С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). К 2026 году этот процесс завершён, и электронный формат стал основным способом учёта трудового стажа. В этой статье подробно разберём все правила, обязанности, сроки и процедуры, связанные с электронными трудовыми книжками — для работодателей и работников.

Правовая основа электронных трудовых книжек

• Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Федеральный закон № 436-ФЗ от 16 декабря 2019 года, «О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования”».
• Постановление Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 года, устанавливает порядок представления сведений в Пенсионный фонд России (ПФР).
• Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года — утверждает форму и порядок ведения трудовых книжек, включая электронные.
• Приказ ПФР № 1462 от 17 ноября 2025 года — утверждает форму ЕФС-1 для передачи сведений о трудовой деятельности.

Эти законы вступили в силу с 1 января 2020 года, а с 1 января 2021 года все новые сотрудники получают только электронные трудовые книжки, бумажные не выдаются.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие значимые события.

ЭТК ведётся в электронном виде и хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Доступ к ней имеют:

• работник — через личный кабинет на сайте www.pfrf.ru или портале Госуслуги;
• работодатель — через личный кабинет на сайте ПФР или через специализированные программы (например, СБИС, Контур, 1С и др.);
• государственные органы — для проверки стажа, назначения пенсий и социальных выплат.

Правила перехода на электронную трудовую книжку

Переход на ЭТК — не обязательный для действующих сотрудников. Каждый работник имеет право выбрать:

• остаться с бумажной трудовой книжкой;
• перейти на электронную трудовую книжку.

Важно: с 1 января 2026 года переходный период завершён. Все работники, которые не подали заявление об отказе от ЭТК, автоматически переведены на электронный формат.

Как оформить переход на ЭТК?

Если работник хочет перейти на электронную трудовую книжку, он должен подать работодателю письменное заявление (в произвольной форме или по утверждённой форме).

Алгоритм действий работодателя:

1. Получить заявление от работника.
2. В течение 3 рабочих дней с момента получения заявления:
• выдать работнику его бумажную трудовую книжку на руки;
• внести в книгу учёта движения трудовых книжек запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ»» (графа 13).
3. Начать формировать и передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде по форме ЕФС-1.

Важно! Выданная бумажная трудовая книжка сохраняет юридическую силу. Все сведения, внесённые в неё до перехода, остаются действительными и учитываются при назначении пенсии. Работодатель обязан предупредить работника об этом в письменной форме.

Обязанности работодателя

С 1 января 2026 года все работодатели, независимо от формы собственности и численности сотрудников, обязаны:

• Вести электронные трудовые книжки для всех сотрудников, включая тех, кто выбрал бумажный формат — сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР в любом случае.
• Передавать сведения в ПФР по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме, переводе, увольнении или иных изменениях.
• Обеспечить точность и полноту данных: даты, наименования организаций, должности, основания приёма и увольнения должны соответствовать трудовому договору и приказам.
• Хранить бумажные трудовые книжки работников, которые не перешли на ЭТК, в соответствии с требованиями законодательства (не менее 75 лет).
• Предоставлять работникам выписки из ЭТК по их запросу (в течение 3 рабочих дней).

Форма ЕФС-1 и порядок подачи отчётов

Сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР в форме ЕФС-1 (единая форма сведений). Подавать её можно:

• в электронном виде — через личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
• через оператора электронного документооборота (например, СБИС, Контур, Диадок);
• в бумажном виде — только для организаций с численностью до 10 человек включительно (согласно ФЗ-27 от ).

С 2026 года все организации с численностью более 10 человек обязаны подавать отчёты только в электронном виде.

Как работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Работник может получить доступ к своей ЭТК несколькими способами:

1. Через портал Госуслуги (gosuslugi.ru):
• авторизоваться в личном кабинете;
• перейти в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»;
• запросить выписку — она появится в течение нескольких минут.
2. Через сайт Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru):
• выйти в личный кабинет;
• выбрать «Электронная трудовая книжка» в меню;
• просмотреть все записи, скачать выписку в PDF.
3. Через мобильное приложение «ПФР» (доступно для iOS и Android).
4. В офисе ПФР — по предварительной записи, с паспортом.

Выписка из ЭТК имеет юридическую силу, подтверждённую электронной цифровой подписью (ЭЦП) ПФР. Её можно использовать для устройства на работу, получения льгот, оформления пенсии и других целей.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

После перехода на электронный формат:

• бумажная трудовая книжка не аннулируется, она остаётся действительным документом;
• все сведения, внесённые до перехода, сохраняются и учитываются при расчёте стажа;
• работодатель не вносит новые записи в бумажную книжку — все изменения фиксируются только в ЭТК;
• работник может использовать бумажную книжку для подтверждения стажа до 2026 года, но после этой даты предпочтительнее использовать выписку из ЭТК.

Важно! Если работник увольняется и имеет только бумажную трудовую книжку — работодатель обязан выдать её на руки. Если работник перешёл на ЭТК — бумажная книжка не выдаётся, так как все сведения уже переданы в ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки после 2026 года?

Нет. С 1 января 2026 года переход на ЭТК стал обязательным для всех новых сотрудников, а для действующих, если они не подали заявление об отказе до . После этой даты отказаться от ЭТК нельзя — только сохранить бумажную книжку как исторический документ.

Вопрос 2: Какие сведения вносятся в ЭТК?

В ЭТК вносятся:

• дата приёма на работу;
• наименование организации;
• должность;
• дата и основание перевода на другую работу;
• дата и основание увольнения;
• награды, поощрения, квалификационные категории (по желанию работодателя);
• сведения о работе в других странах (если подтверждены).

Вопрос 3: Можно ли получить выписку из ЭТК без регистрации на Госуслугах?

Да. Можно обратиться в любое отделение Пенсионного фонда с паспортом — сотрудники ПФР распечатают выписку с ЭЦП и заверят её печатью.

Вопрос 4: Что будет, если работодатель не передаст сведения в ПФР?

За нарушение сроков и порядка передачи сведений предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штрафы до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.

• Электронная трудовая книжка — это стандарт для всех новых сотрудников и для тех, кто перешёл на неё до 2026 года.
• Бумажная трудовая книжка не упразднена — она остаётся действительной, но не пополняется новыми записями.
• Работодатель обязан передавать сведения в ПФР в срок, в формате ЕФС-1, и обеспечивать точность данных.
• Работник имеет право бесплатно получить выписку из ЭТК в любое время через Госуслуги, ПФР или в офисе.
• Все сведения в ЭТК защищены и доступны только владельцу и уполномоченным органам.

Электронные трудовые книжки — это шаг к цифровой трансформации трудового учёта. Они упрощают жизнь работникам, снижают риски потери документов и делают расчёт пенсий точнее и быстрее. Главное — соблюдать законодательство и своевременно информировать сотрудников о правах и обязанностях.

Помните: ЭТК — это не замена бумажной книжке, а её цифровое продолжение. История вашей трудовой деятельности теперь живёт в облаке, надёжно, безопасно и всегда под рукой.