В последние годы переход от бумажных трудовых книжек к электронным форматам становится все более актуальным․ 1С:ЗКГУ (Зарплата и кадры для государственных учреждений) предоставляет полный набор инструментов для ведения электронных трудовых книжек (ЭТК), которые полностью заменяют бумажные документы и позволяют автоматизировать процесс подготовки отчетности в Пенсионный фонд России (ПФР)․ В этой статье мы разберем, как настроить и использовать ЭТК в 1С:ЗКГУ, какие преимущества они дают и какие шаги необходимо выполнить для их внедрения․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются все кадровые события: приём на работу, перевод, увольнение, изменение должности, начисление зарплаты и т․д․ В 1С:ЗКГУ ЭТК хранится в базе данных и автоматически отражается в отчёте СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности), который подается в ПФР․

Почему стоит перейти на ЭТК?

• Отсутствие риска потери документа при пересылке․
• Автоматическое формирование отчётов в ПФР․
• Упрощённое ведение кадрового учёта․
• Сокращение бумажных расходов․
• Соблюдение требований Федерального закона о цифровой экономике․

Как включить режим ведения ЭТК в 1С:ЗКГУ

Для того чтобы начать вести электронную трудовую книжку, необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Откройте меню Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки․
2. Нажмите кнопку Создать и выберите тип документа – обычно это СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности)․
3. В открывшемся окне выберите сотрудника и заполните необходимые поля․
4. Установите флаг Отразить в трудовой книжке, чтобы документ автоматически появился в ЭТК․
5. Сохраните документ․

Если сотрудник впервые принимается на работу, то его трудовая книжка ведется только в электронном виде․ Это правило актуально с 2021 года и закреплено в нормативных документах․

Заполнение заявления о ведении трудовой книжки

В 1С:ЗКГУ для создания заявления о ведении трудовой книжки используется модуль Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․ При заполнении заявления в колонке Вид заявления необходимо выбрать вариант Электронная форма․ Далее:

• Нажмите кнопку Заявление – система сгенерирует документ․
• Проверьте корректность данных, при необходимости внесите правки․
• Сохраните заявление и при желании распечатайте его․

Важно отметить, что заявление не имеет утвержденной формы, поэтому разработчики 1С предложили свой вариант, который можно редактировать по необходимости․

Создание отчёта СЗВ-ТД и его сдача в ПФР

После того как все кадровые события отражены в ЭТК, можно сформировать отчёт СЗВ-ТД:

1. Перейдите в раздел Отчёты → СЗВ-ТД․
2. Выберите нужный период и нажмите Сформировать․
3. Отчёт можно отправить в ПФР через сервис 1С-Отчетность или распечатать в бумажном виде․

Сформированный отчёт автоматически содержит все сведения, которые были внесены в ЭТК, что гарантирует его корректность;

Практические рекомендации по работе с ЭТК

• При приёме нового сотрудника обязательно включайте флаг Отразить в трудовой книжке․
• При переводе сотрудника в другую должность создавайте отдельный документ СТД-Р и отмечайте его в ЭТК․
• При увольнении сотрудника создайте документ Увольнение и убедитесь, что он отражён в ЭТК․
• Периодически проверяйте корректность данных в ЭТК, чтобы избежать ошибок в отчётах ПФР․
• Для сотрудников без стажа работы в 2021 году используйте только электронный формат – бумажная трудовая книжка не требуется․

Инструменты и подсистемы, поддерживающие ЭТК

В 1С:ЗКГУ доступны несколько подсистем, которые облегчают работу с ЭТК:

• Облачная подсистема Фреш – позволяет хранить и синхронизировать данные в облаке․
• Подсистема 1С:Фреш – предоставляет доступ к данным через веб‑интерфейс․
• Приложения для чтения электронных книг – PocketBook, Digma, Era и т․д․, которые можно использовать для просмотра электронных трудовых книжек․

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? – Да, в 1С:ЗКГУ можно вести обе версии одновременно․ Для этого в настройках необходимо включить оба режима․
2. Как изменить способ ведения трудовой книжки? – В меню Зарплата и кадры → Настройки → Ведение трудовой книжки выберите нужный режим․
3. Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка? – Создайте документ Исправление ошибок, отметьте флаг Отразить в трудовой книжке и сохраните․
4. Как быстро сформировать отчёт для ПФР? – Используйте кнопку Отправить в ПФР в отчёте СЗВ-ТД, если вы подключили сервис 1С-Отчетность․

Внедрение электронных трудовых книжек в 1С:ЗКГУ – это шаг к цифровизации кадрового учёта, который обеспечивает точность данных, экономию ресурсов и соблюдение нормативных требований․ Следуя описанным выше шагам, вы сможете быстро настроить систему, начать вести ЭТК и получать отчёты в ПФР без лишних усилий․

Если вы только начинаете работу с 1С:ЗКГУ, рекомендуем ознакомиться с официальной документацией «КонсультантПлюс» и пройти практические тренинги по работе с модулем Электронные трудовые книжки․ Это позволит максимально эффективно использовать все возможности программы и избежать ошибок при ведении кадрового учёта;