В 2026 году завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что все работодатели обязаны вести стаж сотрудников в электронной форме, а бумажные трудовые книжки перестали быть обязательными. Ниже вы найдёте подробный гид по всем актуальным вопросам: как оформить первую запись, как вносить изменения, какие документы нужны и где можно проверить данные о своём стаже.

Что изменилось в законодательстве?

• С 1 января 2026 года переходный период по внедрению ЭТК завершён. Работодатели обязаны вести стаж в электронной форме без бумажных записей.
• Новые бланки трудовых книжек, которые можно печатать, выпускаются не только Гознаком, но и любыми предприятиями, соответствующими требованиям Минтруда.
• С 1 сентября 2024 года в Трудовом кодексе РФ введены изменения, касающиеся почасовой ставки, надбавок и выплат, которые отражаются в ЭТК.
• С 1 января 2024 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. Бумажные трудовые книжки становятся «необязательными» и могут использоваться только по желанию сотрудника.

Как оформить первую запись в электронную трудовую книжку?

1. Регистрация в системе «КонсультантПлюс» – получите пробный доступ бесплатно на 2 дня, чтобы ознакомиться с интерфейсом.
2. Подготовьте документы: трудовой договор, копию паспорта, справку о предыдущем стаже (если есть).
3. Заполните форму «Запись о приёме на работу» в системе. Введите дату начала работы, должность, оклад и другие сведения.
4. Подтвердите запись – работодатель подписывает электронную подпись, а сотрудник подтверждает получение.
5. Проверьте запись – в личном кабинете можно увидеть, что запись успешно внесена.

Совет

Если вы сменили фамилию, например, после брака, внесите изменения в первой странице ЭТК: отметьте старое имя чертой и запишите новое. Это можно сделать через форму «Внесение изменений» в системе.

Как вносить изменения в электронную трудовую книжку?

• Для изменения имени, фамилии, отчества – используйте форму «Внесение изменений» и приложите копию документа, подтверждающего изменение.
• Для перевода на другую должность – заполните форму «Запись о переводе» с указанием новой должности, даты и причины.
• Для увольнения – введите дату увольнения и причину. После этого запись становится окончательной.
• Для восстановления утерянной книжки – подайте заявление в отдел кадров с копией справки о потерянной книжке. Работодатель оформит восстановление в системе.

Где посмотреть свои данные о стаже?

В любой момент вы можете открыть личный кабинет в системе «КонсультантПлюс» или в корпоративном портале работодателя. Там доступны:

• Полный список всех записей о приёме, переводах, увольнении.
• Сведения о стаже по каждому виду трудовой деятельности.
• История изменений – кто и когда вносил запись.

Бумажная трудовая книжка: нужна ли она в 2026 году?

• С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки стали «необязательными» – их можно использовать только по желанию сотрудника.
• Если вы хотите иметь «печатную» копию, можно заказать новый бланк у любого предприятия, соответствующего требованиям Минтруда.
• Однако цифровой стаж в ЭТК не может обнулить реальные годы работы – бумажная трудовая книжка остаётся дополнительным доказательством трудового опыта.

Как проверить правильность записей?

1. Откройте личный кабинет в системе.
2. Сравните даты начала работы, переводы и увольнение с вашими личными документами.
3. Если обнаружите ошибку, сразу подайте запрос на исправление через форму «Внесение изменений».
4. Работодатель обязан вносить исправления в течение 10 рабочих дней.

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

• Подайте заявление в отдел кадров с копией справки о потере.
• Работодатель оформит восстановление в системе и выведет копию в электронном виде.
• Если вы работаете у нескольких работодателей, каждая компания должна внести запись о вашем стаже в свою ЭТК.

Краткая инструкция по заполнению ьного листа новой трудовой книжки (если вы всё же хотите бумажную)

1. Укажите ФИО, дату рождения, паспортные данные.
2. Заполните поле «Стаж в предыдущих местах работы» – укажите годы и места.
3. Подпишите и поставьте печать работодателя.
4. Сохраните копию в личном архиве.

Как избежать ошибок при оформлении?

• Проверяйте данные перед отправкой – ошибки в имени, датах, должностях могут привести к задержкам.
• Сохраняйте копии всех документов – это поможет быстро исправить ошибки.
• Следите за сроками – большинство работодателей обязаны вносить записи в течение 10 рабочих дней после события.
• Обратитесь к специалисту по трудовому праву, если возникнут сомнения.

Переход на электронные трудовые книжки завершён, и теперь все стажёры, стажеры и постоянные сотрудники ведут свой стаж в цифровом формате. Это упрощает контроль, снижает затраты на бумагу и повышает прозрачность трудовых отношений. Если вы хотите быть в курсе всех изменений, регулярно проверяйте свой личный кабинет и следите за обновлениями в системе «КонсультантПлюс».

Надеемся, что эта статья поможет вам разобраться в новых правилах и избежать ошибок при оформлении и ведении трудовой книжки в 2026 году.