С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что бумажный формат окончательно уходит в прошлое для новых записей, а работодатели обязаны вести учет и передавать данные исключительно в цифровом виде через Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР). В данной статье мы подробно разберем, как формировать и сдавать отчетность, какие сроки соблюдать и какие ошибки чаще всего допускают кадровики.

Что такое форма СЗВ-ТД и кто ее сдает

Основным документом для передачи сведений о трудовой деятельности является форма СЗВ-ТД. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны отчитываться перед Социальным фондом о всех кадровых изменениях. С 2026 года это требование стало абсолютным стандартом для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих наемных сотрудников.

Кто обязан сдавать:

• Все юридические лица (ООО, АО, НКО и др;).
• Индивидуальные предприниматели (ИП).
• Физические лица, являющиеся работодателями (например, нанимающие домработниц или водителей).

Какие события отражаются в отчете

Передавать сведения в СФР необходимо не только при приеме и увольнении. Согласно актуальным правилам, отчет формируется при наступлении следующих событий:

1. Прием на работу: фиксация даты начала трудового договора.
2. Перевод: изменение должности, структурного подразделения или вида работы.
3. Увольнение: прекращение трудового договора с указанием основания.
4. Подача заявлений: выбор работником формы ведения трудовой книжки (электронная или бумажная — для тех, кто сохранил право на бумажный вариант до конца переходного периода).
5. Переименование организации: или изменение наименования структурного подразделения.

Сроки сдачи отчетности в 2026 году

Важно помнить, что сроки подачи отчета зависят от типа кадрового события. Нарушение сроков может повлечь за собой штрафные санкции.

Ежемесячная отчетность

Если в отчетном месяце были произведены прием, перевод или увольнение сотрудников, отчет СЗВ-ТД необходимо сдать не позднее 15-го числа следующего месяца.

• Пример: Сотрудник принят 10 мая 2026 года. Отчет нужно сдать до 15 июня 2026 года.

Отчетность при подаче заявления о форме трудовой книжки

Если сотрудник подает заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (электронная или бумажная), сведения передаются в СФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.

Исправление ошибок

Если в ранее submitted отчетах были найдены ошибки, исправляющий отчет необходимо сдать незамедлительно после обнаружения неточности, не дожидаясь планового срока сдачи.

Как сдать отчет: пошаговая инструкция

В 2026 году бумажная форма сдачи отчета СЗВ-ТД практически упразднена для большинства работодателей. Основной способ передачи данных — электронный.

Шаг 1: Подготовка данных

Убедитесь, что в кадровых документах (приказах, трудовых договорах) нет ошибок. Данные в отчете должны полностью соответствовать приказам.

Шаг 2: Выбор способа подачи

• Через бухгалтерские программы: (1С, Контур.Экстерн, СБИС и др.). Это самый популярный метод. Программа автоматически формирует XML-файл нужного формата.
• Через портал Госуслуг для бизнеса: подходит для ИП и небольших организаций с малым количеством сотрудников.
• Через веб-сервис СФР: непосредственно в личном кабинете страхователя.

Шаг 3: Подписание и отправка

Отчет должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации или уполномоченного лица. После отправки вы получите протокол проверки: «Принято» или «Отклонено» (с указанием ошибок).

Важные нюансы и частые ошибки

Несмотря на то, что система работает с 2020 года, в 2026 году сохраняются типичные проблемы:

• Несоответствие дат: дата приказа и дата, указанная в отчете, должны совпадать.
• Ошибки в кодах: неверное указание кода выполняемой функции или причины увольнения.
• Задержка подачи: даже один день просрочки может стать основанием для штрафа.
• Отсутствие заявлений: если работник не подал заявление о выборе формы трудовой книжки вовремя, это может создать сложности при формировании истории стажа.

Ответственность за несдачу

За нарушение сроков или порядка представления сведений СЗВ-ТД предусмотрен штраф. На 2026 год размер штрафа составляет 500 рублей за каждого застрахованного лица, по которому не представлены или представлены с ошибками сведения. При наличии большого штата сотрудников сумма может быть значительной.

Электронные трудовые книжки стали неотъемлемой частью кадрового делопроизводства в России. Сдача отчета СЗВ-ТД — это регулярная обязанность каждого работодателя. Соблюдение сроков (до 15 числа), внимательная проверка данных и использование современных средств электронного документооборота помогут избежать штрафов и обеспечат сотрудникам корректный учет их трудового стажа.

Помните: своевременная и точная отчетность — это гарантия социальной защищенности ваших сотрудников и спокойствия вашей организации.