С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что трудовой стаж сотрудников теперь фиксируется преимущественно в электронном виде, однако бумажные трудовые книжки всё ещё могут использоваться в переходный период и в случаях, когда работник не перешёл на ЭТК․ Ниже подробно рассмотрен порядок внесения записи об увольнении в трудовую книжку (бумажную и электронную) с практическими примерами․

Общие требования к записи об увольнении

• Запись делается в последний рабочий день сотрудника․
• В трудовой книжке указывается:
  • Дата увольнения (день, месяц, год)․
  • Основание увольнения (номер и дата приказа, статья ТК РФ)․
  • Наименование организации (полное, как в учредительных документах)․
  • Подпись уполномоченного лица (руководитель или специалист отдела кадров) и расшифровка подписи․
  • Печать организации (если она ставится)․
• Запись оформляется без исправлений․ При необходимости исправить ошибку – делается новая запись с пометкой «Исправлено» и ссылкой на первоначальную запись․

Запись в бумажную трудовую книжку

Пример 1 – Увольнение по собственному желанию

2026‑05‑20 – уволен по собственному желанию․ Приказ № 123‑к от ․

ООО «ТехноСервис»․

Подпись: ______________________ И․И․ Иванов

Расшифровка: Иванов Иван Иванович, специалист отдела кадров․

Пример 2 – Увольнение по соглашению сторон
2026‑05‑22 – уволен по соглашению сторон․ Приказ № 127‑к от ․

ООО «ТехноСервис»․

Подпись: ______________________ И․И․ Иванов

Расшифровка: Иванов Иван Иванович, специалист отдела кадров․

Пример 3 – Увольнение инициативе работодателя (сокращение штата)
2026‑05‑25 – уволен в связи с сокращением штата․ Приказ № 130‑к от , ст․ 81 ТК РФ․

ООО «ТехноСервис»․

Подпись: ______________________ И․И․ Иванов

Расшифровка: Иванов Иван Иванович, специалист отдела кадров․

Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2026 года трудовые книжки ведуться в электронном виде через личный кабинет на портале «Работа в России» (или через интеграцию с 1С:ЗУП, «Контур․ЭТК» и т․д․)․ Основные этапы:

Наниматель формирует электронный приказ об увольнении в своей учётной системе․
Приказ направляеться в Федеральную налоговую службу (ФНС) через систему электронного документооборота․
ФНС автоматически создаёт запись в ЭТК сотрудника, доступную ему в личном кабинете на портале «Госуслуги» или «Работа в России»․
Сотрудник получает уведомление и может подтвердить запись (это не обязательно, но рекомендуется для актуальности данных)․
При необходимости работник может выгрузить выписку из ЭТК в PDF‑формате для предоставления третьим лицам (банку, новому работодателю и т․п․)․

Пример записи в ЭТК (увольнение по собственному желанию)

Основание: Приказ № 123‑к от , ст․ 77 ТК РФ (увольнение по собственному желанию)
Наименование организации: ООО «ТехноСервис» (ИНН 7701234567, КПП 770101001)
Статус записи: активна
Подпись: электронная подпись руководителя отдела кадров (И․И․ Иванов)

Особенности перехода на ЭТК (с 1 января 2026 года)
Согласно информации из интернета:

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что трудовой стаж …

Ключевые моменты, которые следует учитывать при оформлении увольнения:

Если сотрудник уже перешёл на ЭТК, бумажная трудовая книжка больше не ведётся – запись делается исключительно в электронном виде․
Для сотрудников, которые не перешли на ЭТК (например, по личному выбору или из‑за отсутствия доступа к Госуслугам), по-прежнему оформляется бумажная запись, но одновременно делается дубликат в ЭТК (если работодатель ведёт обе системы)․
При увольнении сотрудницы после декретного отпуска, если она не смогла выйти на работу из‑за закрытия кабинетов и отсутствия работодателя по юридическому и фактическому адресу, запись делается на основании приказа о расторжении трудового договора по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ (ликвидация организации) или по статье 83 ТК РФ (невозможность продолжения работы по причинам, не зависящим от сторон)․
Роструд разъяснил, что внесение записи в трудовую книжку на новой странице при наличии после последней записи на предыдущей странице допустимо, но требует указания номера страницы и ссылки на предыдущую запись․

Практический чек‑лист для кадровика при увольнении

Определить основание увольнения (по статье ТК РФ)․
Подготовить приказ об увольнении (с номером, датой, ссылкой на статью ТК РФ)․
Уведомить сотрудника под роспись о приказе за три рабочих дня до даты увольнения (если требуется законом)․
В последний рабочий день:

Сделать запись в бумажной трудовой книжке (если она ведётся)․
Направить электронный приказ в ФНС для формирования записи в ЭТК․
Выдать справку о доходах (2‑НДФЛ) и копию приказа по требованию сотрудника․
Произвести окончательный расчёт (заработная плата, компенсация за отпуск, иные выплаты)․


Проверить, что запись в ЭТК появилась в личном кабинете сотрудника (запросить подтверждение или выписку)․
Архивировать приказ и связанные документы в соответствии с требованиями к хранению кадровой документации․


Запись в трудовую книжку при увольнении остаётся важным кадровым действием, даже несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки․ Знание правил оформления как бумажных, так и электронных записей, а также учёта особенностей переходного периода (с 1 января 2026 года) позволяет избежать ошибок, штрафов и споров с сотрудниками․ Приведённые выше примеры и чек‑лист помогут кадровой службе быстро и корректно оформить увольнение в любой ситуации․