С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот этап кардинально меняет правила ведения трудовых записей. В этой статье подробно разберем‚ какие права у работника и работодателя‚ как правильно оформить отказ и какие последствия это имеет.

Ключевое изменение с 2026 года

До 31 декабря 2025 года работник мог получить как бумажную‚ так и электронную трудовую книжку по своему выбору. Однако с 1 января 2026 года ситуация меняется:

• По умолчанию все трудовые книжки ведутся в электронном виде в единой информационной системе (ЕИС) Социального фонда России.
• Бумажная трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника. Если заявление не подано‚ работодатель обязан вести записи исключительно в электронном формате.
• Одновременное ведение записей и в бумажной‚ и в электронной книжке (параллельное существование) допускается только в случае‚ если работник не отказался от бумажного носителя.

Право на отказ: кто и как может отказаться?

Для работника

Работник имеет законное право на получение бумажной трудовой книжки. Для этого необходимо:

1. Написать письменное заявление (в свободной форме) на имя работодателя с просьбой оформить бумажную трудовую книжку вместо электронной.
2. Передать заявление в отдел кадров или напрямую руководителю.
3. Работодатель обязан рассмотреть заявление и в течение короткого срока (обычно до 5 рабочих дней) оформить бумажную книжку‚ если она у него имеется в наличии‚ или заказать ее.

Важно: Отказ от электронной книжки — это право‚ а не обязанность. Если заявление не подано‚ система автоматически переходит на электронный формат.

Для работодателя

Работодатель не может самолично отказаться от ведения электронной книжки. Его обязанности:

• Обязательно завести электронную трудовую книжку для каждого нового сотрудника в ЕИС.
• Внести все сведения о приеме‚ увольнении‚ награждениях‚ в т.ч. данные о стаже и причинах увольнения‚ в электронный реестр.
• При наличии заявления работника — также вести записи в бумажной книжке.
• При увольнении выдать работнику сводную выписку из его электронной трудовой книжки (по запросу).

Последствия и издержки отказа

Как отмечают эксперты‚ возможность отказа работников от бумажных трудовых книжек в заявительном порядке создает дополнительные издержки для работодателей. К ним относятся:

• Финансовые затраты: закупка бланков бумажных трудовых книжек‚ их хранение‚ обеспечение безопасности.
• Административная нагрузка: необходимость вести два параллельных учета (электронный и бумажный) для тех сотрудников‚ которые отказались от ЭТК. Это удваивает работу отдела кадров.
• Риски ошибок: при дублировании записей возрастает вероятность несоответствия данных в двух системах‚ что может привести к спорам при назначении пенсий или оформлении пособий.

Практические шаги: что делать?

Если вы, работник:

1. Оцените свои потребности. Подумайте‚ нужна ли вам физическая книжка для личного архива или для предъявления в другие организации (хотя выписка из ЭТК имеет равную юридическую силу).
2. Сделайте осознанный выбор. Если решите отказаться от ЭТК — подайте заявление в письменном виде сразу после трудоустройства.
3. Контролируйте процесс. Убедитесь‚ что ваши записи внесены и в бумажную‚ и в электронную книжку (если вы подали заявление).

Если вы — работодатель:

1. Информируйте сотрудников. При приеме на работу разъясняйте нововведения и их право на бумажную книжку.
2. Организуйте учет. Назначьте ответственных за ведение ЭТК в ЕИС и за бумажные книжки (для отказавшихся).
3. Синхронизируйте данные. Внесите одинаковые записи в обе системы одновременно‚ чтобы избежать расхождений.
4. Храните заявления. Все заявления об отказе от ЭТК храните в личных делах сотрудников.

Статистика и региональный опыт

По данным Отделения Социального фонда России по Челябинской области‚ электронные трудовые книжки в регионе активно набирают обороты. Большинство работодателей и новых сотрудников уже перешли на электронный формат‚ что подтверждает общероссийскую тенденцию. Однако доля тех‚ кто предпочитает бумажный носитель‚ остается‚ что создает для компаний двойную нагрузку.

Отказаться от электронной трудовой книжки с 2026 года можно‚ но только на основании письменного заявления работника. Это право гарантировано законодательством. Для работника бумажная книжка может быть удобнее в некоторых ситуациях‚ хотя юридически она и электронная версия равны. Для работодателя же отказ сотрудников от ЭТК означает дополнительные расходы и работу. Поэтому ключевой совет: взвесьте все «за» и «против» и примите взвешенное решение‚ основанное на ваших личных или организационных потребностях.

Примечание: Статья составлена на основе актуальной информации на 23 мая 2026 года. Для получения самой точной и персональной консультации рекомендуется обращаться в отдел кадров вашей организации или в территориальное отделение Социального фонда России.