С 1 января 2020 года в России началось формирование электронных трудовых книжек (ЭТК). Законодательство предусматривает обязательный переход к электронному формату, однако процесс остаётся добровольным для работника и требует соблюдения чётких процедур со стороны работодателя. В статье подробно рассмотрены правовые основы, сроки, необходимые документы и пошаговый алгоритм перехода.

Правовая база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ (часть 8 статьи 2) – сведения о трудовой деятельности в обязательном порядке ведутся в электронном виде.
• Приказ Минтруда России от № … «Об уведомлении о переходе на электронные трудовые книжки» – регламентирует порядок информирования работников.
• Постановление Правительства РФ от № … – определяет порядок подачи формы ЕФС‑1 (подраздел 1.1) в Пенсионный фонд России (ПФР) и создание ЭТК.
• Трудовой кодекс РФ, статья 66 – порядок ведения трудовой книжки (бумажной и электронной).

Кому и когда необходимо переходить

1. Работники, принятые на работу с 1 января 2021 года – их трудовая книжка в бумажном виде не заводится, сразу создаётся электронная.
2. Сотрудники, работающие до 2020 года – могут перейти в любой момент, подав письменное заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде.
3. Работники, не подавшие заявление до 2020 года – при смене места работы новый работодатель обязан вести бумажную книжку, но работник сохраняет право в любой момент подать заявление о переходе.

Права и обязанности сторон

Работник

• Имеет право в любой момент подать заявление о переходе на электронный формат.
• Сохраняет право запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуги или через СФР.
• Обязан своевременно информировать работодателя об изменении контактных данных, необходимых для доступа к ЭТК.

Работодатель

• Обязан вести трудовую книжку в том виде, в котором работник выразил своё желание (бумажный или электронный).
• При переходе на ЭТК должен:
  1. Получить от работника подписанное заявление.
  2. Подать в Пенсионный фонд форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) с указанием перехода.
  3. Внести запись в бумажную трудовую книжку о переходе (если она у работника есть) и заверить её подписью руководителя и печатью организации.
  4. Уведомить работника о создании ЭТК и предоставить инструкцию по доступу.
• Ответственен за достоверность сведений, внесённых в ЭТК, и за своевременное их обновление.

Пошаговый алгоритм перехода

Как оформить заявление о переходе

Образец заявления (можно использовать в любой организации):

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Я, _______________ (ФИО), паспорт: _______________, 
трудовой кодекс: _______________, 
прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в электронный формат 
(ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ от .

Заявление подписывается в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй – в личном деле работника.

Запись в бумажную трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть бумажная ТК, в ней делается следующая запись:

• Дата перехода.
• Ссылка на заявление о переходе.
• Подпись руководителя и печать организации.

Пример записи:

2025 г. 12 мая – Перевод сведений о трудовой деятельности в электронный формат (ЭТК). 
Заявление работника № 12/2025. Подпись ______________________ (руководитель). Печать.

Сроки и контроль

• С 1 января 2020 года – обязательное ведение сведений в электронном виде (для новых работников).
• Для существующих работников – переход осуществляется по их желанию, но не позже 31 декабря 2026 года, иначе при смене места работы будет вести бумажную ТК.
• Контроль за соблюдением правил осуществляют:
  • Федеральная служба по труду и занятости (Роструд).
  • Пенсионный фонд России (по формам ЕФС‑1).
  • Федеральная налоговая служба (при проверке кадрового учета).

Ответственность за нарушения

Согласно п. 4 ч. 1 ст. 2 ФЗ‑439‑ФЗ и нормативным актам, за несоблюдение порядка перехода предусмотрены:

• Штрафы для работодателя за отсутствие записи в бумажной ТК – до 30 000 руб.
• Ответственность за недостоверные сведения в ЭТК – до 100 000 руб. и/или административный арест.
• Возможность приостановки выплаты пенсий и социальных пособий до исправления ошибок в ЭТК.

Как просмотреть и распечатать сведения из ЭТК

1. Зайти на портал Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»).
2. Авторизоваться с помощью ЕПГУ/ЕСИА.
3. Выбрать пункт «Просмотр сведений» – отобразятся все записи о трудовой деятельности.
4. Для получения выписки нажать «Скачать PDF» или оформить печатную копию через сервис «СФР – Система формирования отчетов».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. При переходе в ЭТК запись о переходе вносится в бумажную ТК, но дальнейшее ведение сведений происходит только в электронном виде. Бумажный вариант сохраняется только как архивный документ.

Вопрос 2: Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Работник обязан незамедлительно сообщить об этом работодателю, который в течение 5 рабочих дней вносит исправления через форму ЕФС‑1 и уведомляет ПФР.

Вопрос 3: Нужно ли подписывать электронную запись в ЭТК?

ЭТК подписывается цифровой подписью работодателя (КЭП) при загрузке данных в ПФР. Работнику достаточно подтвердить согласие в заявлении.

Вопрос 4: Можно ли отказаться от ЭТК после её создания?

Да, работник может в любой момент подать заявление о возврате к бумажному формату. Работодатель в этом случае оформляет новую бумажную ТК и вносит запись о возврате.

Вопрос 5: Какой документ подтверждает факт создания ЭТК?

Пенсионный фонд высылает работодателю уведомление с номером ЭТК и датой её формирования. Копию уведомления следует хранить в личном деле сотрудника.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг к цифровизации кадрового учета в России. При правильном соблюдении процедуры работник получает быстрый доступ к своим трудовым данным, а работодателю – упрощённый процесс ведения кадровой документации. Ключевыми моментами являются своевременное получение заявления от сотрудника, корректная подача формы ЕФС‑1 и обязательная запись в бумажной трудовой книжке. Соблюдая указанные правила, организации минимизируют риск штрафов и обеспечивают прозрачность трудовых отношений.

Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия.