В 2026 году вопрос о ведении электронных трудовых книжек (ЭТК) перестал быть темой для дискуссий и превратился в четкий регламент действий для каждого работодателя. С момента перехода функций Пенсионного фонда к Социальному фонду России (СФР) и внедрения новых форм отчетности, обязанности бизнеса претерпели значительные изменения. Главное, что нужно помнить: работодатель не «ведет» электронную книжку в привычном смысле слова (как файл на компьютере), он обязан своевременно и корректно передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в информационную систему СФР.

Кто несет ответственность за ведение ЭТК?

Существует распространенное заблуждение, что раз книжка «электронная», то и вести ее должен сам работник или государство. Это не так. Обязанность по фиксации событий трудовой деятельности лежит на работодателе. Именно организация-работодатель должна:

• Принять решение о формате ведения (для тех, кто еще не определился в переходный период, хотя для новых сотрудников выбор уже не стоит).
• Вносить записи о приеме, переводе и увольнении.
• Передавать эти данные в Социальный фонд России.
• Защищать персональные данные сотрудников при работе с системами отчетности.

Как отмечают эксперты, ведение ЭТК для работодателя означает в первую очередь соблюдение сроков и подачи отчетных форм. Ошибки в этом процессе могут привести к штрафам и проблемам у сотрудников при оформлении пенсий или кредитов.

Правила для разных категорий сотрудников в 2026 году

Порядок действий работодателя напрямую зависит от того, когда человек впервые устроился на работу и есть ли у него стаж до 2021 года.

Сотрудники, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года

Для этой категории работников бумажные трудовые книжки не заводятся вообще. Вся их трудовая деятельность фиксируется исключительно в электронном виде; Работодатель обязан:

1. При приеме на работу зарегистрировать сотрудника в системе персонифицированного учета (если это еще не сделано).
2. Передавать сведения о трудовой деятельности в СФР.

В этом случае вопрос «должен ли работодатель вести бумажную версию?» отпадает — такой обязанности нет.

Сотрудники со стажем до 2021 года

Здесь ситуация зависит от выбора, сделанного работником ранее:

• Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК: Работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки работнику. С этого момента организация освобождается от ответственности за ее хранение и ведение. Все дальнейшие записи вносятся только в электронном виде путем подачи отчетов в СФР.
• Если сотрудник не подавал заявления или выбрал бумажный формат: Работодатель обязан вести обе версии. Информация вносится в бумажную трудовую книжку (собственноручно или с помощью технических средств) и параллельно передается в электронном виде в Социальный фонд.

Как оформить и передать данные: Форма ЕФС-1

Ключевым инструментом взаимодействия работодателя с государством в 2026 году является отчет по форме ЕФС-1. Ранее использовавшиеся формы (например, СЗВ-ТД) были упразднены или интегрированы в новые регламенты.

Основные обязанности работодателя при работе с ЕФС-1:

• Прием на работу: Сведения передаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Увольнение: Данные об увольнении также передаются оперативно. Кроме того, в день увольнения работодатель обязан выдать работнику (перешедшему на ЭТК) сведения о его трудовой деятельности по форме ЕФС-1 (или выписку из системы), заверенную подписью и печатью организации.
• Исправление ошибок: Если в ранее переданных данных обнаружена ошибка, работодатель должен незамедлительно подать корректирующий отчет.

Частые вопросы и спорные ситуации

Что делать, если у кандидата нет трудовой книжки?

При приеме на работу необходимо уточнить статус кандидата. Если у человека нет бумажной трудовой книжки, нужно выяснить причину. Если она утеряна или повреждена, а стаж у человека есть, работодатель обязан по заявлению работника оформить новую бумажную трудовую книжку (если человек относится к категории тех, кому они еще ведутся) или действовать исключительно в электронном поле, если речь о молодом специалисте без стажа до 2021 года.

Может ли работник «подставить» работодателя?

Да, риски существуют. Например, если работник утверждает, что подал заявление на переход на ЭТК, но не сделал этого, или наоборот; Важно помнить: наличие или отсутствие бумажной книжки на руках у работника после 2020 года является маркером его выбора. Если книжка у него на руках, значит, он выбрал электронный формат, и работодатель не имеет права вносить туда записи, а должен только передавать данные в СФР.

Где посмотреть свою электронную трудовую?

Работодатель видит только те данные, которые он сам передал, и историю сотрудника в рамках своей организации (через системы кадрового учета и порталы СФР). Сам работник может проверить корректность записей через:

• Портал «Госуслуги».
• Личный кабинет на сайте Социального фонда России.
• МФЦ.
• Запросив выписку у работодателя (в бумажном или электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью).

Резюме: Чек-лист для работодателя

Чтобы избежать штрафов и проблем с трудовым законодательством в 2026 году, руководителю или кадровику необходимо:

1. Проверить у нового сотрудника наличие бумажной трудовой книжки и статус его выбора (ЭТК или бумажная).
2. Настроить автоматическую выгрузку данных для формирования отчета ЕФС-1.
3. Соблюдать жесткие сроки передачи данных (обычно не позднее следующего рабочего дня после события).
4. При увольнении сотрудника, ведущего ЭТК, обязательно выдавать ему заверенную выписку о трудовой деятельности.
5. Не забывать, что даже при полном переходе на «цифру», ответственность за достоверность переданных сведений несет работодатель.

Таким образом, ответ на вопрос «Должен ли работодатель вести электронную трудовую книжку?» однозначен: да, обязан. Но технически это выражается не в рисовании записей в файле, а в строгом соблюдении регламента передачи данных в Социальный фонд России. Игнорирование этих требований в 2026 году приравнивается к нарушению трудового законодательства со всеми вытекающими последствиями.