заявление о выборе способа ведения ТК. Если заявление не подано — вести оба варианта (бумажный и электронный) до момента выбора.
2. Собрать необходимые данные:
   • Паспортные данные (ФИО, дата рождения, данные паспорта);
   • СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
   • ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
3. Оформить приказ о приеме на работу. Это основа для заполнения раздела ЭТК.
4. Внести сведения в отчет ЕФС-1. Заполняется по установленной форме (с действует новая редакция). В системе указывается:
   • Дата и основание приема (номер и дата приказа).
   • Должность, подразделение, условия труда.
   • Дата начала трудового стажа.
5. Передать отчет ЕФС-1 в СФР. Это делается в установленные сроки (обычно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным). Передача осуществляется в электронном виде через сервисы СФР, бухгалтерские программы (например, 1С) или через интернет-сервисы (Контур.Экстерн и др.).

При увольнении или других кадровых изменениях:

Аналогично: на основании приказа/распоряжения вносятся изменения в ЕФС-1 (дата и причина увольнения, перевод, изменение условий труда и т.д.) и передаются в СФР.

Важные нюансы и частые ошибки при заполнении

• Дата начала стажа: Указывается именно та дата, с которой работник фактически приступил к работе, а не дата подписания договора или приказа, если они разнятся.
• Основание для записи: Обязательно указывается номер и дата кадрового документа (приказа, распоряжения). Без этого запись считается недействительной.
• Печать: В самой электронной книжке печать не ставится. Однако на бумажном документе (если он ведется параллельно) проставляется печать организации, если она предусмотрена локальными актами.
• Сроки передачи: Пропуск сроков сдачи ЕФС-1 ведет к тому, что сведения в ЭТК поступят с задержкой, что может повлиять на расчет пенсионных баллов работника.
• Исправления: Внесение изменений в уже переданные в СФР сведения возможно только через подачу корректирующего отчета ЕФС-1 с указанием причины исправления.

Как работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Получить выписку из ЭТК (СТД-СФР) можно несколькими способами:

1. Через портал Госуслуг (gosuslugi.ru): Заказать выписку в разделе «Пенсия» или «Трудовая деятельность».
2. Через личный кабинет на сайте СФР (sfr.gov.ru): Необходима регистрация.
3. В МФЦ («Мои документы»): Обратиться с паспортом.
4. Через работодателя: Написать заявление и получить выписку у кадровика (работатель вправе это сделать).

Выписка имеет юридическую силу и может быть предоставлена новому работодателю, в банк для кредита или в пенсионный фонд.

Образец (структура) записи в электронной трудовой книжке

В выписке из ЭТК (СТД-СФР) информация отображается в виде таблицы. Пример записи о приеме на работу:

Правильное заполнение электронных трудовых книжек — это не только требование закона, но и забота о будущем работника, так как от точности данных зависит расчет его пенсии. Работодателю необходимо:

1. Назначить ответственного и обучить его работе с системой СФР и формой ЕФС-1.
2. Строго соблюдать сроки передачи сведений (до 15-го числа следующего месяца).
3. Тщательно проверять вводимые данные (особенно ФИО, СНИЛС, даты).
4. Уважать право работника на выбор способа ведения ТК и предоставлять ему выписки по первому требованию.

Следуя этим правилам, вы обеспечите безболезненный переход на цифровой учет трудовой деятельности и защитите интересы обеих сторон.

Примечание: Информация в статье актуальна на 2026 год. Всегда проверяйте последние изменения на официальных сайтах Социального фонда России (СФР) и ФГИС «Труд».