С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД. Этот механизм стал основой перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Ниже подробно рассматриваются сроки подачи заявлений на ЭТК, а также особенности их оформления.
Общие сроки подачи заявлений
Переходный период по внедрению электронных трудовых книжек завершится 1 января 2026 года. До этой даты все заявления, касающиеся ЭТК, должны быть поданы в установленные сроки.
Сроки для новых сотрудников
Для каждого нового работника заявление на ЭТК необходимо подать в течение 30 календарных дней с даты начала работы.
Сроки для изменения данных
При любом изменении трудового статуса (продление контракта, перевод, увольнение) работодатель обязан обновить информацию в ЭТК не позднее 30 дней с даты изменения.
Сроки завершающего этапа перехода
К 1 января 2026 года все заявления, оставшиеся не обработанными, должны быть завершены. После этой даты дальнейшее внесение изменений в ЭТК производится только в рамках обычных кадровых процедур.
Как правильно оформить заявление
Заявление на электронную трудową книжку подаётся в электронном виде через систему ПФР. Основные требования:
- Форма СЗВ‑ТД – основной документ, в котором указываются сведения о трудовом договоре, стаже и прочих параметрах.
- Заполнение всех полей без пробелов и ошибок – обязательное условие для принятия заявления.
- Подпись работодателя (или уполномоченного представителя) в электронном виде с помощью квалифицированной подписи.
Последствия несоблюдения сроков
Несвоевременная подача заявления может привести к следующим последствиям:
- Штрафы для работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей за каждое нарушение.
- Приостановка выплаты заработной платы до устранения недостач в документообороте.
- Отказ в выдаче справки о стаже, что может затруднить оформление будущих трудовых отношений.
Практические рекомендации
Для того чтобы избежать проблем, рекомендуется:
- Запустить внутренний календарь контроля сроков, где каждая дата начала работы и каждая дата изменения фиксируется автоматически.
- Назначить ответственного лица, который будет проверять заполнение формы СЗВ‑ТД перед её отправкой.
- Регулярно проводить внутренние аудиты – проверка, что все заявления поданы в срок и без ошибок.
- Использовать автоматизированные сервисы ПФР, которые отправляют уведомления о предстоящих дедлайнах.
Краткое резюме
Сроки подачи заявлений на электронные трудовые книжки чётко регламентированы:
- Новые сотрудники – в течение 30 дней с даты начала работы.
- Изменения данных – не позже 30 дней с даты изменения.
- Завершение перехода – 1 января 2026 года. После этой даты все заявления должны быть полностью обработаны.
Соблюдение этих сроков позволяет избежать штрафов и гарантирует бесперебойную работу кадрового документооборота.