С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая параллельно с традиционной бумажной формой ведёт учёт трудовой деятельности работников. Это породило множество вопросов о том, как взаимодействуют два вида документов, что делать при несовпадении данных и как правильно оформлять записи. Данная статья разбирает эти проблемы на основе актуальной практики и официальных разъяснений.

Основные понятия: бумажная ТК vs. Электронная ТК

Бумажная трудовая книжка (ТК), классический документ, который работодатель обязан выдать работнику при приёме на работу (если у него уже нет такой книжки). Записи вносятся от руки или печатью, заверяются подписью ответственного лица и печатью организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровая версия, ведущаяся в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД). Сведения о трудовой деятельности автоматически передаются работодателем в эту систему. Работник может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК.

Ключевое правило с 10 июня 2021 года

С 10 июня 2021 года все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, перевод) в электронный реестр (ЕГИС ТД) в обязательном порядке. Это означает, что с этой даты у каждого работника формируется официальная электронная версия его трудовой истории, независимо от того, есть ли у него бумажная книжка.

Что сканировать при оцифровке? Объяснение ПФР

При подготовке к массовой оцифровке кадровых документов (например, в 2026 году) возникает вопрос: нужно ли сканировать записи, сделанные после ?

Ответ: ДА, сканировать ВСЕ записи, включая те, что после .

Объяснение: Даже если данные об этих записях уже есть в электронном реестре ЕГИС ТД, бумажная трудовая книжка остаётся первичным документом для работника, который выбрал бумажный формат. Сканирование всей истории (до и после ) необходимо для создания полной электронной копии бумажного документа.

Несовпадение данных в ЭТК и бумажной ТК: причины и что делать

Ситуация, когда в Справке о трудовой деятельности (СТД) (выдаётся из ЕГИС ТД) и в бумажной книжке есть расхождения,, не редкость.

Типовая проблема: запись об отказе от ТК есть в СТД, а в книжке — нет

В СТК-Р (реестре) может стоять отметка: «Работник отказался от трудовой книжки, сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде». Однако в самой бумажной книжке последней может быть запись об увольнении с прошлого места работы.

Причина: На прошлом месте работы работнику забыли внести запись о его заявлении на переход на ЭТК и, соответственно, не забрали бумажную книжку.

Что делать работнику?

• Обратиться на предыдущее место работы с заявлением о внесении недостающей записи в бумажную ТК или о выдаче дубликата ТК с актуальными данными.
• Если работодатель не реагирует, можно обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
• Для подтверждения своего стажа можно использовать Справку о трудовой деятельности (СТД), выданную из ЕГИС ТД. Она имеет равную юридическую силу с бумажной ТК.

Важный нюанс: не все записи дублируются в бумажную ТК

Компания не обязана вносить в бумажную трудовую книжку сведения о работе сотрудника менее 5 дней, даже если эти данные уже отражены в электронной книжке. Это разъяснение специалистов по трудовому праву.

Правила внесения записей: от приёма до перехода на ЭТК

Образец записи о приёме на работу

Оформляется по приказу (распоряжению) работодателя. Обязательные реквизиты: дата приёма, наименование организации, ФИО работника, должность, подразделение, основание (номер и дата приказа), подпись ответственного лица и печать (если используется).

Как правильно оформить переход на электронную трудовую книжку?

Алгоритм действий работодателя:

1. Получить от работника письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (образец заявления утверждён Минтрудом).
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она у работника есть) следующего содержания:
   «По заявлению работника сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде. Запись заверена подписью ответственного лица и печатью организации (при её наличии)».
3. С этого момента бумажную книжку больше не ведут. Все последующие сведения (приказы об увольнении, переводе) передаются только в ЕГИС ТД.
4. Выдать работнику на руки его бумажную трудовую книжку с этой итоговой записью.

Важно: Нельзя просто отдать бумажную книжку без внесения записи о переходе на ЭТК. Это нарушение.

Исправление ошибок в записях

В бумажной трудовой книжке

Если в записи обнаружена ошибка (опечатка, неверные данные), её нельзя зачёркивать и исправлять от руки. Правильный порядок:

• Вынести новый приказ (распоряжение) об исправлении записи.
• Внести новую, верную запись на свободное место в книжке.
• Старую, ошибочную запись не зачёркивать, а оставить как есть, сославшись в новой записи на номер и дату приказа об исправлении.
• В крайнем случае (если нет свободных мест) можно оформить дубликат трудовой книжки, в котором ошибка будет отсутствовать.

В электронной трудовой книжке

Запись в ЕГИС ТД не удаляеться ни при каких обстоятельствах.

Если сведения были переданы с ошибкой, работодатель обязан:

• Вынести новый приказ с верными данными.
• Передать сведения о correction (исправлении) в ЕГИС ТД. В системе будет создана новая запись, которая заменит предыдущую по смыслу, но старая запись останется в истории с пометкой об отмене.

Как проверить, есть ли у кандидата электронная трудовая книжка?

Работодатель при приёме на работу может запросить у кандидата:

• Бумажную трудовую книжку (если она у него есть).
• Справку о трудовой деятельности (СТД), выданную из личного кабинета на портале Пенсионного фонда России (ПФР) или через Госуслуги. В этой справке в разделе «Сведения о трудовой деятельности» будет указано: «Трудовая книжка не ведётся. Сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде».

Наличие такой пометки в СТД — прямое подтверждение, что у работника активна электронная трудовая книжка.

1. Два параллельных документа: Бумажная ТК и ЭТК существуют одновременно. Выбор формата — за работником.
2. Обязательная передача данных: С работодатель обязан передавать ВСЕ сведения о трудовой деятельности в ЕГИС ТД.
3. Приоритет при несовпадении: При расхождениях между бумажной ТК и СТД (из ЕГИС ТД) для подтверждения стажа и условий труда равнозначны оба документа. Однако если в СТД есть запись об отказе от ТК, а в бумажной её нет — это проблема предыдущего работодателя.
4. Переход на ЭТК: Оформляется только по письменному заявлению работника с обязательной записью в бумажную книжку (если она была).
5. Исправления: В бумажной ТК, новая запись со ссылкой на приказ. В ЭТК — новая запись в системе, старый вариант сохраняется в истории.
6. Проверка: Запросите у кандидата Справку о трудовой деятельности (СТД) из личного кабинета ПФР.

Практический совет: И работникам, и работодателям следует регулярно проверять актуальность своих данных в личном кабинете на сайте ПФР. Это самый надёжный способ убедиться в полноте и правильности информации о трудовой деятельности.

Статья составлена на основе анализа практики и разъяснений Пенсионного фонда РФ (ПФР), Государственной инспекции труда и юридических экспертов по состоянию на май 2026 года. Законодательство может меняться.