Актуальность темы․ С 1 января 2021 года в России действует обязательный порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) для всех работников, которые впервые вступают в трудовые отношения․ Бумажные трудовые книжки для таких сотрудников более не оформляются․ Данная статья подробно описывает, какие действия обязан выполнить работодатель, какие документы нужны у работника и какие правовые нормы регулируют процесс․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст․ 66, ст․ 66․1 – порядок ведения трудовой книжки․
• Федеральный закон от  № 473‑ФЗ «О порядке ведения единой государственной системы электронных трудовых книжек»․
• Приказ Минтруда России от  № ТК‑1/2020 – порядок перехода на электронный формат․

Согласно этим нормативным актам:

1. Для работников, впервые вступающих в трудовые отношения после 1 января 2021 г․, обязательно оформляется электронная трудовая книжка․
2. Бумажная трудовая книжка может быть заведена только в случае, если у работника уже есть такая книжка, либо если он подаёт заявление о её сохранении (например, для личных целей)․
3. Работодатель обязан вести запись о приёме на работу в ЭТК в течение 3 рабочих дней с момента оформления трудового договора․

Выбор формата трудовой книжки

Работник имеет право самостоятельно выбрать формат трудовой книжки (бумажный или электронный) в момент заключения трудового договора․ При этом:

• Если у работника нет ранее оформленной трудовой книжки, то по умолчанию ему предоставляется электронный вариант․
• Если работник желает получить бумажный документ, он должен подать заявление о выборе формата и предоставить уже существующую бумажную книжку (что в случае первого трудоустройства невозможно)․

2․1 Образец заявления о выборе формата трудовой книжки

<!-- Пример заявления (можно распечатать и подписать) -->
Заявление
Я, _______________ (ФИО), паспорт: _______________, 
прошу оформить мне электронную (или бумажную) трудовую книжку 
в соответствии с Трудовым кодексом РФ․

Пошаговая инструкция для работодателя

3․1 Подготовительный этап

1. Проверка наличия у соискателя трудовой книжки․ Если книжка отсутствует – сразу переходим к оформлению ЭТК․
2. Сбор необходимых документов от работника:
   • Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)․
   • СНИЛС․
   • ИНН (при наличии)․
   • Заявление о выборе формата (если работник желает оформить бумажный вариант – в случае первого трудоустройства такой возможности нет)․
3. Подготовка трудового договора․ В договоре указывается, что сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронной трудовой книжке․

3․2 Оформление электронной трудовой книжки

1. Войти в портал ПФР (или в корпоративную систему, если используется собственный сервис)․
2. Создать запись о новом сотруднике, указав:
   • ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН․
   • Данные трудового договора (дата начала, должность, тарифная ставка, условия труда)․
3. Сгенерировать уникальный номер ЭТК и отправить его работнику (обычно в виде SMS‑сообщения или QR‑кода)․
4. В течение 3 рабочих дней внести запись о приёме на работу в ЭТК (это автоматический процесс в системе ПФР)․
5. Предоставить работнику доступ к личному кабинету (например, через портал Госуслуги), где он сможет просматривать и скачивать свою ЭТК․

3․3 Оформление бумажной трудовой книжки (исключительные случаи)

Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку (например, переходит с другого места работы), то:

1. Принимается его бумажная книжка․
2. Вносятся записи о приёме на работу в бумажный документ․
3. Если работник подаёт заявление о переходе на электронный формат, после внесения записи в бумажную книгу необходимо:
   • Сформировать электронную копию записей․
   • Зарегистрировать её в системе ПФР․
   • Сдать бумажную книжку работодателю (по желанию работника) или оставить у работника․

Содержание записи в электронной трудовой книжке

Запись о приёме на работу должна включать следующие сведения (ст․ 66 ТК РФ):

• Дата приёма на работу․
• Наименование организации, её ИНН и ОГРН․
• Должность, разряд, тарифная ставка․
• Условия труда (рабочее время, график, место работы)․
• Основание для приёма (трудовой договор, соглашение)․
• Подпись (в электронном виде) уполномоченного лица работодателя․

Ответственность сторон

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6․1 Нужно ли оформлять бумажную трудовую книжку, если сотрудник впервые устраивается?

Нет․ С 1 января 2021 года для впервые трудоустраиваемых работников обязательна только электронная трудовая книжка;

6․2 Что делать, если работник отказывается от электронного формата?

Если у работника нет ранее оформленной книжки, отказ от ЭТК невозможен – закон предписывает её оформление․ Работодатель может предложить оформить бумажную книжку только в том случае, если у работника уже есть такая книжка․

6․3 Как проверить, что у кандидата уже есть электронная трудовая книжка?

Проверить можно через портал ПФР, запросив справку о наличии ЭТК по СНИЛС или ИНН․ Если справка подтверждает отсутствие записи, система автоматически создаст новую ЭТК․

6․4 Можно ли оформить дубликат бумажной трудовой книжки?

Да, но только в случае утери, порчи или добровольного отказа от бумажного варианта․ Дубликат оформляется в том же порядке, что и оригинал, но с указанием причины․

Практические рекомендации работодателю

• Обновляйте программное обеспечение и доступ к порталу ПФР заранее, чтобы избежать задержек в процессе регистрации․
• Включайте пункт о выборе формата трудовой книжки в шаблон трудового договора․
• Проводите инструктаж сотрудников отдела кадров о новых правилах ведения ЭТК․
• Храните копии заявлений работников о выборе формата в личных делах (электронных)․
• Регулярно проверяйте статус записей в ЭТК (ежемесячно) – это поможет избежать штрафов․

Оформление трудовой книжки для работника, приня­того на работу впервые, в современных условиях – это процесс, полностью автоматизированный в электронном виде․ Работодатель обязан своевременно создать электронную трудовую книжку, внести в неё запись о приёме и предоставить работнику доступ к личному кабинету․ При соблюдении указанных шагов и требований законодательства процесс проходит без осложнений, а обе стороны получают гарантии достоверности и сохранности трудовых записей․

Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 г․