С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Однако работодатели по-прежнему обязаны вести учет трудовой деятельности граждан, которые не отказались от бумажного носителя․ Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред․ 3 и выше) предоставляет комплексные инструменты для корректного учета как бумажных, так и электронных трудовых книжек, а также для оформления необходимых заявлений и отчетности․

Законодательная база и ключевые понятия

Основные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66 и 66․1) – регулирует порядок ведения и переход между форматами․
• Федеральный закон № 439-ФЗ – устанавливает правила ведения электронных трудовых книжек․
• Порядок ведения трудовых книжек (Постановление Правительства № 891) – детализирует процедуры․

Ключевой момент: Работник вправе в любой момент отказаться от бумажной книжки и подать заявление на переход на ЭТК․ Работодатель обязан начать вести ЭТК с даты получения такого заявления․

Настройка и процесс в 1С:ЗУП

Указание способа ведения при приеме на работу

В документах Прием на работу и Прием на работу списком появился флаг «Отразить в трудовой книжке»․ При его установке:

1. В карточке сотрудника (раздел Кадры) становится доступным реквизит «Способ ведения трудовой книжки»․
2. Нужно выбрать один из вариантов:
   • «Бумажный носитель» (по прежнему месту работы, если было)․
   • «Электронная форма»․
3. Указывается дата заявления (дата, с которой начинается действие выбранного способа)․

Примечание: Если сотрудник уже работает в организации и меняет способ ведения, это оформляется отдельным документом «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․

Оформление заявления о выборе способа ведения

В 1С:ЗУП есть специальный документ: Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․

• По кнопке «Подбор» можно добавить одного или нескольких сотрудников в один документ․
• Для каждого сотрудника выбирается вид заявления:
  • «Ведение сведений в электронном виде» (ст․ 66․1 ТК РФ)․
• Дата документа в 1С должна соответствовать дате подачи заявления работником․

Программа автоматически формирует два варианта печатной формы заявления (на каждый случай)․ Форма не утверждена законодательно, но соответствует требованиям․ При необходимости ее можно отредактировать․

Что делать после получения заявления?

Если выбрана бумажная книжка:

• В течение 3 рабочих дней внесите запись в бумажную трудовую книжку работника о том, что он подал заявление о продолжении ведения в бумажном виде․
• Выдайте книжку работнику под расписку․
• Параллельно в 1С для этого сотрудника нужно вести электронную версию (заполнять кадровые документы, начисления и т․д․), чтобы можно было сдать отчетность в ПФР․

Если выбрана электронная книжка:

• Начните вести ЭТК в 1С с даты, указанной в заявлении․
• В бумажную книжку (если она была) вносится запись о подаче заявления на переход на ЭТК, после чего она возвращается работнику․

Обязанность по параллельному ведению и отчетность

Важно! Даже для сотрудников с бумажными книжками работодатель обязан формировать и сдавать в ПФР сведения об их трудовой деятельности в электронном виде․

Отчеты в ПФР

• СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)․ Формируется на основе кадровых документов (прием, увольнение, перевод и т․д․)․ Для отражения документа в отчете в кадровом документе должен быть установлен флаг «Отразить в трудовой книжке»․
• ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности)․ В подразделе 1․1 для каждого сотрудника есть поле «Ведение бумажной трудовой книжки»․ Здесь нужно указать:
  • «Да» – если сотрудник ведет бумажную книжку․
  • «Нет» – если ведется только электронная․

Сроки сдачи отчетности:

• Сведения о приеме/увольнении (СЗВ-ТД) – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем события․
• ЕФС-1 (подраздел 1․1) – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление о выборе способа ведения или произошло иное кадровое изменение․

Частые вопросы и нюансы

А что, если сотрудник передумал?

Работник, выбравший бумажную книжку, вправе в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК․ Работодатель обязан начать вести ЭТК с даты получения этого заявления․ В бумажную книжку вносится соответствующая запись․

Нужно ли ставить флаг «Отразить в трудовой книжке» для бумажных?

Да, обязательно! Этот флаг – ключевой для формирования отчетности (СЗВ-ТД) в ПФР․ Если флаг не стоит, сведения о сотруднике не попадут в отчет, что является нарушением․ Флаг ставится во всех кадровых документах (прием, увольнение, перевод), которые должны быть отражены в трудовой книжке (бумажной или электронной)․

Как проверить, ведется ли ЭТК по сотруднику в 1С?

В карточке сотрудника (раздел Кадры) в реквизите «Способ ведения трудовой книжки» будет указан выбранный вариант․ Также можно сформировать отчет «Трудовые книжки» (меню Отчеты – Кадры), который показывает список сотрудников и способ ведения их книжек․

Ведение бумажных трудовых книжек в 1С:ЗУП – это не просто заполнение физического документа, а часть комплексного процесса кадрового учета, тесно связанного с ведением электронных сведений и сдачей отчетности в ПФР․ Ключевые шаги:

1. Получить заявление от сотрудника о выборе способа ведения․
2. Указать способ в карточке сотрудника и в кадровых документах (с флагом «Отразить в трудовой книжке»)․
3. Внести записи в бумажную книжку (если она ведется) в установленные законом сроки․
4. Вести параллельный электронный учет в 1С для формирования СЗВ-ТД и ЕФС-1․
5. Сдавать отчетность в ПФР в установленные сроки, корректно заполняя поле «Ведение бумажной трудовой книжки» в ЕФС-1․

Следование этой инструкции обеспечит соответствие требованиям законодательства и избежит проблем при проверках․

Статья составлена на основе актуальных требований законодательства и функционала 1С:ЗУП 8․3 (ред․ 3․0 и выше)․ Перед применением рекомендуется ознакомиться с последними обновлениями конфигурации и официальными разъяснениями контролирующих органов․