Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ С 2020 года в России был запущен проект по переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к 2026 году этот процесс стал стандартом делового оборота․ Для работодателей это означает не только удобство хранения данных, но и строгую ответственность за своевременную и корректную передачу сведений в Социальный фонд России (СФР)․
Самое главное помнить, что бумажные трудовые книжки для новых сотрудников, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года, больше не заводятся․ Все данные о стаже ведутся исключительно в электронном виде․ Ниже мы подробно разберем алгоритм действий работодателя при различных кадровых ситуациях․
Прием на работу: Первый шаг в цифровую эпоху
При приеме сотрудника работодатель обязан сформировать и отправить в СФР отчет ЕФС-1․ Это основной документ, фиксирующий начало трудовых отношений․
- Срок подачи: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме․
- Действия: В разделе 1 формы ЕФС-1 указываются дата приема, должность, код профессии и структурное подразделение․
- Важно: Если сотрудник ранее вел бумажную трудовую, он должен был предоставить работодателю сведения о стаже․ Работодатель вносит эти данные в свою базу, но в СФР передает только текущий факт приема․
Нюансы для дистанционных работников
Зачастую при работе в программе 1С:ЗУП бухгалтерам приходится оформлять ЕФС-1 при неполном времени и дистанционной работе сотрудников․ В этом случае в отчете обязательно указывается код территориального условия (например, код «Д» для дистанционной работы)․ Ошибки в кодах могут привести к неверному расчету стажа или льготной пенсии для работника․
Внутренние перемещения и изменения условий труда
Любые изменения в трудовом договоре требуют отражения в электронной трудовой книжке․ Это касается не только переводов на другую должность, но и переименования должностей или структурных подразделений․
- Переименование должности: Если изменилось только название должности, а функционал остался прежним, подается форма ЕФС-1 с указанием старой и новой должности․
- Перевод: При реальном изменении функционала или подразделения также формируется отчет ЕФС-1․
- Совместительство: Сведения о работе по совместительству вносятся в ЭТК по желанию работника․ Для этого он должен написать заявление работодателю, у которого работает совместителем․
Увольнение сотрудника: Финальный этап
При прекращении трудового договора действия работодателя аналогичны приему на работу, но с другими кодами оснований увольнения․
Алгоритм действий:
- Издать приказ об увольнении․
- Сформировать форму ЕФС-1 (раздел 1) с указанием даты и основания увольнения․
- Отправить отчет в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
- Выдать работнику копию формы СТД-Р (по его запросу) или сообщить о возможности получить сведения через Госуслуги или в клиентской службе СФР;
Исправление ошибок и уточнение данных
Человеческий фактор никто не отменял․ Если в ранее submitted отчетах были найдены ошибки (неверная дата, опечатка в названии должности), работодатель обязан их исправить․
Для этого формируется новый отчет ЕФС-1, в котором указываются корректные данные; В системе они автоматически заменят ошибочные записи․ Неверно поданные данные могут создать проблемы работнику при оформлении пенсии, поэтому проверка перед отправкой критически важна․
Техническая реализация и безопасность
Передача данных осуществляется через:
- Личный кабинет страхователя на сайте СФР;
- Специализированные бухгалтерские программы (например, 1С:ЗУП, Контур․Экстерн)․
- Операторов электронного документооборота․
Для доступа необходимо наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица․ Безопасность персональных данных сотрудников должна быть обеспечена в соответствии с ФЗ-152․
Частые вопросы работодателей
Что делать, если сотрудник потерял данные о стаже до 2020 года?
Работодатель не восстанавливает стаж до 2020 года․ Сотрудник должен обратиться в Пенсионный фонд (СФР) с документами (бумажными трудовыми, архивными справками) для восстановления записей в базовой части индивидуального лицевого счета․
Нужно ли вести бумажную трудовую параллельно?
Для сотрудников, которые подали заявление о ведении трудовой в электронном виде, бумажная книжка больше не заполняется и хранится у них на руках․ Для тех, кто подал заявление о сохранении бумажной версии, работодатель продолжает вести и бумажную, и электронную параллельно․
Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, который требует от работодателей высокой дисциплины и внимательности․ Соблюдение сроков подачи формы ЕФС-1 (на следующий день после события) и правильность вносимых кодов — ключевые факторы успешного взаимодействия с государственными системами․ Помните: точность данных в ЭТК напрямую влияет на будущие социальные гарантии ваших сотрудников․