С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Этот шаг направлен на цифровизацию кадрового учета, упрощение отчетности и повышение защиты прав работников; Однако у кадровиков и работодателей часто возникают вопросы: как правильно оформить запись, каковы обязательные реквизиты и как выглядит корректный образец?
В данной статье мы разберем правовые основы, приведем конкретные примеры записей и дадим практические рекомендации по ведению ЭТК․
Правовые основы ведения электронных трудовых книжек
Основным нормативным актом является Трудовой кодекс РФ (часть 4 статьи 66)․ Ключевые положения:
- Обязанность работодателя: вести трудовые книжки (в т․ч․ электронные) на всех работников, с которыми заключен трудовой договор․
- Исключение: Индивидуальные предприниматели (ИП) не заключают трудовые договоры с собой и не ведут трудовые книжки на себя․
- Двойной вариант: Одновременное использование бумажной и электронной книжки возможно только в случае, если работник не подал заявление об отказе от бумажного носителя․
- Обязанность по предоставлению: Работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копию трудовой книжки (как в бумажной, так и в электронной форме)․
Кто и с какого года оформляет электронную трудовую книжку?
С 1 января 2021 года при приеме на работу нового сотрудника кадровик обязан:
- Запросить у работника сведения о наличии у него трудовой книжки (бумажной или электронной)․
- Если у работника уже есть электронная трудовая книжка (например, от предыдущего работодателя), то новые сведения будут добавляться в нее․
- Если у работника есть только бумажная трудовая книжка, он вправе подать заявление об отказе от нее и переходе на электронную․ В этом случае работодатель создает для него ЭТК в своей информационной системе и передает данные в СФР․
- Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, он продолжает вести бумажный вариант, а работодатель обязан передавать сведения о нем в СФР для формирования электронной копии․
Как выглядит запись в электронной трудовой книжке? Образец
Запись в ЭТК имеет унифицированную структуру и содержит все те же сведения, что и запись в бумажной книжке, но в электронном виде․ Каждая запись имеет уникальный номер и временную метку․
Образец записи о приеме на работу (трудовом договоре)
Номер записи: 000000012345
Дата и время внесения: 10:30:15
Основание: Трудовой договор № 123-К от
Сведения о работнике:
Фамилия: Иванов
Имя: Петр
Отчество: Сергеевич
Дата рождения:
Сведения о работодателе:
Наименование: ООО «Технологии будущего»
ИНН/КПП: 7705123456/770501001
Должность: Инженер-программист
Подразделение: Отдел разработки
Дата начала работы:
Тип записи: Прием на работу
Подпись ответственного лица: [ЭЦП кадровика Сидорова А․В․]
Образец записи об увольнении
Номер записи: 000000012346
Дата и время внесения: 14:15:40
Основание: Приказ № 45-к от
Сведения о работнике: Иванов Петр Сергеевич
Дата увольнения:
Основание увольнения: По собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)
Примечание: Трудовая книжка у работника на руках (заявление об отказе от бумажного носителя не подавалось)․
Подпись ответственного лица: [ЭЦП кадровика Сидорова А․В․]
Ключевые отличия записи в ЭТК от бумажной
| Параметр | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка |
|---|---|---|
| Форма | Физический документ с штампом и подписью․ | Запись в государственной информационной системе (ГИС) «Электронная трудовая книжка»․ |
| Подпись | Ручная подпись должностного лица и печать организации (если есть)․ | Электронная подпись (ЭЦП) уполномоченного лица работодателя․ |
| Основание | Номер и дата приказа/трудового договора․ | Номер, дата и тип документа (трудовой договор, приказ), а также ссылка на него в системе․ |
| Хранение | У работника или у работодателя (при отказе от бумаги)․ | В защищенном облачном хранилище СФР․ Доступ у работника через портал Госуслуг или личный кабинет․ |
| Проверка | Визуальный осмотр․ | Работник может в любой момент через Госуслуги проверить, передал ли работодатель сведения в СФР, и увидеть актуальную версию своей ЭТК․ |
Практические рекомендации для кадровиков и работодателей
- Используйте утвержденные шаблоны․ Внесите в вашу кадровую программу (1С, «Кадры» и др․) корректные образцы записей, соответствующие требованиям Минтруда․
- Не забудьте про ЭЦП․ Для подписания записей необходим квалифицированный сертификат электронной подписи у ответственного лица (кадровика, руководителя)․
- Передавайте данные в СФР своевременно․ Сведения о приеме, увольнении, переводе, отпуске должны быть переданы в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего локального акта (приказа)․
- Сохраняйте документы-основания․ Наличие электронной записи не отменяет необходимости хранить оригиналы приказов, трудовых договоров и других документов в кадровом деле․
- Информируйте сотрудников․ Разъясняйте работникам их право на получение копии ЭТК и способ проверки информации через Госуслуги․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли работать, не имея электронной трудовой книжки?
Да, если у работника есть бумажная трудовая книжка и он не подавал заявление об отказе от нее․ Работодатель обязан вести ее и параллельно передавать сведения в СФР для формирования электронной копии․
Что делать, если в ЭТК ошибка?
Работник вправе подать заявление работодателю об исправлении неточностей в записях ЭТК․ Работодатель обязан проверить заявление, сверить с документами и, при наличии ошибки, направить в СФР запрос на внесение изменений․ До исправления в системе может быть сделана пометка об оспаривании записи․
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
При приеме на работу запросите у кандидата СНИЛС․ Через сервисы СФР или портал Госуслуг (с согласия работника) можно проверить, заведена ли за ним электронная трудовая книжка и какие в ней имеются записи․ Также работник может самостоятельно распечатать выписку из ЭТК․
С какого года при приеме на работу оформляется электронная трудовая книжка?
С 1 января 2021 года для всех вновь принимаемых на работу граждан, не имеющих бумажной трудовой книжки или подавших заявление об отказе от нее, работодатель обязан создать электронную трудовую книжку и начать в нее вносить записи․