С 2020 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). На первый взгляд такой переход выглядит лишь технологическим обновлением, однако у него есть и негативные стороны, о которых работники и работодатели должны знать заранее. В этой статье разберём, какие риски связаны с переходом на электронный формат, какие проблемы могут возникнуть и как их минимизировать.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже, местах работы, должностях, условиях קיום и иных данных, ранее записывавшихся в бумажный вариант. Информация хранится в единой базе данных, доступной как работодателю, так и самому работнику через личный кабинет.
Преимущества ЭТК (на заметку)
- Сокращение бумажного документооборота.
- Более быстрый доступ к информации при приёме на работу или при оформлении отпуска.
- Снижение вероятности ошибок при ручном заполнении.
- Удобный поиск и архивирование данных.
Какие риски и проблемы могут возникнуть?
2.1 Технические сбои и утечка данных
Электронные системы подвержены:
- Сбоям серверов и потере доступа к базе данных.
- Кибератакам, в результате которых могут быть украдены персональные данные.
- Ошибкам миграции данных при переносе с бумажных форм.
В результате такие инциденты могут привести к утрате или искажению сведений о трудовом стаже, что усложнит восстановление прав работника.
2.2 Ошибки при заполнении и несоответствие законодательству
Несмотря на автоматизацию, в ЭТК часто допускаются:
- Опечатки и неверные даты.
- Неправильные коды Classification (КПП, ОКПД2) и т.д.
- Отсутствие обязательных полей, что делает запись недействительной.
Эти недочёты могут вызвать споры при проверке со стороны инспекций и при расчёте пенсионных платежей.
2.3 Правовые риски
Законодательство требует, чтобы:
- ЭТК была доступна в течение всего срока действия трудовых отношений.
- Работник мог предоставить копию документа в любой момент.
- Работодатель обеспечивал конфиденциальность персональных данных.
Нарушение этих требований может привести к штрафам и требовать восстановления бумажного экземпляра.
2.4 Психологический барьер и привычка к бумажному формату
Для многих сотрудников переход на электронный формат вызывает:
- Недоверие к новым технологиям.
- Страх потерять доступ к документам в случае сбоя ПК.
- Необходимость обучения работе с новым интерфейсом.
Это может замедлить процесс адаптации и вызвать дополнительные затраты на обучение.
Как минимизировать риски?
Чтобы переход на ЭТК был безопасным и безболезненным, рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Регулярное резервное копирование базы данных на отдельном защищённом сервере.
- Шифрование персональных данных в соответствии с требованиями ФЗ‑152.
- Периодический аудит заполнения полей и проверка соответствия законодательству.
- Обучение персонала работе с системой и правилам обращения с электронными документами.
- Планирование отката к бумажному формату в случае критических сбоев.
Что говорит практика?
По данным последних опросов, не более 15 работников уже перешли на электронные трудовые книжки, однако большинство из них отмечают, что процесс адаптации требует времени. В некоторых компаниях возникли случаи «потерянных» записей из-за ошибок миграции, что привлекло внимание трудовой инспекции.
Таким образом, хотя ЭТК предоставляет значительные удобства, их использование сопряжено с рядом рисков, которые необходимо учитывать и превентивно управлять.
Электронные трудовые книжки – это современный инструмент, который упрощает документооборот и повышает эффективность работы HR‑отдела. Однако, несмотря на преимущества, они:
- Подвержены техническим сбоям и кибератакам.
- Могут содержать ошибки, требующие тщательной проверки.
- Создают правовые и психологические сложности при переходе.
Чтобы минимизировать эти риски, необходимо обеспечить надёжную защиту данных, регулярно проверять корректность заполнения и обучать сотрудников. Только комплексный подход позволит полностью воспользоваться преимуществами ЭТК, не ставя под угрозу свои трудовые права.