В 2026 году российское трудовое законодательство продолжает развивать систему электронных трудовых книжек (ЭТК). Работники и работодатели могут выбрать, где будут храниться сведения о трудовой деятельности: в традиционной бумажной трудовой книжке, в электронном виде или в обоих форматах одновременно. Ниже – подробный разбор требований, порядок оформления заявления, образцы и практические рекомендации.

Правовые основания

• Статья 66 Трудового кодекса РФ – определяет порядок ведения трудовой книжки, включая возможность выбора бумажного или электронного носителя.
• Постановление Минтруда России № 69 от  – устанавливает правила заполнения и ведения трудовых книжек.
• Закон № 439-ФЗ от  (с 2020 г.) – вводит обязательный переход на электронный формат и предусматривает право работника выбрать способ ведения.
• Постановление Минтруда РФ от  – обязывает работодателей уведомлять работников о праве выбора и о возможных изменениях в системе.

Кому и как подавать заявление

Заявление может подать как работник, так и работодатель (при приёме нового сотрудника). Важно, чтобы заявление было письменным и содержало чёткую формулировку выбора способа ведения трудовой книжки.

Работник

• Подаёт заявление в отдел кадров или в электронную почту работодателя.
• Указывает дату, в которой он хочет начать вести книжку в выбранном формате.
• Если работник уже находится в компании, заявление можно подать в любой момент, но при переходе на ЭТК работодатель обязан изменить формат в течение 30 дней.

Работодатель

• При приёме нового сотрудника обязан предоставить два варианта заявления: один для бумажной книжки, другой – для ЭТК.
• После получения заявления работодатель фиксирует выбор в системе (например, в 1С: Зарплата и управление персоналом).

Формулировка заявления

В заявлении можно использовать простую или более подробную формулировку. Ниже приведены два примера.

Пример заявления на бумажную трудовую книжку

«Прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ и инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России № 69 от . Я подтверждаю, что хочу, чтобы все сведения о моей трудовой деятельности фиксировались в бумажном носителе.»

Пример заявления на электронную трудовую книжку

«Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде. Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ и Законом № 439-ФЗ от . Я подтверждаю, что согласен(на) на хранение всех сведений в системе электронных трудовых книжек (ЭТК).»

Шаблон заявления (для печати)

Заявление

Я, ФИО, работник название организации, прошу:

Вести трудовую книжку в бумажном носителе (если выбрано) / 
 Вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) (если выбрано).

Внести в трудовую книжку все сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 ТК РФ и законодательством РФ.

Подпись: ____________

Порядок оформления в системе 1С

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 ред.3 можно сформировать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». В нём указывается:

• Тип ведения: бумажный / электронный / оба.
• Дата начала выбранного формата.
• Подпись сотрудника (электронная подпись допускается).

После утверждения документа система автоматически обновит статус трудовой книжки сотрудника.

Как получить выписку из ЭТК

Работник имеет право запросить выписку по форме СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности только у данного работодателя). В течение трёх рабочих дней работодатель обязан выдать выписку, заверенную надлежащим образом. Выписка может быть выдана как в бумажном, так и в электронном виде.

Практические советы

• Если вы не уверены в выборе, лучше оставить бумажную трудовую книжку, пока не получите официальное уведомление о переходе на ЭТК.
• Проверяйте, что в заявлении указана дата начала выбранного формата – это важно для корректного расчёта стажа.
• Сохраняйте копию заявления (скан или фото) – она понадобится при проверках.
• Если вы хотите вести обе формы, укажите это в заявлении: «Вести трудовую книжку в бумажном и электронном виде».
• Обратите внимание, что в 2026 году законодательство может дополнительно уточнять порядок ведения ЭТК, поэтому следите за обновлениями.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли изменить выбор после подачи заявления? – Да, работник может изменить выбор в любой момент, но работодатель должен учесть это в течение 30 дней.
2. Что делать, если работник не подал заявление? – По умолчанию трудовая книжка ведётся в бумажном носителе. При отсутствии заявления работодатель может вести обе формы.
3. Как получить бумажную копию ЭТК? – Работник может запросить печатную копию из ЭТК, которая будет оформлена в соответствии с требованиями законодательства.

Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой – это важный шаг, который влияет на доступность и удобство работы с документами. С учётом всех правовых требований и практических нюансов, оформление заявления должно быть чётким, точным и своевременным. Следуйте приведённым рекомендациям, и вы избежите недоразумений в дальнейшем.

Если у вас возникли вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в компетентный государственный орган (МФЦ, Фонд социального страхования).