С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Этот формат стал основным, а бумажная трудовая книжка, исключением, которое работник должен оформлять специальным заявлением․ Правильное внесение записи о подаче заявления — критически важный этап, от которого зависит зачёт стажа для будущей пенсии;
Правовая основа
Все правила регулируются частью 4 статьи 66․1 Трудового кодекса РФ․ Согласно ей:
- Работник вправе выбрать: получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (основной вариант) или на бумажном носителе (трудовая книжка)․
- Выбор оформляется письменным заявлением․
- Если работник не подал заявление, считается, что он выбрал электронный формат․
Когда и как вносится запись?
Запись вносится работодателем в день приёма на работу или в день получения заявления от уже работающего сотрудника․ Внесение происходит в графу 3 раздела «Сведения о работе» (для приёма) или «Сведения об увольнении» (если заявление подано при увольнении для получения выписки)․
Формулировка записи (образец)
Единая и обязательная формулировка, рекомендованная Минтрудом и Рострудом:
Подано письменное заявление (Ф․И․О․ работника) о предоставлении ему (ей) сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․
В скобках указывается полное фамилия, имя и отчество работника․
Два основных сценария и их отличия
| Ситуация | Что делает работник | Что делает работодатель | Запись в графе 3 |
|---|---|---|---|
| Работник выбирает ЭЛЕКТРОННУЮ трудовую книжку (основной вариант) | Не подаёт заявление (молчание = согласие) или подаёт заявление с явным указанием на желание получать сведения в электронном виде․ | Вносит стандартную запись (см․ выше)․ Бумажную трудовую книжку не выдаёт․ Все сведения формируются в ЭТК и передаются в ПФР․ | Подано письменное заявление (Иванова Ивана Ивановича) о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․ |
| Работник выбирает БУМАЖНУЮ трудовую книжку (исключение) | Подаёт письменное заявление с явным указанием, что желает получать сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе (в бумажной трудовой книжке)․ | Вносит стандартную запись (см․ выше)․ Выдаёт работнику бумажную трудовую книжку (новую или ранее имевшуюся) и в дальнейшем ведёт её в традиционном виде․ | Подано письменное заявление (Петрова Петра Петровича) о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․ |
Ключевые нюансы и частые вопросы
Нужно ли заявление, если на прошлом месте работы была бумажная книжка?
Да, нужно․ Выбор формата ведения — право работника на каждом новом месте работы․ Даже если у сотрудника есть старая бумажная книжка, на новом месте он должен заново оформить заявление о её ведении, если этого хочет․ Если заявления нет — работодатель перейдёт на электронный формат․
Что делать, если работник подал заявление об электронной книжке, но передумал?
Работник вправе в любой момент подать новое заявление с отказом от электронного формата и требованием выдать бумажную книжку․ Работодатель обязан это сделать․ В книжку вносится новая запись о факте подачи этого последнего заявления․ Предыдущая запись не аннулируется, но важна дата последнего заявления․
Как быть с заявлением, поданным в день приёма на работу?
Это абсолютно нормальная и распространённая практика․ Запись вносят в тот же день, в графу 3 записи о приёме на работу․ Формулировка остаётся стандартной․
Где именно в книжке ставить запись?
- При приёме на работу: в графе 3 первой записи «Принят на работу․․․»․
- При увольнении (если заявление подано для получения выписки): в графе 3 записи об увольнении․
- При смене выбора формата у уже работающего: в графе 3 новой записи, которая делается в этот день (например, «Изменён способ получения сведений о трудовой деятельности․․․»), но сама запись о заявлении формулируется как указано выше․
Последствия неправильного оформления
Если запись о заявлении отсутствует или имеет искажённый текст:
- У ПФР может не быть информации о том, что работник выбрал бумажный носитель․
- При запросе выписки из ЭТК работодатель будет вынужден её предоставлять, даже если сотрудник хотел бумажную книжку․
- Возникают сложности с подтверждением стажа, если электронные сведения утеряны или есть ошибки․
- Работник может подать жалобу в государственные органы (Роструд, ПФР) на нарушение его права на выбор способа ведения трудовой книжки․
Практический алгоритм действий для кадровика
- При приёме на работу обязательно запросите у сотрудника письменное заявление о выборе формата ведения трудовой книжки (если он хочет бумажную)․
- Если заявления нет — считайте, что работник согласен на электронный формат․
- В тот же день внесите в трудовую книжку (бумажную или электронную) запись в графе 3 по стандартной формулировке, указав Ф․И․О․ работника․
- Если заявление о бумажной книжке подано — выдайте сотруднику его бумажную трудовую книжку (новую или с записей) и отметьте в ней дату выдачи в графе 2․
- При смене выбора — внесите новую запись о факте подачи последнего заявления․
- Храните подлинник заявления у себя в личном деле․
Запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․․․» — это не просто бюрократическая формальность․ Это юридически значимый акт, фиксирующий свободный волеизъявление работника и определяющий, как будет вестись учёт его трудового стажа․ Точное и своевременное оформление этой записи, одна из ключевых обязанностей работодателя, направленная на защиту трудовых прав сотрудника и минимизацию рисков при назначении пенсии․
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и разъяснений контролирующих органов․ Перед применением рекомендуется свериться с последними изменениями в Трудовом кодексе РФ․