Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве. Несмотря на то, что основная волна перехода пришлась на 2020 год, вопросы правильного оформления уведомлений, заявлений и записей в бумажных документах остаются актуальными для кадровиков и бухгалтеров. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить уведомление о переходе на электронные трудовые книжки, какие существуют образцы заявлений и как заверить запись в бумажной трудовой книжке.
Что такое уведомление об электронной трудовой книжке?
Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки — это обязательный для всех работодателей документ, с помощью которого руководство должно проинформировать сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве в части ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Согласно закону (в частности, ст. 2 закона № 439-ФЗ), работодатель обязан был вручить такие уведомления каждому сотруднику не позднее 31 октября 2020 года. В уведомлении разъяснялась суть нововведений, а также информировалось о праве работника сделать выбор до 31 декабря 2020 года: оставить бумажную трудовую книжку, перейти полностью на электронный формат или сохранить оба варианта.
Как правильно составить уведомление: образец и структура
Унифицированной формы уведомления законодательно не утверждено, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Однако документ должен содержать всю важную информацию. При составлении можно ориентироваться на следующий алгоритм:
Шапка документа
- В верхней части укажите полное название организации или ИП, либо составьте документ на фирменном бланке.
- Далее пропишите должность и Ф.И.О. получателя (работника).
- Укажите полное наименование документа: «Уведомление о введении электронной трудовой книжки».
Основная часть
В тексте уведомления необходимо отразить следующие моменты:
- Обозначьте дату вступления изменений в силу — с 1 января 2021 года в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ.
- Объясните, с чем связаны изменения — формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде (закон 27-ФЗ).
- Чётко опишите права работника: право до г. подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (продолжить ведение бумажной, перейти на ЭТК или вести обе одновременно).
- Укажите последствия бездействия: если работник не написал заявление, у него стало две книжки, электронная и бумажная (ч. 2 ст. 2 закона от № 439-ФЗ).
Образец текста уведомления
Примерная формулировка может выглядеть так:
«В соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ уведомляем Вас об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. С 01 января 2021 года работодатели обязаны представлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде. На основании данного закона Вы имеете право до 31 декабря 2020 г. включительно подать письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки…»
Заявления от работников: 3 главных вида
После получения уведомления работник должен был отреагировать. На практике кадровики сталкиваются с тремя основными видами заявлений:
Заявление о переходе на ЭТК
Работник хочет перейти на ведение трудовой в электронном виде. В этом случае работодатель продолжает вести только электронную трудовую книжку.
Заявление на выдачу формы СТД-Р
Работник просит предоставить ему сведения о трудовой деятельности. Это запрос на выдачу формы СТД-Р (сведения о трудовой деятельности). Такой документ выдается при увольнении или по просьбе сотрудника.
Заявление об исправлении ошибки
Работник обнаружил ошибку в сведениях о трудовой деятельности и просит внести исправления. Работодатель обязан скорректировать данные в отчете ЕФС-1.
Что делать с бумажной трудовой книжкой?
Если работник выбрал только ЭТК, в его бумажной трудовой книжке необходимо сделать специальную запись.
Запись о переходе на электронный формат
Образец записи в электронную трудовую книжку (а точнее — запись в бумажной книжке о переходе на электронный формат) должен содержать информацию о том, что работник подал заявление о продолжении ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Как заверить запись?
- Запись заверьте подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Поставьте печать организации или кадровой службы (если есть) — п. 35 Порядка № 320н.
- Бумажный документ выдайте сотруднику на руки.
Важно: с момента выдачи бумажной трудовой книжки на руки и внесения записи отдел кадров ответственность за этот документ не несёт.
Журнал учета уведомлений
Чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющими органами, работодателю необходимо фиксировать факт вручения уведомлений. Для этого используется Журнал регистрации и учета уведомлений о переходе на электронные трудовые книжки.
В журнале должны быть отражены:
- Ф.И.О. работника;
- Должность;
- Дата вручения уведомления;
- Личная подпись работника (ознакомление);
- Примечания (например, отказ от подписи).
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за несвоевременное уведомление сотрудников или нарушение порядка представления сведений в Пенсионный фонд (СФР). Штрафы за непредставление информации или ошибки в электронных отчетах могут составить от 300 до 500 рублей за каждого работника (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ), а за задержку выдачи СТД-Р при увольнении — по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Переход на электронные трудовые книжки требует от кадровых служб внимательности и строгого соблюдения законодательства. Использование правильных образцов уведомлений, грамотное ведение журналов регистрации и корректное внесение записей в бумажные документы помогут избежать штрафов и конфликтов с персоналом. Если вы сомневаетесь в правильности оформления, всегда можно скачать актуальный образец уведомления и заявлений из проверенных правовых систем.