Краткий вывод: С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
Для большинства работников переход не является обязательным, но работодатели обязаны вести электронный учёт и предоставлять сведения в ПФР.
Если вы цените удобство, безопасность и быстрый доступ к данным о стаже – переход стоит рассмотреть. Ниже – подробный разбор всех аспектов.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

ЭТК – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, хранящийся в системе «Служба Фонда Пенсионного Снабжения» (СФР) и доступный через мобильное приложение «Госуслуги» или специальный портал работодателя. Сведения о трудовой деятельности, стаже, отпусках и изменениях в трудовом договоре вносятся в электронный реестр в реальном времени.

Ключевые характеристики ЭТК

• Доступность 24/7 – любой сотрудник может просмотреть свою книжку онлайн.
• Защищённость данных – информация хранится в государственных информационных системах, защищённых от подделки.
• Автоматическое формирование отчётов – работодатели передают сведения в ПФР без бумажных копий.
• Экологичность – сокращение использования бумаги.

Каково правовое регулирование?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66.1) и постановлению Правительства РФ от 30 июля 2020 г. № 1015 «Об электронных трудовых книжках», действуют следующие правила:

1. С 1 января 2020 г. работодатели обязаны формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого работника и передавать их в ПФР.
2. Переход на ЭТК не являеться обязательным для работников – он осуществляется только с их согласия (письменное заявление).
3. Работодатели обязаны до 30 июня каждого года уведомить сотрудников о возможности выбора формата (бумажный / электронный) и о предстоящих изменениях.
4. С 1 января 2026 года завершён переходный период: все работодатели продолжают вести электронный учёт, а бумажные книжки могут использоваться лишь в качестве резервного документа.

Плюсы и минусы перехода

Преимущества ЭТК

• Удобство – нет необходимости хранить бумажный документ, искать записи в разных отделах.
• Скорость обновления – запись о новом месте работы вносится сразу после подписания трудового договора.
• Безопасность – защита от подделки, потеря или порча документа исключена.
• Прозрачность – работник в любой момент видит полную историю трудовой деятельности.
• Экономия – снижаются затраты работодателя на печать, хранение и транспортировку бумажных книжек.

Возможные недостатки

• Технические барьеры – требуется доступ к интернету и умение пользоваться мобильными приложениями.
• Сомнения в конфиденциальности – некоторые сотрудники опасаются, что их данные могут быть использованы без их согласия.
• Необходимость согласия – без письменного заявления работник не может быть принудительно переведён.
• Период адаптации – в небольших компаниях может потребоваться время на обучение кадровых специалистов.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Шаги для работника

1. Подготовьте письменное заявление о желании перейти на ЭТК (образец можно взять у работодателя или в интернете).
2. Передайте заявление в отдел кадров (или бухгалтерию) работодателя.
3. После подтверждения работодателем в системе СФР вы получите уведомление на телефон/почту о создании ЭТК.
4. Скачайте приложение «Госуслуги» или зайдите в личный кабинет на портале ПФР, где сможете просматривать и скачивать выписки;

Шаги для работодателя

1. Уведомить всех сотрудников о возможности перехода (до 30 июня текущего года).
2. Обеспечить наличие электронных средств (доступ к СФР, программное обеспечение для формирования электронных записей).
3. Получить согласие сотрудников (записать в личное дело).
4. Внести сведения о переходе в СФР через Службу Фонда Пенсионного Снабжения и оформить электронную запись в трудовой книжке.
5. Сохранить копию заявления и подтверждения в бумажном виде (по требованию ТК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязан ли я, как работник, переходить на ЭТК?

Нет. Переход добровольный и требует вашего письменного согласия. Вы можете сохранить бумажную трудовую книжку, если не хотите менять формат.

Что будет, если я потеряю доступ к мобильному телефону?

Вы можете восстановить доступ через службу поддержки «Госуслуг» или обратиться в отдел кадров, который выдаст вам новый QR‑код для входа в систему.

Как проверить, что сведения в ЭТК корректны?

В приложении «Госуслуги» есть функция «Проверить запись». При обнаружении ошибок необходимо написать заявление в отдел кадров, который внесёт исправления в СФР.

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода?

Согласно текущему законодательству, работодатели обязаны вести электронный учёт, но могут также вести бумажный журнал в качестве резервного копирования. Если вы полностью перешли на ЭТК, бумажную книжку можно сдать работодателю.

Как ЭТК влияет на пенсионные начисления?

Все сведения о стаже автоматически передаются в ПФР, что упрощает расчёт пенсии. Ошибки в данных могут привести к задержкам, поэтому важно регулярно проверять запись.

Что будет после 2026 года?

С 1 января 2026 года завершён переходный период. Это значит:

• Все работодатели обязаны вести электронный учёт трудовой деятельности;
• Бумажные трудовые книжки могут использоваться лишь в исключительных случаях (например, при работе в организациях, не подключённых к СФР).
• Пенсионный фонд будет принимать только электронные данные при расчёте пенсии.

Для работников:

• Если вам важна мобильность и быстрый доступ к сведениям о стаже – переход на ЭТК стоит рассмотреть.
• Если вы не уверены в технической готовности или предпочитаете традиционный документ – можете оставить бумажную книжку, но будьте готовы к тому, что большинство работодателей будет требовать электронный учёт.

Для работодателей:

• Обязательно внедрить систему электронного учёта и обучить кадровый персонал работе с СФР.
• Своевременно информировать сотрудников о возможности перехода и собрать их согласия.
• Регулярно проверять корректность записей в ЭТК, чтобы избежать проблем с ПФР и инспекцией Трудовой инспекции.

Дата публикации: 21 мая 2026 г.