С 2021 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предоставляет полный набор инструментов для ведения, хранения и отчетности по ЭТК. В данной статье подробно рассмотрены основные этапы работы с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП: настройка программы, оформление заявлений, заполнение форм СЗВ‑ТД и СТД‑Р, изменение способа ведения книжки, а также контроль перед сдачей отчетности.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда РФ (СФР). Все сведения о приеме, перемещении, увольнении и других кадровых событиях сотрудников передаются в электронном виде через отчетность СЗВ‑ТД и СТД‑Р.

• Хранение данных – в защищённом хранилище СФР;
• Доступ к сведениям – у работника через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• Обязательность – с 1 января 2021 года для всех новых трудовых отношений;
• Возможность ведения одновременно в электронном и бумажном виде (по соглашению сторон).

Подготовка 1С:ЗУП к работе с ЭТК

Прежде чем начинать оформлять электронные трудовые книжки, необходимо выполнить базовую настройку программы.

1. Включение функционала ЭТК
   • Перейдите в меню Администрирование → Настройки → Параметры учета;
   • Вкладка Кадры → установите флажок Вести электронные трудовые книжки;
   • Сохраните изменения.
2. Настройка обмена с СФР
   • В разделе Администрирование → Обмен данными → Пенсионный фонд укажите реквизиты вашей организации (ИНН, КПП, код подразделения);
   • Выберите формат обмена (XML/Электронная подпись) и загрузите сертификаты СФР (актуальные на 2025 год).
3. Создание шаблона заявления
   • Документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности находится в разделе Кадровик → Заявления;
   • При необходимости отредактируйте шаблон (добавьте логотип, уточните реквизиты организации) – форма не утверждена законодательно, поэтому допускаются правки.

Оформление заявления о выборе способа ведения трудовой книжки

Согласно законодательству, каждый сотрудник должен указать, в каком виде он желает вести трудовую книжку: бумажную, электронную или обе одновременно.

Создание заявления

1. Откройте Кадровик → Заявления → Создать;
2. Выберите тип документа Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
3. В поле Вид заявления укажите один из вариантов:
   • Бумажная трудовая книжка;
   • Сведения в электронной форме;
   • Оба варианта (если сотрудник согласен на одновременное ведение).
4. Заполните данные сотрудника (ФИО, табельный номер, дата приема);
5. Нажмите Заявление → Печать для получения печатного варианта (при необходимости);
6. Сохраните документ – он будет доступен в карточке сотрудника во вкладке Электронная трудовая книжка.

Отмена или изменение заявления

Если сотрудник решил изменить способ ведения книжки, достаточно создать новое заявление с нужным вариантом – предыдущее автоматически считается аннулированным. В карточке сотрудника отображается актуальное заявление (по дате).

Заполнение и отправка формы СЗВ‑ТД

Форма СЗВ‑ТД предназначена для передачи сведений о приеме, переводе, увольнении и других кадровых действиях в электронном виде.

Где формируется СЗВ‑ТД

В меню Отчеты → Кадровый учет → СЗВ‑ТД.

Пошаговая инструкция заполнения

1. Установите период, за который необходимо сформировать отчет (обычно месяц);
2. Нажмите Заполнить – программа автоматически подтянет все кадровые события, отмеченные флажком Отразить в трудовой книжке;
3. Проверьте список сотрудников: если у кого-то отсутствует отметка, откройте карточку сотрудника и в разделе Кадровик → Трудовая деятельность установите флаг;
4. Нажмите Проверить – система выполнит форматно‑логический контроль (проверка обязательных реквизитов, корректность кодов действий, наличие подписи);
5. При обнаружении ошибок исправьте их и повторите проверку;
6. После успешной проверки нажмите Отправить в СФР – формируется электронный пакет с ЭЦП и передаётся через защищённый канал;
7. Сохраните подтверждение отправки (XML‑файл с отметкой о принятии).

Особенности заполнения при совмещении бумажного и электронного вида

Если сотрудник выбрал оба варианта, в СЗВ‑ТД отражаются все события независимо от выбранного способа – дублирование не происходит, так как данные передаються в электронный реестр СФР, а бумажная книжка ведётся отдельно в отделе кадров.

Изменение способа ведения трудовой книжки

Переход с бумажного на электронный ведение (или наоборот) возможен в любой момент по соглашению сторон.

1. Создайте новое Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности с нужным вариантом;
2. Убедитесь, что в карточке сотрудника в разделе Электронная трудовая книжка отображается актуальное заявление;
3. Если переход происходит с бумажного на электронный, необходимо также оформить Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности для переноса уже накопленных сведений (можно загрузить скан‑копии бумажной книжки в виде приложения);
4. После подтверждения СФР все последующие события будут отражаться только в электронном виде.

Важно: При изменении способа ведения книжки не требуется аннулировать ранее поданные СЗВ‑ТД – они остаются в истории отчетности.

Контроль и проверка перед сдачей отчетности

Чтобы избежать штрафов и замечаний со стороны контролирующих органов, рекомендуется выполнять следующие проверки:

• Форматно‑логический контроль – кнопка Проверить в форме СЗВ‑ТД и СТД‑Р;
• Сверка с данными СФР – в личном кабинете организации на портале «Госуслуги» можно получить выписку из электронных трудовых книжек и сравнить её с внутренними данными;
• Проверка наличия ЭЦП – убедитесь, что все отправляемые файлы подписаны действующим сертификатом;
• Архивация подтверждений – храните XML‑файлы с отметками о принятии не менее 5 лет, как требует законодательство.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде без согласия сотрудника?

Нет. Согласие сотрудника оформляется заявлением. Без него ведение только в электронном виде незаконно.

Что делать, если сотрудник отозвал согласие на электронную форму?

Создайте новое заявление с выбором «Бумажная трудовая книжка». После этого дальнейшие события будут отражаться только в бумажном виде, а уже накопленные электронные сведения останутся в реестре СФР.

Нужно ли сдавать СЗВ‑ТД, если за месяц не было кадровых событий?

Да. В этом случае формируется «нулевой» отчет, который подтверждает отсутствие изменений.

Где посмотреть историю изменений способа ведения трудовой книжки?

В карточке сотрудника откройте вкладку Электронная трудовая книжка → там отображаются все заявления с датами и выбранными вариантами.

Работа с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП значительно упрощает кадровый учет, снижает риск ошибок и обеспечивает прозрачность взаимодействия с Пенсионным фондом. Ключевые моменты успешного ведения ЭТК:

• Включить функционал ЭТК в настройках программы;
• Оформить и хранить заявления сотрудников о выборе способа ведения книжки;
• Регулярно заполнять и проверять формы СЗВ‑ТД и СТД‑Р перед отправкой;
• Следить за актуальностью сертификатов СФР и соблюдать требования к электронной подписи;
• Проводить периодическую сверку данных с реестром СФР и архивировать подтверждения отправки.

Соблюдая указанные рекомендации, вы обеспечите бесперебойную работу кадровой службы, избежите штрафов и сможете оперативно предоставлять требуемую информацию в контролирующие органы.