В современной бухгалтерии и кадровой работе всё больше процессов переходит в электронный формат. Одним из ключевых документов, требующих особого внимания, является отчетность по трудовым книжкам. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) реализованы современные инструменты, позволяющие вести электронные трудовые книжки (ЭТК), формировать необходимые отчёты в Пенсионный фонд России (ПФР) и обеспечивать полное соответствие законодательству.
Почему переход на электронные трудовые книжки?
С 2025 года вступили в силу поправки к отчёту ЕФС‑1. Сдавать его обязаны все работодатели, поэтому важно знать, как правильно оформить отчётность по трудовым книжкам.
- Экономия времени – автоматизация формирования и отправки отчётов.
- Снижение ошибок – отсутствие ручного ввода данных.
- Соответствие законодательству – полное соответствие требованиям ПФР.
- Удобство хранения – электронные документы доступны в любой момент.
Что изменилось в ЕФС‑1?
В подразделении 1.1 (Электронная трудовая книжка) теперь требуется указывать сведения о переходе сотрудника на электронный формат, а также подтверждать отзыв заявлений о способе ведения трудовой книжки.
Как формировать отчётность в 1С?
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 новые формы документов размещены в журнале Электронные трудовые книжки (разделы Кадры и Отчётность, справки).
Пошаговая инструкция
- Регистрация заявления о переходе на электронную форму через раздел Кадры → Журнал Электронные трудовые книжки.
- Заполнение данных о сотруднике: ФИО, дата рождения, дата начала работы, сведения о предыдущих трудовых местах.
- Создание документа «Электронная трудовая книжка» – в журнале выбираем пункт Создать → Электронная трудовая книжка.
- Формирование отчёта СЗВ‑ТД – в меню Отчётность → Справки → СЗВ‑ТД выбираем нужный период и тип отчёта.
- Отправка в ПФР через сервис 1С‑Отчётность – нажимаем кнопку «Отправить», проверяем подтверждение.
- Сохранение копии отчёта в файл или печать при необходимости.
Использование сервиса 1С‑Отчётность
Сервис 1С:Электронные трудовые книжки позволяет:
- Быстро сформировать отчёт СЗВ‑ТД для представления в ПФР.
- Отправить отчёт напрямую из программы без дополнительных программ.
- Получить подтверждение отправки (технический анализ) и сохранить его в архиве.
- Печатать ответы контролирующих органов.
Преимущества и недостатки ведения электронной трудовой книжки в 1С
Ведение ЭТК в 1С имеет как плюсы, так и минусы, которые стоит учитывать при выборе решения.
Плюсы
- Автоматическое обновление данных при изменениях в штате.
- Удобный поиск и просмотр истории трудовой деятельности сотрудника.
- Интеграция с другими модулями 1С (Зарплата, Персональный, Бухгалтерия).
- Поддержка требований ПФР и ФНС.
Минусы
- Требуется обучение персонала работе с новыми формами.
- Необходимо обеспечить надёжное хранение электронных документов.
- В случае технических сбоев возможны задержки в отправке отчётов.
Как правильно оформить отчёт ЕФС‑1 по электронной трудовой книжке
Отчёт ЕФС‑1 состоит из нескольких подразделений. Наиболее важным для нас является подраздел 1.1, где указываются сведения об электронной форме трудовых книжек.
Что включать в подраздел 1.1
- Код подразделения, где ведётся ЭТК.
- Номер и дата заявления о переходе на электронный формат.
- Сведения о сотруднике (ФИО, ИНН, дата рождения).
- Дата начала ведения электронной трудовой книжки.
- Подтверждение отзыва, если ранее сотрудник использовал бумажную форму.
Как заполнить в 1С
В журнале Электронные трудовые книжки откройте документ Электронная трудовая книжка, заполните реквизиты и нажмите кнопку Сформировать отчёт ЕФС‑1. Система автоматически сформирует нужный XML‑файл, который можно отправить через 1С‑Отчётность.
Практические рекомендации для работодателей
- Начните с тестового периода – проверьте работу всех форм на небольшом наборе сотрудников.
- Обучите HR‑отдел работе с журналом Электронные трудовые книжки и сервисом 1С‑Отчётность.
- Регулярно проверяйте подтверждения отправки отчётов в ПФР, чтобы избежать проблем с контрольными органами.
- Сохраняйте копии всех отправленных отчётов в архиве (например, в облачном хранилище).
- Следите за изменениями законодательства – в 2025‑2026 годах вводятся новые требования к отчёту ЕФС‑1.
Переход на электронные трудовые книжки в 1С – это не только требование законодателя, но и реальная возможность ускорить работу кадрового отдела, снизить нагрузку на бухгалтерию и исключить ошибки в отчётности. Правильное заполнение и своевременная отправка отчётов по трудовым книжкам в ПФР гарантирует соответствие требованиям ПФР и снижает риск штрафов.
Сервис 1С:Электронные трудовые книжки предоставляет всё необходимое: от регистрации заявлений до формирования и отправки отчётов СЗВ‑ТД. При правильной настройке и обучении персонала вы сможете полностью автоматизировать кадровый документооборот и сосредоточиться на стратегических задачах компании.
Автор: консультант по 1С:Зарплата и управление персоналом, 2026‑05‑21.