Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовую историю․ С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Ниже рассматриваются основные нормы, обязанности работодателей, особенности хранения и новые требования, которые появились в связи с переходом на электронный формат․
Правовая база
- Федеральный закон «О трудовой книжке» от 12 июня 1994 г․ № 122-ФЗ (с изменениями и дополнениями)․
- Положение Минтруда РФ «Об общих требованиях к трудовой книжке» от 12 июня 1994 г․ № 122‑П․
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек – Порядок № 40 «Об обязанностях работодателя по ведению книги (журнала) по учету движения трудовых книжек»․
- Постановление Минтруда РФ от 14 января 2026 г․ «Об изменении правил ведения трудовых книжек» (установлено исключение избыточных требований и устаревших сведений)․
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает, что:
- Трудовой стаж работника фиксируется в электронном реестре, а не в бумажном документе․
- Работодатель обязан вести электронный журнал учета трудовых книжек и передавать данные в Федеральную службу по труду․
- Работник может получить доступ к своему электронному профилю через портал «Госуслуги»․
Преимущества ЭТК
- Устранение бумажной документации․
- Сокращение времени на оформление и проверку трудовых записей․
- Повышение прозрачности и доступности информации․
Обязанности работодателя
Ведение трудовой книжки (бумажной и электронной)
Работодатель обязан:
- Провести запись о приёме, увольнении, переводе, повышении квалификации и других изменениях в трудовом статусе․
- Сохранять трудовую книжку в течение 30 лет с момента её выдачи․
- В случае перехода на ЭТК – вести электронный журнал и передавать данные в Федеральную службу по труду․
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки (бумажные) должны храниться в безопасном месте, защищённом от огня, влаги и кражи․ Рекомендуется использовать:
- Кассовые сейфы с огнеупорными дверями․
- Системы видеонаблюдения и контроля доступа․
- Регулярные проверки целостности документов․
Порядок доступа к трудовым книжкам
Трудовая книжка может быть предоставлена работнику только по его письменному запросу․ При этом работодатель обязан:
- Проверить личность заявителя․
- Соблюдать конфиденциальность сведений, содержащихся в книге․
- Отслеживать и вести журнал выдачи копий․
Изменения, внесённые Минтрудом
Постановление Минтруда РФ от 14 января 2026 г․ «Об изменении правил ведения трудовых книжек» предусматривает:
- Исключение избыточных требований, таких как обязательное указание даты начала работы в каждом пункте․
- Упрощение формата записей: достаточно указать дату и факт изменения (приём, увольнение, перевод)․
- Сокращение срока хранения бумажных копий до 10 лет для компаний, которые полностью перешли на ЭТК․
Практические рекомендации
- Обновите внутренние регламенты: внесите в корпоративные документы новые требования Минтруда․
- Обучите персонал: проведите тренинги по работе с ЭТК и правилам хранения бумажных копий․
- Проведите аудит: проверьте наличие всех необходимых документов и их целостность․
- Настройте ИТ‑системы: интегрируйте вашу HR‑платформу с Федеральной службой по труду․
- Обеспечьте безопасность: установите системы контроля доступа и видеонаблюдения․
Переход на электронные трудовые книжки значительно упрощает ведение кадрового учёта и повышает прозрачность трудовых отношений․ Однако работодатели должны внимательно следить за соблюдением новых требований, обеспечивать надёжное хранение бумажных копий и защищать персональные данные сотрудников․ Соблюдение всех норм поможет избежать штрафов и обеспечит юридическую защиту как работодателя, так и работника․