В современных условиях цифровизации труда всё чаще возникает вопрос оформления электронных трудовых книжек. Чтобы такие документы были юридически значимыми и их использование не вызывало споров, их необходимо предусмотреть в коллективном договоре. Ниже – пошаговое руководство, основываясь на актуальном нормативном регулировании.

Нормативная база

В Трудовом кодексе РФ закреплены правила электронного документооборота в сфере трудовых отношений:

• Статья 22.1 ТК РФ – вводит понятие электронного документооборота и устанавливает требования к его использованию.
• Статья 22.3 ТК РФ – регулирует порядок взаимодействия работодателя и работника через электронный документооборот.
• Федеральный закон от № 377‑ФЗ – определяет требования к подписи и хранению электронных кадровых документов.

Кроме того, важными источниками являются:

• Порядок работы Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений.
• Платформа ГАРАНТ.РУ и сервис КонсультантПлюс, где публикуются образцы и формы электронных трудовых книжек.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Она:

• Ведётся в электронном виде СФР на основе данных, полученных из отчётов ЕФС‑1.
• Хранится в единой базе, доступной работодателю и работнику через портал Госуслуг.
• Позволяет быстро проверять periods работы, стаж и иные сведения, необходимые для расчёта пособий, пенсии и т.д.

Почему прописывать электронные трудовые книжки в коллективном договоре?

Коллективный договор – основной документ, регулирующий условия труда внутри организации. Прописав в нём положения об электронных трудовых книжках, стороны:

• Обеспечивают единый порядок оформления и ведения кадровых документов.
• Снижают риск потери или повреждения бумажных аналогов.
• Упрощают процесс проверки трудового стажа и Period работы для обеих сторон.
• Согласуют требования к подписи, хранению и доступу к электронным документам.

Как правильно оформить положение в коллективном договоре

Общие положения

В начале раздела следует указать, что в организации используется электронный документооборот в соответствии с ТК РФ и Федеральным законом № 377‑ФЗ. Пример формулировки:

Пункт 1. В организации применяется электронный документооборот, предусмотренный статьёй 22.1 ТК РФ, для заключения и изменения трудового договора, а также для ведения электронных трудовых книжек.

Порядок создания и ведения электронной трудовой книжки

Требуется прописать:

1. Кто имеет право инициировать создание электронной трудовой книжки (обычно – работодатель после подачи формы ЕФС‑1);
2. Каким образом работник может получить доступ к своей книжке (через портал Госуслуг, личный кабинет СФР и т.д.).
3. Требования к подписи документа – обязательна усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная в рамках электронного правительства.
4. Период действия и актуализации данных (например, при изменении места работы, должности, условий труда).

Формы и отчётность

Важно указать, какие формы используются для передачи данных в Пенсионный фонд:

• Форма ЕФС‑1, подраздел 1.1 – подаётся работодателем для создания электронной трудовой книжки.
• Форма СТД‑Р – используется работодателем для выдачи сведений о трудовой деятельности.

Права и обязанности сторон

Чётко обозначить:

• Обязанность работодателя своевременно обновлять сведения в электронной книжке.
• Право работника получать выписки из своей электронной книжки и проверять их корректность.
• Порядок обращения в случае ошибок или расхождений (например, подача запроса в СФР).

Контроль и аудит

Включить пункт о периодическом внутреннем аудите электронных кадровых документов, который проводится для обеспечения соответствия требованиям ТК РФ и законодательства о персональных данных.

Пример конкретного текста положения

Пункт 7. Электронные трудовые книжки

В организации ведётся электронная трудовая книжка, создаваемая на основании формы ЕФС‑1, подраздел 1.1, в соответствии с требованиями Федерального закона № 377‑ФЗ.

Электронная трудовая книжка формируется в системе СФР и хранится в электронном виде на сервере работодателя, доступном работнику через портал Госуслуг.

Подпись документа осуществляется усиленной неквалифицированной электронной подписью, выданной в рамках инфраструктуры электронного правительства.

Работодатель обязан в течение 5 (пять) рабочих дней после изменения условий труда или прекращения трудовых отношений обновлять сведения в электронной книжке.

Работник имеет право в любой момент запросить выписку из своей электронной трудовой книжки и при обнаружении несоответствий требовать её исправления.

При выявлении ошибок в электронной книжке работодатель обязуется в течение 3 (трёх) рабочих дней устранить их и уведомить работника о внесённых изменениях.

Контроль за соблюдением указанных требований возлагается на отдел кадров и юридический отдел организации.

Частые ошибки при внесении положений о электронных трудовых книжках

• Отсутствие ссылки на форму ЕФС‑1 – без указания конкретной формы документ может быть оспорен.
• Неуказание требований к подписи – электронный документ без усиленной подписи не считается юридически значимым.
• Недостаточная ясность в процедуре доступа к книжке – работник должен знать, как получить доступ к своей записи.
• Отсутствие процедуры исправления ошибок – без чёткого порядка работодатель может задержать правку данных.

Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка

При приёме на работу рекомендуется запрашивать у кандидата:

• Скан или PDF‑копию электронной трудовой книжки, доступной через личный кабинет СФР.
• Подтверждение о том, что данные в книжке актуальны (например, выписка из Пенсионного фонда).
• Если у кандидата нет электронной книжки, оформить её в процессе входа в должность, согласно пункту 4.2 настоящего руководства.

Прописывание положений о электронных трудовых книжках в коллективном договоре – это современный и юридически обоснованный подход, который:

• Сокращает административные нагрузки;
• Повышает прозрачность кадровых отношений;
• Снижает риск потери или повреждения бумажных документов;
• Обеспечивает соответствие требованиям ТК РФ и законодательства о персональных данных.

При правильном оформлении такие положения становятся надёжным фундаментом для работы с персоналом в цифровой среде.

Автор: кадровый специалист, 21 мая 2026 г.