С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь для всех новых сотрудников‚ которые впервые устраиваются на работу‚ обязательным является оформление только электронного варианта. В этой статье мы разберём пошаговую инструкцию‚ какие документы нужны‚ как правильно заполнить формы и где получить доступ к ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой документ‚ хранящийся в Едином портале госуслуг и в системе Пенсионного фонда России (ПФР). В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: дата приёма‚ должность‚ стаж‚ переходы‚ увольнения и т.д. Поскольку ЭТК хранится в электронном виде‚ подделка и потеря документа невозможны.

Ключевые особенности ЭТК

• Печатная трудовая книжка выдаётся только на руки при приёме‚ но она не обязательна для новых сотрудников.
• Все сведения о стаже и трудовой деятельности передаются в ПФР через форму СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности).
• Переход на ЭТК осуществляется по заявлению сотрудника.
• Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через портал госуслуг‚ где может просматривать сведения и запрашивать выписки.

Предварительные требования

1. Подтверждение личных данных – ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ паспортные данные.
2. Согласие сотрудника – письменное согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде.
3. Проверка работодателя – компания должна быть зарегистрирована в системе ПФР и иметь доступ к порталу госуслуг.
4. Наличие электронного адреса сотрудника – для регистрации в системе госуслуг.

Пошаговый процесс оформления ЭТК

Шаг 1. Приём на работу и первичная регистрация

После подписания трудового договора работодатель обязан:

• Подготовить и подписать акт приёма (в бумажной форме‚ но он не обязателен для новых сотрудников).
• Собрать данные сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ паспортные данные).
• Провести первичную проверку в системе ПФР (если это первый приём сотрудника‚ то в ПФР создаётся новый профиль).

Шаг 2. Заполнение формы СЗВ‑ТД

Форма СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности) является обязательной для всех работодателей. В ней фиксируются:

• Дата приёма на работу.
• Должность и подразделение.
• Тип занятости (полная‚ неполная‚ временная).
• Условия работы (график‚ зарплата).

Форму заполняют через портал госуслуг или через Контур.Экстерн (раздел «СФР» → «Создать отчет» → «ЕФС‑1»). После отправки ПФР автоматически создаёт запись в ЭТК.

Шаг 3. Получение согласия сотрудника

Сотрудник должен подписать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В заявлении указывается:

• ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения.
• Согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде.
• Подпись сотрудника.

Заявление можно оформить в бумажной форме и отдать работодателю‚ который затем передаст его в ПФР через форму СЗВ‑ТД.

Шаг 4. Регистрация сотрудника в портале госуслуг

Если сотрудник ещё не зарегистрирован в портале госуслуг‚ ему необходимо:

1. Перейти на portal.gosuslugi.ru.
2. Нажать «Регистрация» и выбрать тип регистрации – «Физическое лицо».
3. Ввести паспортные данные‚ СНИЛС‚ подтвердить личность (через Сбербанк Онлайн‚ МФЦ‚ банк‚ Госуслуги).
4. Получить логин и пароль.

Шаг 5. Доступ к ЭТК и получение выписки

После согласия и регистрации сотрудник может:

• Войти в портал госуслуг и перейти в раздел «Трудовая книжка».
• Просмотреть сведения о стаже‚ переходах‚ увольнениях.
• Запросить электронную выписку (PDF) – она будет отправлена на электронную почту сотрудника.

Как оформить запись о переходе на ЭТК

Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку и хочет перейти на электронный вариант‚ запись о переходе должна быть внесена в бумажную книжку и заверена следующим образом:

1. В графе 13 указывается: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
2. Сотрудник подписывает запись.
3. Работодатель отправляет заявление о переходе в ПФР через форму СЗВ‑ТД.
4. ПФР обновляет ЭТК и удаляет бумажную запись.

Где можно получить выписку из ЭТК?

• Через портал госуслуг – в разделе «Трудовая книжка» можно скачать PDF‑выписку.
• Через МФЦ – сотрудники могут запросить выписку в отделе «ПФР».
• Через ПФР – через личный кабинет на сайте pfr;ru.
• Через Госуслуги – через приложение «Госуслуги» на смартфоне.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить бумажную трудовую книжку при первом приёме? – Нет‚ с 1 января 2026 года для новых сотрудников обязательна только электронная трудовая книжка.
2. Что делать‚ если сотрудник не согласен с переходом на ЭТК? – Он может отказаться‚ но тогда ему будет выдана бумажная трудовая книжка‚ а стаж будет вести в бумажном виде.
3. Как быстро обновляется информация в ЭТК? – После отправки формы СЗВ‑ТД в ПФР обновление занимает до 24 часов.
4. Можно ли изменить данные в ЭТК? – Любые изменения вносятся работодателем через портал госуслуг‚ после чего ПФР обновляет запись.

Оформление электронной трудовой книжки новому сотруднику впервые – это простая‚ но обязательная процедура‚ требующая соблюдения нескольких шагов:

• Собрать данные сотрудника и согласие.
• Заполнить форму СЗВ‑ТД и отправить в ПФР.
• Регистрация сотрудника в портале госуслуг.
• Получение доступа к ЭТК и выпискам.

Следуя этой инструкции‚ вы гарантируете правильное ведение трудовой книжки‚ соблюдение законодательства и защиту интересов как работодателя‚ так и сотрудника.

Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ обращайтесь в службу поддержки ПФР или к специалистам по кадровому учету.