В этой статье мы подробно разберем, как организовать учет электронных трудовых книжек в продуктах 1С, какие отчеты формировать и как избежать ошибок при передаче сведений о трудовой деятельности;
Законодательная основа и суть перехода
Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс РФ, запустив процесс формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. С 1 января 2020 года заработал механизм, при котором:
- Данные о работе собираются и ведутся исключительно в электронной форме на ресурсах СФР.
- Работник получает доступ к своим данным через работодателя, личный кабинет на портале Госуслуг или в клиентской службе фонда.
- Сотрудники, впервые поступающие на работу с 2021 года, не имеют бумажных трудовых книжек — для них ведется только электронный формат.
- Работники, имевшие стаж до 2020 года, могли выбрать: сохранить бумажную книжку (параллельно с электронной) или полностью перейти на электронную.
Электронная трудовая книжка, это не файл на компьютере сотрудника, а совокупность сведений о трудовой деятельности и стаже, хранящаяся в базе СФР и формируемая на основании отчетов работодателей (форма ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД).
Где в 1С находятся электронные трудовые книжки?
Интерфейс программы зависит от конфигурации, но логика работы едина. Рассмотрим основные места расположения функций в популярных решениях.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.0 и выше)
Это наиболее функциональное решение для кадрового учета. Все операции сосредоточены в разделе «Кадры»:
- Перейдите в меню Кадры.
- Выберите подраздел «Электронные трудовые книжки».
- Здесь находятся документы:
- Уведомления о праве выбора формы трудовой книжки.
- Заявления сотрудников о выборе формы ведения книжки.
- Отчеты для передачи в СФР.
Для сотрудников без стажа, принятых в 2021 году и позже, программа автоматически предложит вести учет только в электронном виде. Для этого в карточке сотрудника должен быть установлен соответствующий флаг в разделе «Трудовая деятельность».
1С:Бухгалтерия предприятия 8 (ред. 3.0)
Если вы ведете зарплату в бухгалтерской программе, функционал также доступен:
- Раздел «Зарплата и кадры».
- Пункт меню «Электронные трудовые книжки».
Здесь можно сформировать необходимые отчеты и зарегистрировать заявления сотрудников.
Пошаговая инструкция: Начало работы с ЭТК в 1С
Чтобы начать корректную работу, необходимо выполнить ряд действий, особенно если вы принимаете нового сотрудника или переводите штат на ЭТК.
Шаг 1. Настройка и уведомления
До конца 2020 года работодатели были обязаны уведомить всех сотрудников о праве выбора формы трудовой книжки. В 2026 году этот этап актуален только для новых сотрудников, которые ранее нигде не работали, или для тех, кто восстанавливает документы. В 1С создаются документы «Уведомление о праве выбора».
Шаг 2. Прием заявлений
Сотрудник пишет заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (оставить бумажную или перейти на электронную). В 1С создается документ «Заявление о выборе формы трудовой книжки». Это основание для изменения способа учета в системе.
Шаг 3. Кадровые события
При приеме на работу, увольнении, переводе или переименовании компании, в 1С создаются соответствующие кадровые документы (приказы). Именно на их основании формируются данные для отчетности.
Шаг 4. Формирование отчетности (ЕФС-1)
С 2023 года отчет СЗВ-ТД был упразднен, и его функции перешли к единой форме ЕФС-1 (Подраздел 1.1). В 1С этот отчет формируется автоматически на основе введенных кадровых документов.
Путь формирования (примерный): Отчетность, справки -> Электронные трудовые книжки -> ЕФС-1.
Важно проверить заполненность реквизитов перед выгрузкой и отправкой в СФР.
Специализированное решение: 1С:Электронные трудовые книжки
Для организаций, которые еще не ведут полноценный кадровый учет в 1С, или для ИП с небольшим количеством сотрудников, существует отдельное бесплатное решение — 1С:Электронные трудовые книжки (ETK.1C.RU).
Ключевые возможности бесплатной версии:
- Ведение простого кадрового учета (приемы, увольнения, переводы).
- Формирование отчетности в Социальный фонд России.
- Автозаполнение реквизитов организации по ИНН.
- Поддержка работы для 1 юридического лица или ИП.
- Возможность получения выписок о стаже сотрудников.
Это решение идеально подходит для старта, если внедрение полной версии 1С:ЗУП пока не планируется.
Важные нюансы и частые вопросы
Что делать с сотрудниками без стажа?
Если гражданин впервые принимается на работу в 2021 году или позже, бумажная трудовая книжка ему не заводится. В 1С при создании карточки такого сотрудника необходимо указать, что трудовая книжка ведется только в электронном виде. Отчетность по нему формируется сразу же после приема.
Можно ли вести оба формата одновременно?
Да. Для сотрудников, которые выбрали сохранение бумажной книжки, работодатель обязан:
- Вести бумажный документ (вносить записи, заверять печатью и подписью).
- Параллельно передавать сведения в электронном виде через 1С в СФР.
Интеграция с КЭДО
Современные версии 1С позволяют интегрировать учет ЭТК с системами Кадрового электронного документооборота (КЭДО). Это ускоряет процесс: заявление сотрудника о выборе формы книжки может быть подписано электронной подписью и автоматически попадать в базу 1С, запуская цепочку необходимых действий.
Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, который к 2026 году стал стандартом делопроизводства. Программы 1С предоставляют полный инструментарий для соблюдения законодательства: от уведомления сотрудников до формирования сложных отчетов ЕФС-1. Главное — своевременно вносить кадровые события в систему и проверять актуальность форм отчетности, так как требования Социального фонда могут обновляться.
Использование специализированных разделов в 1С:ЗУП или бесплатного приложения 1С:ЭТК гарантирует минимизацию ошибок и защиту от штрафов за недостоверные сведения о трудовой деятельности.