Важное примечание: Данная статья актуальна на дату 21 мая 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ. Основные изменения, касающиеся трудовых книжек, вступили в силу с 1 января 2020 года и продолжают действовать в 2026 году.
История и ключевые даты перехода на электронные трудовые книжки
Система ведения трудовых книжек в России претерпела кардинальные изменения. Вот хронология основных этапов:
- 1 января 2020 года — начат обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели получили право оформлять и вести записи только в электронном виде.
- 1 января 2021 года — для граждан, впервые устраивающихся на работу, бумажная трудовая книжка больше не оформляется. Все сведения ведутся исключительно в электронном формате в системе Пенсионного фонда (СФР).
- 1 января 2022 года — правило о первом трудоустройстве закреплено окончательно. Все, кто начинает карьеру после этой даты, получают только ЭТК.
- 1 января 2023 года — введены новые бланки бумажных трудовых книжек и вкладышей. Старые бланки, имеющиеся у работодателей и работников, остаются действительными без ограничения срока и не подлежат обмену.
Какие трудовые книжки действуют в 2026 году?
В 2026 году параллельно существуют два формата:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК), основной и обязательный формат для всех впервые устраивающихся с . Ведется в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР).
- Бумажная трудовая книжка — продолжает действовать для работников, имеющих ее на руках и получивших до . Работодатель обязан вносить в нее записи, если сотрудник не отказался от бумажного носителя в пользу электронного.
Важное исключение по формам отчетности
При кадровых изменениях (прием, увольнение, перевод) для сотрудников, принятых на работу с 1 апреля по 26 апреля 2020 года, сведения должны передаваться в ПФР в срочном порядке по форме СЗВ-ТД. Для всех остальных случаев (включая выбор формы трудовой книжки) действуют стандартные сроки — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Пошаговая инструкция: прием на работу 1 января 2026 года
Процедура зависит от того, впервые ли человек устраивается на работу или уже имеет трудовую книжку.
Сценарий 1: Кандидат устраивается на работу впервые (после )
Действия работодателя:
- Бумажная книжка не оформляется. Если кандидат не имеет и не может предоставить бумажную книжку (так как ее не было), это нормально.
- Запись вносится только в электронную систему. Работодатель через свою учетную программу (например, 1С:Электронные трудовые книжки) или личный кабинет на сайте СФР формирует запись о приеме.
- Уведомление работника. Сотрудник должен быть проинформирован о том, что его трудовая книжка ведется в электронном виде. Он может в любой момент получить выписку из ЭТК по форме СТД-СФР через портал Госуслуг или в отделении СФР.
- Нужно ли ставить отметку в заявлении? В заявлении о приеме на работу можно указать, что работник согласен на ведение электронной трудовой книжки (это стандартная практика).
Сценарий 2: Кандидат уже имеет бумажную трудовую книжку (полученную до )
Действия работодателя:
- Запросить книжку. При приеме на работу попросить предъявить бумажную трудовую книжку.
- Проверить правильность заполнения. Убедиться, что все предыдущие записи сделаны корректно, нет исправлений, зачеркиваний.
- Спросить о выборе формата. Работник вправе выбрать: продолжить вести бумажную книжку или перейти на электронную (при условии, что у него ее еще нет). Если он выбирает электронную, работодатель обязан создать запись в системе СФР, а бумажную книжку больше не использовать.
- Если работник отказывается от бумажной книжки: необходимо оформить заявление о переходе на ЭТК и сделать соответствующую запись в самой бумажной книжке (например: «С [дата] перешел на ведение электронной трудовой книжки. Подпись работника»). После этого все последующие записи идут только в электронном виде.
- Если работник настаивает на бумажной: вносите запись о приеме в бумажную книжку в установленном порядке (см. образец ниже) и параллельно передаете сведения в СФР (форма СЗВ-ТД в стандартные сроки).
Как правильно заполнить запись о приеме на работу?
Для бумажной трудовой книжки (устаревший, но действующий формат)
Запись делается рукописно или штампом в разделе I «Сведения о работе».
Образец записи:
Графа 1: 1 Графа 2: Графа 3: ООО "Ромашка", в лице генерального директора Иванова И.И., принят(а) на работу (должность, например, менеджер) Подпись работника: _________________ / Петрова А.С. /
Ключевые правила:
- Графа 1 — порядковый номер записи (первая запись на этом месте работы — «1»).
- Графа 2 — дата приема в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3 — полное и (в скобках) сокращенное наименование организации-работодателя, основание для приема (приказ, договор), должность.
- Обязательна подпись работника и дата заполнения записи.
Для электронной трудовой книжки
Запись формируеться автоматически в системе СФР через сервис работодателя (1С, онлайн-кабинет). Данные, которые вводятся, аналогичны бумажному варианту:
- Дата приема на работу.
- Наименование организации (полное и сокращенное).
- Должность.
- Основание (номер и дата приказа).
- Подразделение (при необходимости).
После подтверждения работодателем эти данные становятся доступны работнику в его личном кабинете на Госуслугах или в СФР.
Как проверить, есть ли у кандидата электронная трудовая книжка?
Если кандидат утверждает, что у него уже есть ЭТК (например, с прошлого места работы), но бумажную книжку не предъявляет:
- Попросите его самостоятельно проверить наличие ЭТК через личный кабинет на Госуслугах (раздел «Трудовая книжка») или в отделении СФР.
- Если ЭТК есть, работодатель может запросить у СФР выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-СФР) для проверки данных о предыдущем трудоустройстве. Важно: в этой выписке не будут данные до года (согласно приказу Минтруда от № 489н).
- Если ЭТК отсутствует, а кандидат трудился ранее, это может означать, что он работает по трудовому договору, но работодатель не передавал сведения в СФР. В этом случае работодатель текущего приема должен оформить запись в ЭТК, а для проверки прошлого опыта может потребоваться бумажная книжка или иные документы.
Типичные ошибки и частые вопросы
- «У меня нет трудовой книжки, что делать?» Если человек впервые устраивается после — это нормально, ЭТК создается автоматически. Если он работал до этой даты, но потерял книжку, необходимо обратиться в предыдущего работодателя за дубликатом или в архив для восстановления записей.
- «Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку?» Нет. После перехода на ЭТК все последующие записи вносятся только в электронный формат. Бумажная книжка «замораживается» с отметкой о переходе.
- «Что делать со старыми бланками?» Бланки старого образца (до 2023 года) можно использовать без ограничений. Новые бланки (с 2023 года) имеют измененный дизайн, но юридическая сила одинакова.
- «Кто отвечает за корректность записей?» Полная ответственность лежит на работодателе. Неправильная запись (ошибка в дате, должности, ФИО) может быть исправлена только по инициативе работодателя с пояснительной запиской.
Прием на работу 1 января 2026 года, как и в любой другой день, требует от кадровика и работодателя четкого понимания формата трудовой книжки сотрудника. Главный принцип:
- Если сотрудник впервые устраивается на работу после — только электронная трудовая книжка.
- Если у сотрудника есть бумажная книжка, полученная до — нужно уточнить его предпочтения и действовать соответственно, помня об обязательной передаче сведений в СФР.
Всегда сверяйтесь с актуальными версиями форм отчетности (СЗВ-ТД, СТД-СФР) и инструкциями Пенсионного фонда. При малейших сомнениях консультируйтесь с юристом или используйте официальные ресурсы: сайт ПФР и Госуслуги.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и практических рекомендаций от КонсультантПлюс, ГАРАНТ, 1С и Сбербанка.