С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги. Согласно законодательству, с 1 января 2020 года все работодатели обязаны предоставлять сотрудникам возможность выбора между бумажной и электронной формой ведения трудовой книжки.

В 2021 году организации, принимающие на работу сотрудников без трудового стажа, должны формировать сведения о периодах их работы исключительно в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Это означает, что с этого момента электронная трудовая книжка становится основным способом учета трудового стажа для новых сотрудников.

Нормативно-правовая база

Основные нормативные документы, регулирующие ведение электронных трудовых книжек:

• Федеральный закон от № 439-ФЗ, внес изменения в ТК РФ, установив возможность ведения трудовой книжки в электронном виде;
• Постановление Правительства РФ от № 883, утвердило порядок представления сведений о трудовой деятельности;
• Приказ Минтруда России от № 766н, определяет порядок ведения электронных трудовых книжек;
• Федеральный закон от № 374-ФЗ — уточнил порядок взаимодействия с Пенсионным фондом России (ПФР).

Как перейти на электронные трудовые книжки в 1С

Переход на электронные трудовые книжки в 1С осуществляется в несколько этапов:

Подготовка к переходу

1. Принятие решения о переходе, работодатель должен определить, будет ли он вести ЭТК для всех сотрудников или только для новых;
2. Уведомление сотрудников, не позднее чем за 2 месяца до перехода работодатель обязан уведомить сотрудников о предстоящем изменении;
3. Получение согласия сотрудников — каждый работник должен подписать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная, электронная или обе).

Создание заявлений в 1С

В программе 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия процесс создания заявлений выглядит следующим образом:

В 1С:Бухгалтерия путь может отличаться в зависимости от конфигурации, но обычно:

Отчетность, справки → Журнал "Электронные трудовые книжки" → Создать

Формирование отчетности

После настройки системы 1С автоматически формирует отчет СЗВ-ТД для Пенсионного фонда России. Этот отчет содержит сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника.

Настройка 1С для ведения ЭТК

Для корректной работы с электронными трудовыми книжками необходимо:

Обновление программы

• Убедитесь, что используемая версия 1С поддерживает функционал ЭТК (например, 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 3.0 и выше);
• Выполните обновление программы до актуальной версии через меню «Помощь» → «Обновить»;
• Установите необходимое расширение для работы с ЭТК (если требуется).

Настройка доступа

Для работы с электронными трудовыми книжками необходимо:

• Назначить ответственных сотрудников (кадровиков, бухгалтеров);
• Настроить права доступа в программе 1С;
• Подключить сервис 1С-Отчетность для отправки данных в ПФР (при необходимости).

Практическое ведение электронных трудовых книжек

Ведение электронных трудовых книжек в 1С осуществляется через специальный раздел программы. Рассмотрим основные операции:

Прием на работу

При оформлении нового сотрудника в 1С автоматически формируется запись в электронной трудовой книжке. Для этого:

1. Создайте документ «Прием на работу»;
2. В разделе «Электронные трудовые книжки» появится новая запись;
3. Заполните необходимые данные (дата приема, должность, условия труда и т.д.).

Кадровые изменения

При переводе сотрудника на другую должность или изменении условий труда:

1. Создайте документ «Кадровый перевод»;
2. В электронной трудовой книжке появится новая запись с указанием изменений;
3. Предыдущая запись сохраняется, что позволяет отслеживать весь трудовой путь сотрудника.

Увольнение

При увольнении сотрудника:

1. Создайте документ «Увольнение»;
2. В ЭТК будет добавлена запись с указанием причины и даты увольнения;
3. Сотрудник получает выписку из электронной трудовой книжки на руки или по запросу.

Просмотр и корректировка

Для просмотра и корректировки записей в электронной трудовой книжке:

1. Перейдите в раздел «Электронные трудовые книжки»;
2. Выберите нужного сотрудника;
3. Откройте карточку сотрудника, где представлены все записи;
4. При необходимости внесите корректировки (например, исправление ошибок).

Отчетность и взаимодействие с ПФР

Одним из ключевых аспектов ведения электронных трудовых книжек является формирование и отправка отчетности в Пенсионный фонд России. Основной отчет — СЗВ-ТД.

Формирование отчета СЗВ-ТД

В 1С отчет формируется автоматически при выполнении следующих действий:

1. Перейдите в раздел «Отчетность»;
2. Выберите «СЗВ-ТД»;
3. Укажите период отчетности;
4. Выберите сотрудников, по которым необходимо сформировать отчет;
5. Сформируйте и проверьте отчет;
6. Отправьте отчет в ПФР через сервис 1С-Отчетность.

Сроки сдачи отчетности

• Ежемесячно — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным;
• Ежеквартально, для организаций с численностью до 25 человек;
• Ежегодно — для организаций с численностью до 10 человек.

Взаимодействие с ПФР

Для корректного взаимодействия с Пенсионным фондом:

• Используйте сертифицированную электронную подпись;
• Регулярно обновляйте программу 1С;
• Следите за изменениями в законодательстве;
• При возникновении вопросов обращайтесь в службу поддержки 1С или ПФР.

Преимущества и недостатки ведения электронных трудовых книжек в 1С

Часто задаваемые вопросы

Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, законодательством предусмотрена возможность ведения трудовой книжки в двух формах одновременно. Работник может выбрать, в каком виде ему вести трудовую книжку.

Как сотрудник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке?

Сотрудник может получить выписку из электронной трудовой книжки:

• Через личный кабинет на сайте ПФР;
• Через портал Госуслуг;
• Через работодателя (по запросу).

Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?

Если обнаружена ошибка в ЭТК, необходимо:

1. Уведомить работодателя;
2. Предоставить документы, подтверждающие правильные данные;
3. Работодатель внесет корректировки в 1С;
4. При необходимости будет сформирован корректирующий отчет СЗВ-ТД.

Можно ли перейти на электронную трудовую книжку задним числом?

Нет, переход на электронную трудовую книжку осуществляется только с момента принятия решения о переходе. Записи до этого момента остаются в бумажном виде.

Как часто нужно обновлять программу 1С для работы с ЭТК?

Рекомендуется обновлять программу 1С не реже одного раза в месяц, так как законодательство и требования ПФР могут меняться.

Ведение электронных трудовых книжек в 1С — это современный и удобный способ учета трудовой деятельности сотрудников. Несмотря на некоторые сложности, связанные с переходом и настройкой, электронные трудовые книжки значительно упрощают работу кадровых служб и снижают риск ошибок.

Основные преимущества использования 1С для ведения ЭТК:

• Автоматизация процессов;
• Сокращение бумажного документооборота;
• Удобный доступ к данным;
• Оперативное взаимодействие с ПФР.

Для успешного внедрения электронных трудовых книжек рекомендуется:

1. Тщательно изучить законодательную базу;
2. Обновить программу 1С до актуальной версии;
3. Настроить систему и обучить сотрудников;
4. Регулярно обновлять программу и следить за изменениями в законодательстве;
5. Обеспечить надежную защиту данных.

Надеемся, что данное руководство поможет вам успешно внедрить и использовать электронные трудовые книжки в программе 1С!