С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от . С 1 января 2026 года завершается переходный период‚ и все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде — если работник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки; Однако закон не запрещает вести трудовую книжку одновременно в двух форматах, и в электронном‚ и на бумаге — при условии‚ что сотрудник не отказался от бумажного варианта.
В этой статье вы найдёте:
- Правовые основы выбора формы ведения трудовой книжки
- Образцы заявлений на ведение ЭТК и бумажной трудовой книжки
- Как правильно оформить заявление при приёме на работу и в процессе трудовой деятельности
- Что делать‚ если работник не подал заявление
- Практические рекомендации для кадровиков и бухгалтеров
Правовые основы: что говорит закон?
Согласно статье 2 Закона № 439-ФЗ‚ каждый работник имеет право выбрать способ ведения своей трудовой книжки:
- Только в электронном виде — сведения о трудовой деятельности хранятся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) и доступны через личный кабинет на сайте Госуслуг.
- Только в бумажном виде — традиционная книжка‚ заполняемая работодателем на бумажном носителе.
- Одновременно в обоих форматах — если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки‚ работодатель обязан вести её и в электронном‚ и в бумажном виде.
Важно: с 1 января 2026 года новые сотрудники‚ устраивающиеся на работу впервые‚ не получают бумажные трудовые книжки, только электронные. Те‚ кто уже работал до 2020 года‚ могут сохранить бумажную книжку‚ подав соответствующее заявление.
Образец заявления на ведение трудовой книжки в электронном виде
Если сотрудник хочет перейти на электронную трудовую книжку и отказаться от бумажной‚ он должен подать работодателю следующее заявление:
Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде
Заявление
Я‚ [ФИО полностью]‚ паспорт: серия ________ № ________‚ выдан ________‚ зарегистрирован(а) по адресу: ____________________________‚
прошу вести мою трудовую книжку исключительно в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ.
Согласен(на) на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде через информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.
[ФИО расшифровка]Важно: заявление подаётся в двух экземплярах — один остаётся у работодателя‚ второй — с отметкой о принятии — выдаётся сотруднику.
Образец заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде
Если сотрудник предпочитает сохранить бумажную трудовую книжку — даже если он устраивается на работу впервые после 2020 года, он должен подать заявление с просьбой не переходить на ЭТК.
Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме
Заявление
Я‚ [ФИО полностью]‚ паспорт: серия ________ № ________‚ выдан ________‚ зарегистрирован(а) по адресу: ____________________________‚
прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме‚ в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ.
Прошу не переводить мои сведения о трудовой деятельности в электронную форму.
[ФИО расшифровка]Примечание: если работник уже имеет бумажную трудовую книжку‚ он может подать это заявление в любой момент — даже спустя годы работы. Работодатель обязан уважать его выбор.
Заявление при приёме на работу: что делать?
При приёме на работу в 2025–2026 годах работодатель обязан:
- Ознакомить нового сотрудника с правом выбора формы ведения трудовой книжки;
- Предоставить образцы заявлений (бумажные или электронные);
- Зарегистрировать заявление в течение трёх рабочих дней с момента его подачи;
- Передать сведения в ПФР в течение трёх рабочих дней после получения заявления — через сервис «Кадры» на сайте ПФР или через оператора ЭДО.
Если сотрудник не подал ни одного заявления — работодатель обязан вести трудовую книжку одновременно в бумажном и электронном виде. Это, прямое требование закона.
Как оформить заявление в 1С:Зарплата и управление персоналом?
В программе 1С:ЗУП или 1С:Кадры для учёта выбора сотрудника используется специальный реквизит:
- Перейдите в карточку сотрудника → вкладка «Трудовая книжка»;
- В поле «Вид трудовой книжки» выберите:
- «Электронная», если сотрудник подал заявление на ЭТК;
- «Бумажная», если сотрудник выбрал бумажную книжку;
- «Электронная и бумажная» — если заявление не подано.
- Загрузите скан заявления в архив документов сотрудника;
- Программа автоматически сформирует отчёт СЗВ-ТД и передаст его в ПФР.
Система также напомнит‚ если срок подачи заявления истёк — это помогает избежать нарушений.
Что делать‚ если работник не подал заявление?
Если сотрудник не подал ни одного заявления, работодатель обязан:
- Вести трудовую книжку в бумажном виде (если она уже есть);
- Одновременно вносить сведения в электронную базу ПФР;
- Не требовать от сотрудника подачи заявления «по умолчанию» — выбор остаётся за ним.
Нарушение этого правила может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юридического лица).
Какие документы нужны для подачи заявления?
Для подачи заявления сотрудник должен предоставить:
- Паспорт (для идентификации);
- СНИЛС (для связи с личным кабинетом ПФР);
- Заявление в письменной форме (на бумаге или в электронном виде с ЭЦП).
Электронное заявление допускается‚ если сотрудник имеет подтверждённую учётную запись на портале Госуслуг и использует ЭЦП.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли поменять выбор после подачи заявления?
Да. Работник может в любой момент подать новое заявление — например‚ перейти с бумажной книжки на электронную или наоборот. Работодатель обязан обработать новое заявление в течение трёх рабочих дней.
Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?
Если сотрудник выбрал электронную форму‚ работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки с отметкой: «Сведения о трудовой деятельности внесены в электронную форму». Документ остаётся у сотрудника как подтверждение трудового стажа до перехода.
Нужно ли заполнять СЗВ-ТД при выборе ЭТК?
Да. Форма СЗВ-ТД подаётся в ПФР всегда — независимо от того‚ какую форму трудовой книжки выбрал сотрудник. Это обязательный отчёт‚ который подтверждает факт выбора и передачу данных.
- Выбор формы ведения трудовой книжки — право‚ а не обязанность работника.
- Если заявление не подано, ведётся одновременно бумажная и электронная книжка.
- С 2026 года новые сотрудники получают только ЭТК — если не подадут заявление на бумажную.
- Заявление можно подать в любой момент — до‚ во время и после приёма на работу.
- Работодатель обязан хранить заявления не менее 5 лет.
- Все заявления оформляются в свободной форме — но должны содержать ФИО‚ паспортные данные‚ дату‚ подпись и чёткую формулировку выбора.
Рекомендация для работодателей: разработайте внутренний регламент по работе с трудовыми книжками‚ включите в него шаблоны заявлений‚ обучите кадровиков и бухгалтеров‚ и обеспечьте своевременную передачу данных в ПФР. Это снизит риски штрафов и повысит доверие сотрудников.
Скачать образцы заявлений в формате Word (.docx) можно на официальном сайте ПФР или в системе КонсультантПлюс. Для удобства — приложите их к приказу о приёме на работу или к трудовому договору.
Помните: ваша задача — не навязать выбор‚ а обеспечить его информированность. Только так вы соблюдаете закон и уважаете права сотрудника.