С 2024 года в Беларуси активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это цифровой аналог привычного бумажного документа, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Электронные трудовые книжки позволяют упростить кадровое делопроизводство, ускорить обмен информацией между работодателем и Фондом социальной защиты населения, а также обеспечить более надёжное хранение данных.
Законодательная база
- Постановление Правительства Республики Беларусь № 3.25.12 – вводит электронную услугу «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (для оформления дубликата трудовой книжки)».
- Трудовой кодекс Республики Беларусь (внесены поправки, позволяющие вести кадровое делопроизводство в электронном виде).
- Регламент Национального фонда пенсионного и социального страхования (ФПСС) – определяет порядок формирования, хранения и предоставления сведений о трудовой деятельности в электронных ресурсах.
Как работает система электронных трудовых книжек
Хранение данных
Сведения о трудовой деятельности (даты трудоустройства, должности, основания прекращения трудового договора, сведения о стаже, отпусках и т.д.) вносятся работодателем в информационный ресурс Фонда пенсионного и социального страхования (ФПСС). Эти данные становятся доступными в личном кабинете застрахованного лица.
Доступ работника
Работник может просмотреть свою электронную трудовую книжку через:
- Единый портал электронных услуг platform.gov.by;
- Личный кабинет в системе «Госуслуги» (при наличии привязки к белорусской системе идентификации);
- Мобильные приложения ФПСС (при их наличии).
Оформление дубликата
Если бумажная трудовая книжка утеряна, повреждена или требуется её дублирование, работник подаёт заявку через электронную услугу (код 3.25.12). После проверки Фонд формирует дубликат, а сведения из электронного реестра могут быть использованы в качестве подтверждения стажа.
Пошаговая инструкция для работников
- Регистрация в личном кабинете ФПСС. Перейдите на platform.gov.by, выберите «Электронные услуги» → «Трудовые книжки» и пройдите процедуру идентификации (ЭЦП или подтверждение через банковскую карту).
- Проверка наличия ЭТК. В разделе «Мои трудовые книжки» система отобразит статус: «Электронная трудовая книжка активна», «Отсутствует» или «Требуется подтверждение работодателя».
- Запрос выписки. Нажмите «Сформировать выписку», укажите период и способ получения (PDF‑файл, отправка на электронную почту, печать в отделении ФПСС).
- Оформление дубликата. При утере бумажной книжки выберите услугу «Оформление дубликата трудовой книжки», загрузите скан копии паспорта и заявление, подписанное электронной подписью.
- Получение подтверждения; После обработки заявки вы получите электронный документ, который можно использовать при трудоустройстве или в пенсионных органах.
Пошаговая инструкция для работодателей
- Зарегистрировать организацию в системе ФПСС и получить доступ к Личному кабинету работодателя.
- При приёме нового сотрудника ввести сведения о трудовой деятельности в электронный реестр (дата начала, должность, условия труда).
- При изменении условий труда (перевод, повышение, отпуск) своевременно обновлять данные в системе.
- При увольнении оформить электронный акт прекращения трудового договора, указав основание и дату.
- Для выдачи дубликата трудовой книжки использовать услугу «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица» (код 3.25.12).
Преимущества электронных трудовых книжек
- Удобство. Работник может в любой момент проверить свои трудовые записи онлайн без необходимости обращаться в отдел кадров.
- Скорость. Информация передаётся в реальном времени, что ускоряет процесс оформления отпусков, больничных листов и пенсионных выплат.
- Безопасность. Данные защищены системой ЭЦП и шифрованием, риск потери или порчи документа минимален.
- Экономия ресурсов. Сокращаются затраты на печать, хранение и транспортировку бумажных трудовых книжек.
- Прозрачность. Все изменения фиксируются в системе, что упрощает контроль со стороны надзорных органов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Как узнать, есть ли у меня электронная трудовая книжка?
Войдите в личный кабинет на platform.gov.by. В разделе «Трудовые книжки» будет указано состояние вашего ЭТК.
Вопрос: Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку?
Если у вас уже оформлена электронная трудовая книжка, бумажный документ может быть выдан работодателем только в случае его требования (например, при переводе в другую страну). В остальных случаях бумажную книжку можно сдать работодателю.
Вопрос: Можно ли использовать электронную трудовую книжку при получении пенсии?
Да. Сведения из ЭТК автоматически передаются в Пенсионный фонд, где учитываются при расчёте пенсионных прав.
Вопрос: Что делать, если в электронной книжке есть ошибка?
Обратитесь к работодателю – он обязан исправить неверные данные в системе ФПСС в течение 5 рабочих дней. При необходимости можно подать запрос в Фонд через личный кабинет.
Вопрос: Как оформить дубликат, если электронная книжка отсутствует?
Подавайте заявку через услугу 3.25.12, предоставив копию паспорта и заявление. После проверки Фонд выдаст электронный дубликат, который можно распечатать или использовать в электронном виде.
Перспективы развития
В ближайшие годы планируется расширить функционал ЭТК:
- Интеграция с системой «Госуслуги» для единого входа и доступа к другим социальным сервисам.
- Внедрение мобильного приложения с push‑уведомлениями о новых записях в трудовой книжке.
- Подключение к международным базам данных для признания стажа при трудоустройстве за границей.
Электронные трудовые книжки в Республике Беларусь – это современный инструмент, который упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами. Благодаря единому порталу platform.gov.by и услуге 3.25.12 процесс оформления, проверки и дублирования трудовых записей стал быстрым, безопасным и полностью цифровым. Если вы ещё не перешли на электронный формат, рекомендуется оформить ЭТК уже сегодня, чтобы воспользоваться всеми преимуществами цифровой эпохи.