С 2021 года в Украине ведется переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это важный шаг в цифровизации кадрового учета. В этой статье мы рассмотрим, как правильно работать с электронными трудовыми книжками в программе 1С:ЗУП, чтобы избежать ошибок и обеспечить соответствие требованиям законодательства.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она содержит сведения о трудовой деятельности работника, такие как даты приема и увольнения, должности, сведения о заработной плате и другие важные данные. ЭТК хранится в электронном виде и доступна работнику и работодателю через специализированные системы.
Преимущества использования ЭТК
- Удобство: Доступ к информации о трудовой деятельности в любое время и из любого места.
- Безопасность: Защита от потери и повреждения данных.
- Экологичность: Сокращение использования бумаги.
- Оперативность: Быстрый доступ к информации для различных целей (например, для оформления больничных, отпусков).
Настройка работы с ЭТК в 1С:ЗУП
Чтобы корректно работать с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП, необходимо выполнить несколько настроек:
Настройка справочников
1С:ЗУП работает с электронными трудовыми книжками на основе справочников и классификаторов. Важно убедиться, что в программе настроены необходимые справочники:
- Справочник «Трудовые функции»: Содержит перечень профессий и должностей. Необходимо заполнить этот справочник актуальными данными.
- Справочник «Коды ОКЗ»: Содержит коды видов экономической деятельности; Необходимо выбрать соответствующие коды для каждой должности.
- Справочник «Виды трудовой деятельности»: Содержит перечень видов трудовой деятельности (например, работа по трудовому договору, работа по гражданско-правовому договору).
Настройка параметров учета
В настройках параметров учета необходимо указать, что электронные трудовые книжки используются в организации.
- Перейдите в раздел «Настройка параметров учета».
- Выберите вкладку «Трудовые книжки».
- Установите флажок «Использовать электронные трудовые книжки».
- Укажите настройки для работы с электронными трудовыми книжками (например, способ хранения, формат данных).
Заполнение данных о работниках
При приеме на работу необходимо заполнить сведения о работнике в личном кабинете сотрудника в 1С:ЗУП. В частности, необходимо указать:
- Дата приема на работу.
- Должность.
- Трудовая функция (код ОКЗ).
Оформление электронных трудовых книжек
1С:ЗУП автоматически формирует сведения для электронной трудовой книжки на основе данных, введенных в программу. Работодателю необходимо регулярно предоставлять сведения в электронном виде в соответствующие органы (например, в Пенсионный фонд Украины).
Формирование сведений для ЭТК
Для формирования сведений для ЭТК необходимо выполнить следующие действия:
- Перейдите в раздел «Кадры».
- Выберите сотрудника.
- Выберите действие «Сформировать сведения для ЭТК».
Предоставление сведений в электронном виде
Сформированные сведения для ЭТК можно предоставить в электронном виде через портал Госуслуг или через специализированные сервисы.
Регистрация электронных трудовых книжек
В настоящее время вопрос о регистрации электронных трудовых книжек в книге учета трудовых книжек и водительских удостоверений не является актуальным. Электронная трудовая книжка является аналогом бумажной и не требует физического хранения.
Важные моменты
- Уведомления: Работодатель должен уведомить работника о переходе на электронную трудовую книжку.
- Заявления: Работник может подать заявление об отказе от использования электронной трудовой книжки (но это возможно только в определенных случаях).
- Доступ к информации: Работник имеет право получить доступ к своим сведениям из электронной трудовой книжки.
Работа с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП – это важный процесс, который требует внимательности и соблюдения законодательства. Правильная настройка программы и своевременное предоставление сведений в электронном виде помогут избежать ошибок и обеспечить соответствие требованиям.
Важно помнить: Электронная трудовая книжка – это официальный документ, который имеет такую же юридическую силу, как и бумажная трудовая книжка.