Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это современный способ ведения учета трудовой деятельности сотрудников, который в России действует с 2020 года․ Переход на ЭТК упрощает процесс ведения кадрового учета, снижает риск ошибок и обеспечивает удобный доступ к информации для работников․ В данной статье мы подробно рассмотрим, как организовать перевод на электронные трудовые книжки в различных продуктах 1С․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Когда необходимо переходить на ЭТК?
С 1 января 2020 года организации обязаны вести трудовые книжки работников в электронном виде․ Это касается всех работодателей, независимо от размера и формы собственности․ Особое внимание следует уделить сотрудникам без трудового стажа, с 2021 года сведения о периодах их работы должны формироваться в электронном виде․
Как начать вести электронную трудовую книжку в 1С?
В 1С существует несколько способов ведения электронных трудовых книжек, в зависимости от используемого продукта:
1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)
Это наиболее распространенный вариант для организаций, имеющих штат сотрудников․
Шаг 1: Заполнение заявления о ведении трудовой книжки․
- В 1С:ЗУП необходимо заполнить заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
- В колонке «Вид заявления» необходимо выбрать вариант «Сведения в электронной форме»․
- Заявление можно распечатать и подписать работником, а затем передать в кадровый отдел․ В 1С также можно создать заявление в электронном виде․
Шаг 2: Выбор сотрудников для ведения ЭТК․
- Перейдите в раздел «Подбор» и выберите сотрудников, для которых необходимо вести электронные трудовые книжки․
- В документе «Подбор» можно указать, что для каждого сотрудника необходимо сформировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
Шаг 3: Формирование электронных трудовых книжек․
- В 1С:ЗУП можно сформировать электронные трудовые книжки для сотрудников, используя документ «Сведения о периодах работы»․
- Этот документ позволяет отразить все периоды работы сотрудника, включая периоды безработицы, отпусков и больничных․
- Важно, чтобы дата документа в 1С совпадала с датой заявления работника в письменном виде․
Шаг 4: Формирование СЗВ-ТД․
- После формирования электронных трудовых книжек необходимо сформировать сведения о периодах работы в форме СЗВ-ТД․
- Этот документ представляет собой отчет, который необходимо направить в налоговую службу․
1С:Бухгалтерия
В 1С:Бухгалтерия процесс ведения ЭТК аналогичен 1С:ЗУП, но немного отличается по интерфейсу․
Шаг 1: Заполнение заявления․
- Заполните заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
- Укажите вид заявления – «Сведения в электронной форме»․
Шаг 2: Формирование Сведения о периодах работы․
- Создайте документ «Сведения о периодах работы»․
- Внесите данные о периодах работы сотрудника․
Шаг 3: Формирование СЗВ-ТД․
- Сформируйте отчет СЗВ-ТД․
Другие продукты 1С
В других продуктах 1С, таких как 1С:Франчайзи, также предусмотрена возможность ведения электронных трудовых книжек․ Процесс аналогичен описанному выше․
Преимущества использования ЭТК в 1С
- Удобство: Электронные трудовые книжки доступны в любое время и в любом месте․
- Безопасность: Электронные трудовые книжки защищены от физического повреждения и утери․
- Экономия: Экономия на бумаге, печати и хранении бумажных трудовых книжек․
- Автоматизация: Автоматизация процессов ведения кадрового учета․
- Простота: Упрощение процесса формирования отчетности․
Важные моменты, которые необходимо помнить
- Согласие работника: Для ведения ЭТК необходимо получить согласие работника․
- Сроки: Сведения о периодах работы должны быть сформированы в электронном виде в течение 10 рабочих дней с момента получения заявления работника․
- Хранение: Электронные трудовые книжки хранятся в электронном виде в информационной системе 1С․
- Доступ: Работники имеют доступ к своим электронным трудовым книжкам через личный кабинет на портале Госуслуг или через интерфейс 1С․
- Обязанность ведения бумажных книжек: Даже при ведении электронных трудовых книжек, работодатель обязан вести и бумажные трудовые книжки․
Переход на электронные трудовые книжки в 1С – это важный шаг к модернизации кадрового учета․ Использование ЭТК позволяет упростить и автоматизировать процессы ведения кадровой документации, повысить безопасность и удобство доступа к информации․ Внимательно изучите инструкции по ведению ЭТК в вашем продукте 1С и убедитесь, что все необходимые процедуры выполнены правильно․