С 1 января 2024 года в России начался поэтапный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронному варианту. К 2026 году процесс практически завершён, и работодателям необходимо знать актуальные правила оформления, ведения и хранения трудовых книжек. Ниже – подробный обзор всех ключевых моментов, актуальных на начало 2026 года.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек).
• Приказ Минтруда России от № 320н – утвердил форму трудовой книжки нового образца (действует с ).
• Постановление Правительства РФ от № 1845 – ввело обязательный кадровый электронный документооборот (КЭДО) для всех работодателей с .
• Информационное письмо Роструда от № ПГ/02‑12‑23 – разъяснения по оформлению дубликатов и переходным периодам.

Кто ведёт электронную трудовую книжку?

Согласно действующим нормам:

1. Работники, впервые устроившиеся на работу после – их трудовая книжка ведётся исключительно в электронном виде (через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе работодателя).
2. Работники, принятые на работу до – имеют право выбрать один из двух вариантов ведения:
• продолжать вести бумажную трудовую книжку (если ранее был сделан такой выбор);
• перейти на электронный формат (по заявлению работника).
3. С – для всех newly hired сотрудников (первое трудоустройство после этой даты) бумажная книжка не оформляется вовсе.

Форма и бланк трудовой книжки нового образца

Бланк, утверждённый Приказом № 320н, содержит следующие разделы:

• ьный лист (ФИО, дата рождения, серия и номер документа).
• Сведения о работе (дата приёма, должность, структурное подразделение, основание приказа).
• Сведения о наградах и поощрениях.
• Сведения о увольнении (дата, основание, запись о трудовой деятельности).
• Подписи работника и работодателя, печати организации.

Важно: при заполнении графы «Дата» используются арабские цифры: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначными (например, ).

Оформление дубликата трудовой книжки в 2026 году

Если работник утратил трудовую книжку, работодатель выдаёт дубликат. В 2026 году доступны два варианта:

1. Использование старых чистых бланков, приобретённых до 2024 года (если они ещё находятся в наличии и соответствуют требованиям).
2. Оформление дубликата на бланке нового образца (утверждённого Приказом № 320н).

При выдаче дубликата делается запись о том, что документ выдан взамен утерянного, с указанием номера и серии оригинала.

Хранение трудовых книжек

Правила хранения не изменились:

• Бумажные трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации в течение 50 лет после увольнения сотрудника.
• Электронные трудовые книжки хранятся в информационной системе работодателя (или в личном кабинете на «Госуслугах») также не менее 50 лет. Доступ к ним обеспечивается только уполномоченным лицам.

Практические рекомендации для кадровых служб

Приём на работу

• Проверить дату первого трудоустройства сотрудника.
• Если дата после – оформить запись исключительно в электронной трудовой книжке.
• Если дата до – уточнить у сотрудника выбранный вариант ведения (бумажный/электронный) и оформить соответствующее заявление.

Ведение записей

• Использовать только утверждённый бланк № 320н для бумажных записей.
• При электронном ведении вносить данные через КЭДО, обеспечивая соответствие форматам XML/JSON, установленным Минтруда.
• Контролировать корректность заполнения графы «Дата» (дд.мм.гггг).

Выдача справок и выписок

• Справки о трудовой деятельности можно получить через портал «Госуслуги» (электронная выписка) или запросить у работодателя (бумажная справка с печатью).
• При запросе выписки указывать период, за который требуется информация.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Нет. Трудовая книжка ведётся только в одном формате. Выбор сделан при приёме на работу и фиксируется в заявлении сотрудника.

Что делать, если сотрудник хочет перейти с бумажного на электронный вариант после ?

Необходимо получить письменное заявление работника, внести запись о переходе в электронную трудовую книжку и прекратить ведение бумажного варианта.

Есть ли штрафы за неправильное ведение трудовых книжек?

Да. Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб для организаций).

Где можно посмотреть образец заполненной трудовой книжки нового образца?

Образцы доступны в системе «КонсультантПлюс», на официальном сайте Минтруда России, а также в бесплатных справочных материалах портала «Госуслуги».

К 2026 году переход на электронные трудовые книжки практически завершён. Для новых сотрудников (первое трудоустройство после ) бумажный вариант больше не используется, а для тех, кто был принят ранее, сохраняется право выбора, но с обязательным переходом на электронный формат при заявлении работника. Кадровые службы должны:

• Использовать утверждённый бланк № 320н для бумажных записей;
• Обеспечить корректное ведение КЭДО и своевременное внесение записей;
• Соблюдать сроки хранения (50 лет) и обеспечивать конфиденциальность данных;
• Оформлять дубликаты только на допустимых бланках и фиксировать факт выдачи;
• Информировать сотрудников о порядке получения выписок и справок через «Госуслуги».

Соблюдение этих требований позволит избежать штрафов, обеспечит прозрачность трудовых отношений и упростит взаимодействие с государственными органами.