В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ведение трудовых книжек стало не только обязательным, но и удобным благодаря возможности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)․ В этой статье подробно рассмотрим, как правильно отражать трудовые книжки в 1С, какие документы необходимо заполнять, как формировать отчётность и какие нюансы стоит учитывать при переходе на электронный формат․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в базе 1С и может быть передан в Пенсионный фонд России (ПФР) в виде файла СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) и СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности для выдачи сотруднику)․

• С 1 января 2020 года работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
• С 2021 года переход на ЭТК стал обязательным даже для сотрудников без стажа․
• ЭТК упрощает отчетность, ускоряет обмен данными с ПФР и снижает бумажную нагрузку․

Как включить ЭТК при приёме на работу

Начиная с релиза 3․1․14․208 конфигурации 1С:ЗУП 3․1, в документе «Приём на работу» появилась возможность указать способ ведения трудовой книжки․ Это делается так:

1. Откройте документ Приём на работу․
2. В разделе «Данные о трудовой книжке» установите флажок «Электронная трудовая книжка»․
3. Укажите дату подачи заявления о переходе на ЭТК (если работник уже подавал заявление)․
4. Сохраните документ․ 1С автоматически создаст запись в базе о выбранном способе ведения трудовой книжки․

Пример: сотрудница Ильченко Е․ Н․ была принята в ООО «Дом шоколада» г․ Приём на работу включил флажок «Электронная трудовая книжка», а дата заявления – г․

Как вести ЭТК в 1С:ЗУП 8 и 3․1

В 1С:ЗУП 8 и 3․1 ЭТК ведётся автоматически после установки флажка․ Для сотрудников без стажа (начало трудовой деятельности) в документе «Приём на работу» ставится флажок «Начало трудовой деятельности»․

• Для сотрудников с предыдущим стажем 1С сохраняет данные из бумажной трудовой книжки․
• Для новых сотрудников создаётся новая запись, начиная с даты приёма․
• При увольнении 1С автоматически закрывает запись в ЭТК․

Формирование отчётности: СЗВ-ТД и СТД-Р

Для представления сведений в ПФР необходимо сформировать файлы СЗВ-ТД и СТД-Р․ В 1С это делается через раздел «Отчётность»:

1. Выберите период отчётности (например, декабрь 2020)․
2. Запустите генерацию СЗВ-ТД․ 1С автоматически соберёт данные о всех сотрудниках, внесённых в ЭТК за выбранный период․
3. Сохраните файл в формате XML и отправьте его в ПФР через сервис 1С‑Отчётность․
4. Для выдачи сотруднику сформируйте СТД-Р – это копия сведений, которую можно распечатать и передать сотруднику․

Важно: если в отчёте СЗВ-ТД попадают заявления о выборе ведения трудовых книжек, которые были поданы в октябре 2020, это связано с тем, что 1С учитывает все изменения, внесённые до даты отчётности․

Как изменить способ ведения трудовой книжки

Если после приёма сотрудника необходимо изменить способ ведения трудовой книжки, это можно сделать в документе «Приём на работу» или в настройках сотрудника:

1. Откройте документ «Приём на работу» сотрудника․
2. Снимите флажок «Электронная трудовая книжка» и установите «Бумажная» (или наоборот)․
3. Сохраните изменения․ 1С автоматически обновит запись в базе․

Можно вести обе формы одновременно, но это не рекомендуется, так как может возникнуть конфликт данных․

Практические рекомендации

• Периодически проверяйте, что в 1С отражены все заявления о переходе на ЭТК․
• Обучите кадровый отдел работе с документом «Приём на работу» и формами отчётности․
• Регулярно обновляйте конфигурацию 1С до последней версии, чтобы иметь доступ к новым функциям и исправлениям․
• Проверяйте корректность файлов СЗВ-ТД перед отправкой в ПФР – ошибки могут привести к штрафам․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли вести бумажную и электронную трудовую книжку одновременно?

   Технически возможно, но это не рекомендуется․ Лучше выбрать один формат и придерживаться его․

2. Как быстро получить подтверждение от ПФР о получении СЗВ-ТД?

   ПФР обычно подтверждает получение в течение 1–2 дней после отправки․

3. Что делать, если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК?

   В 1С можно принудительно включить ЭТК, но в отчётности будет отмечено, что заявление не было подано․

Переход на электронную трудовую книжку в 1С упрощает кадровый учёт, ускоряет обмен данными с ПФР и снижает бумажную нагрузку․ Главное – правильно настроить документы при приёме, регулярно формировать отчётность и следить за корректностью данных․ Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете без проблем отражать трудовые книжки в 1С и выполнять все требования законодательства․