С 1 января 2021 года в России введена возможность вести трудовую книжку в электронном виде․
Для успешного перехода работодателю необходимо соблюдать ряд нормативных сроков:
своевременно информировать работников, принимать их заявления и вносить соответствующие записи․
В статье подробно рассматриваются все ключевые даты, порядок их соблюдения и практические рекомендации․

Правовая база

• Постановление Правительства РФ № 887 от  г․ «Об электронных трудовых книжках»․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 69, ст․ 71) – определяет право работника выбирать форму ведения трудовой книжки․
• Приказ Минтруда России № 322н от  г․ – порядок информирования работников и оформления заявлений․

Согласно этим документам, работодатель обязан:

1. Уведомить работников о возможности перехода на ЭТК․
2. Принять от работника заявление о выборе формы трудовой книжки․
3. Внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку (если она у работника есть) и выдать её обратно․

Ключевые сроки

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1․ Подготовка уведомления

• Сформировать шаблон уведомления (пример ниже)․
• Утвердить его в локальном нормативном акте (приказ, распоряжение)․
• Разослать уведомление всем сотрудникам не позднее 31 октября 2020 г․

Шаг 2․ Приём заявлений от работников

• Создать в отделе кадров журнал/электронный реестр заявлений․
• Принимать заявления в любой форме (бумажный, электронный) до 31 декабря 2020 г․
• Обязательно фиксировать дату получения заявления․

Шаг 3․ Внесение записи в бумажную трудовую книжку

• В течение 3 рабочих дней после получения заявления ввести запись: «Перевод в электронную трудовую книжку – дата»․
• Подписать запись руководителем (или уполномоченным лицом) и поставить печать․

Шаг 4․ Выдача бумажной трудовой книжки работнику

• Отдать книжку обратно работнику не позднее 25‑го числа следующего месяца после внесения записи․
• Сохранить копию заявления и запись в личном деле сотрудника․

Шаг 5․ Регистрация в системе ЭТК

• Войти в портал Госуслуги или использовать интеграцию 1С: 1С:Зарплата и Управление Персоналом․
• Внести данные о работнике (ФИО, ИНН, дата рождения, номер СНИЛС) и прикрепить скан заявления․
• Подтвердить переход и получить подтверждение от ФНС․

Примеры документов

4․1 Уведомление о праве выбора формы трудовой книжки

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемые сотрудники!

В соответствии с постановлением Правительства РФ № 887 от г․ 
вы имеете право выбора формы ведения трудовой книжки: 
в бумажном виде или в электронном (ЭТК)․ 

Просим вас в срок до 31 декабря 2020 г․ 
подать письменное заявление о выбранной форме․ 
Заявление можно подать в отдел кадров лично, 
по электронной почте hr@company․ru 
или через внутренний портал HR‑Portal․

С уважением,
Директор ООО «Пример» 
____________________
(подпись)

4․2 Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Иванов Иван Иванович, 
дата рождения , 
ИНН 123456789012, 
СНИЛС 123‑45‑6789, 
прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат 
(ЭТК) в соответствии с постановлением Правительства РФ № 887 от г․

Приложения: копия паспорта, СНИЛС․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5․1 Нужно ли подавать заявление, если я только принял(а) на работу после 1 января 2021 г․?

Нет․ Для новых сотрудников трудовая книжка в бумажном виде не заводится, а сразу оформляется электронная․ Однако работник может потребовать бумажный вариант – в этом случае он подаёт заявление о ведении бумажной трудовой книжки․

5․2 Что делать, если работник подал заявление в день приема на работу?

Заявление считается полученным в тот же день․ В течение 3 рабочих дней необходимо внести запись в бумажную трудовую книжку (если она была выдана) и зарегистрировать переход в системе ЭТК․

5․3 Какой срок хранения уведомления о переходе?

Уведомление, разосланное работникам, должно храниться в архиве кадровой службы не менее 5 лет (согласно требованиям Федерального закона «Об архивном деле»)․

5․4 Можно ли отложить переход после 31 декабря 2020 г․?

Да․ Если работник не подал заявление до указанного срока, он сохраняет право вести трудовую книжку в бумажном виде․ Работодатель обязан информировать об этом и продолжать вести бумажный учёт․

5․5 Какой документ подтверждает завершение перехода?

После регистрации в системе ЭТК работодатель получает электронное подтверждение от ФНС, которое следует сохранить в личном деле сотрудника․

Ошибки, которых следует избегать

• Пропуск срока 31 октября 2020 г․ – без официального уведомления переход считается незаконным․
• Неоформление заявления в письменной форме – в случае спора суд может признать его недействительным․
• Задержка более 3 рабочих дней с момента получения заявления – нарушается статья 71 ТК РФ․
• Отсутствие записи в бумажной трудовой книжке – приводит к невозможности подтверждения перехода․

Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг к цифровизации кадровых процессов․
Соблюдение установленных сроков (до 31 октября 2020 г․ для уведомления, до 31 декабря 2020 г․ для заявлений, 3 рабочих дня для записи в бумажную книжку и 25‑го числа следующего месяца для её выдачи) гарантирует законность перехода и защищает интересы как работодателя, так и работника․

Тщательно подготовив шаблоны уведомлений и заявлений, а также внедрив автоматизацию через 1С или портал Госуслуг, вы избежите штрафов и ускорите кадровый документооборот․

Дата публикации:  г․ | Автор: юридический отдел «КонсультантПлюс»