С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). При приеме нового сотрудника на работу кадровый специалист обязан передать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР). Программы 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия автоматизируют этот процесс. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить прием на работу в 1С, чтобы данные корректно попали в электронную трудовую книжку сотрудника.
🔑 Самое главное
Запись в ЭТК происходит НЕ вручную, а автоматически на основе данных документа «Прием на работу», который вы создаете в 1С. От правильности заполнения этого документа зависит, какие сведения появятся в электронной трудовой книжке: дата приема, должность, организация, а также расчет стажа.
Подготовка: что нужно проверить перед приемом
Перед оформлением приема убедитесь, что в программе настроено следующее:
- Организация в 1С имеет корректные реквизиты, особенно ИНН и КПП. Эти данные уходят в СФР.
- В разделе «Зарплата и кадры» → «Настройка» → «Параметры учета кадров» активирована опция «Учет кадров» и выбрана правильная «Организация по умолчанию».
- Для передачи данных в СФР должна быть настроена соединение с сервисом СФР (через «Сервис» → «Обмен с СФР»).
Пошаговая инструкция: оформление приема и запись в ЭТК
Шаг 1: Создание карточки нового сотрудника
Если сотрудника еще нет в справочнике, его нужно создать.
- Перейдите: Зарплата и кадры → Кадры → Сотрудники (в 1С:Бухгалтерия путь может быть Кадры → Сотрудники).
- Нажмите кнопку «Создать» или «+».
- Заполните обязательные поля:
- ФИО (полное имя).
- Дата рождения.
- Пол.
- СНИЛС (если есть). Это критически важно для идентификации в СФР!
- ИНН (если есть).
- На вкладке «Должности» или в поле «Должность» в основной карточке укажите должность, на которую принимается сотрудник. Эта информация также уйдет в ЭТК.
- Сохраните карточку (Ctrl+S или кнопка «Записать»).
Шаг 2: Оформление документа «Прием на работу»
Это ключевой документ, на основе которого формируются сведения для ЭТК и приказ.
- Перейдите: Зарплата и кадры → Кадровый учет → Кадровые документы → Создать → Прием на работу.
- В открывшейся форме укажите:
- Организация (выберите из списка).
- Сотрудник (найдите созданного ранее);
- Дата приема — это дата, с которой начинается трудовой стаж в ЭТК.
- Должность (обычно подтягивается из карточки, но можно выбрать другую).
- Подразделение (если необходимо).
- Перейдите на вкладку «Трудовая деятельность» или «Стаж». Здесь находятся самые важные для ЭТК поля:
- Пункт (14) «С какого числа исчисляется стаж»:
- Если стажа нет (первое место работы), выбирайте «с момента приема на работу». Тогда в ЭТК запишется дата приема.
- Если стаж есть (переход из другой организации), выбирайте «с даты увольнения с предыдущего места работы» и укажите эту дату в соседнем поле. Это важно для правильного расчета общего стажа.
- Пункт (15) «Дата приема» — заполняется автоматически на основе даты документа, но можно корректировать. Это дата, которая пойдет в ЭТК как начало трудовых отношений.
- Пункт (14) «С какого числа исчисляется стаж»:
- Заполните остальные реквизиты (основание, приказ, кому передано и т.д.).
- Нажмите «Записать», а затем «Провести».
Примечание: В разных конфигурациях 1С (ЗУП ред. 3.1, Бухгалтерия 3.0) названия вкладок и пунктов могут незначительно отличаться, но суть остается одинаковой.
Шаг 3: Формирование и печать приказа
После проведения документа «Прием на работу» можно сформировать официальный приказ.
- В открытом документе нажмите кнопку «Печать» или «Сформировать».
- Выберите форму «Приказ о приеме на работу (форма П-1)».
- Проверьте данные и распечатайте приказ для подписи.
Шаг 4: Передача сведений в СФР (формирование ЕФС-1)
Это завершающий шаг, который фактически и отправляет запись в электронную трудовую книжку.
- Перейдите: Зарплата и кадры → Кадровый учет → Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1).
- Нажмите «Создать».
- В форме отчета укажите период (месяц приема) и организацию.
- Система автоматически подставит всех сотрудников, по которым в этом периоде были кадровые события (прием, увольнение и т.д.); Убедитесь, что ваш новый сотрудник в списке.
- Нажмите «Сформировать», а затем «Отправить в СФР».
- После успешной отправки в СФР сведения о приеме будут зафиксированы в электронной трудовой книжке сотрудника.
Важно! Передавать сведения в СФР нужно ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, даже если в организации не было кадровых изменений (нужно отправлять «нулевой» отчет).
Как проверить, что запись в ЭТК прошла?
Сотрудник может самостоятельно проверить запись в своей электронной трудовой книжке через портал Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
Также кадровик или бухгалтер может сформировать в 1С отчет «Сведения о трудовой деятельности (выписка из ЭТК)» для проверки, но это не официальный документ. Официальной выпиской из ЭТК является документ, выданный через Госуслуги или портал СФР.
Типичные ошибки и как их избежать
- Не заполнен СНИЛС сотрудника. Без него СФР не сможет идентифицировать человека. Заполняйте обязательно.
- Неправильно указан пункт (14) «С какого числа исчисляется стаж». Если сотрудник работает впервые, всегда выбирайте «с момента приема». Это дата начала его стажа в ЭТК.
- Не отправлен отчет ЕФС-1. Сам по себе документ «Прием на работу» в 1С не передает данные в СФР. Необходимо явно сформировать и отправить месячный отчет.
- Отправка отчета с задержкой. Нарушение сроков может повлечь штрафы. Настраивайте напоминания.
Запись в электронную трудовую книжку при приеме на работу в 1С — это не отдельное действие, а результат корректного цикла: создание карточки сотрудника → оформление документа «Прием на работу» с правильным указанием дат стажа → отправка сведений в СФР через отчет ЕФС-1. Следуя этой пошаговой инструкции, вы обеспечите безошибочное формирование данных в системе ЭТК и выполнение требований законодательства.
Информация в статье актуальна для конфигураций 1С:ЗУП 8.3 ред. 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3. Интерфейс и названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии и доработок вашей типовой конфигурации.