С 1 января 2020 года в России начинается переход на электронные трудовые книжки. Этот процесс тесно связан с современными тенденциями в трудовом законодательстве, в частности с применением коллективных договоров для регулирования трудовых отношений. В статье рассматриваются ключевые аспекты внедрения электронных трудовых книжек в рамках коллективного договора, их преимущества, требования к оформлению и практические рекомендации.
Почему электронные трудовые книжки?
Электронные трудовые книжки предоставляют несколько значимых преимуществ:
- Упрощение учёта: все данные хранятся в единой цифровой системе, что снижает риск потерь и ошибок.
- Быстрый доступ: работодатель и сотрудник могут мгновенно просматривать историю занятости, стаж и условия работы.
- Совместимость с 1С: система позволяет легко интегрировать информацию в кадровые модули программы.
- Экономия ресурсов: сокращается потребность в бумажных формах и их хранении.
Коллективный договор и электронные трудовые книжки
Коллективный договор – это основной документ, регулирующий условия труда, права и обязанности сторон трудового отношения. В него можно включить конкретные положения о формате ведения трудовых книжек:
Обязательные элементы
В коллективном договоре обычно фиксируются:
- Переходный период с 1 января 2020 года до полного перехода на электронный формат.
- Требования к содержанию электронных записей (ФИО, СНИЛС, дата рождения, сведения о работе).
- Порядок доступа к информации как со стороны работодателя, так и сотрудника;
- Пravа и обязанности сторон при возникновении спорных ситуаций.
Плюсы для работодателя
Включив в договор пункт о электронных трудовых книжках, работодатель получает:
- Упрощённый процесс оформления новых сотрудников.
- Снижение административных расходов.
- Уверенность в соответствию требованиям 1С:ЗУП и законодательства.
Плюсы для работников
Для сотрудников электронный формат обеспечивает:
- Быстрый доступ к собственным данным.
- Возможность легко обновлять сведения о трудовом стаже.
- Гарантии конфиденциальности и защиты персональных данных.
Как оформить электронную трудвую книжку в 1С:ЗУП?
Для корректной работы с электронными трудовыми книжками в программе 1С:ЗУП необходимо выполнить несколько шагов:
- Создание справочника «Электронные трудовые книжки». В него заносятся реквизиты сотрудников и ссылки на их электронные записи.
- Настройка кодов ОКЗ (ОКПД2) и ОКТМО. Эти классификаторы позволяют автоматически сопоставлять виды деятельности с соответствующими записями.
- Ввод данных в модуль «Трудовые функции». Здесь указываются сведения о дате начала работы, месте работы, условиях занятости.
- Периодическое сверение данных. Регулярно проверяйте, чтобы информация в системе соответствовала актуальному статусу сотрудника.
Порядок подтверждения наличия электронной трудовой книжки
Подтверждение наличия электронной трудовой книжки может производиться следующими способами:
- Через личный кабинет на портале Социального фонда России.
- Печать выписки с подтверждением статуса (для случаев, когда требуется бумажный документ).
- Отправка уведомления работодателю о готовности записи в электронном виде.
Практические рекомендации для HR‑отделов
Чтобы успешно внедрить электронные трудовые книжки в коллективный договор, HR‑отделу рекомендуется:
- Провести обучение сотрудников по работе с электронным форматом.
- Обновить внутренние регламенты, включив требования к оформлению и хранению данных.
- Согласовать условия с профсоюзом или представителями персонала.
- Тестировать интеграцию с 1С:ЗУП на небольшом наборе сотрудников.
- Проводить регулярный аудит данных и обновлять их в соответствии с изменениями законодательства.
Перспективы развития
Согласно информации от НЭБ (Национальная электронная библиотека РФ) и DNS, электронные трудовые книжки будут активно использоваться в научных и исследовательских кругах, где требуется хранение больших объёмов данных. Ожидается, что к 2026 году электронные трудовые книжки станут обязательным стандартом во всех отраслях, а их функции будут расширены за счёт интеграции с другими HR‑системами.
Таким образом, включение электронных трудовых книжек в коллективный договор – это не только требование законодательства, но и возможность для модернизации кадрового управления, повышения прозрачности и эффективности работы с персоналом.