В 2026 году в России и Украине завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь большинство работодателей и сотрудников используют цифровой формат, но у многих остаётся бумажная трудовая книжка. В этой статье мы разберём, какие варианты действий доступны, как правильно оформить переход и какие нюансы стоит учесть.

Что изменилось в законодательстве?

• Россия: С 1 января 2026 года переходный период завершён. Трудовой стаж, оформленный в бумажной книжке, автоматически перенесён в электронный реестр. Бумажная книга перестала быть обязательным документом, но её можно хранить как резерв.
• Украина: До 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный реестр застрахованных лиц. С 10 июня бумажные книги потеряют обязательный статус, а учёт стажа полностью перейдёт в электронный формат.

Почему стоит сохранить бумажную трудовую книжку?

1. Резервный документ: В случае технических сбоев, потери доступа к системе или ошибок в базе данных бумажная книга может служить подтверждением стажа.
2. Независимость от государства: В случае изменений в законодательстве или перехода в другую страну наличие бумажного документа может облегчить процедуру признания стажа.
3. Юридическая надёжность: В некоторых случаях суды и работодатели могут запросить оригинал для подтверждения факта трудовой деятельности.

Что можно сделать с бумажной трудовой книжкой?

Сохранить как резерв

Если вы не планируете использовать бумажную книгу в ближайшее время, просто храните её в надёжном месте (сейф, банковский депозитный ящик). Убедитесь, что она защищена от влаги, огня и пыли.

Оцифровать и архивировать

Для удобства доступа и сохранения в цифровом виде можно создать копию:

• Сделайте качественную фотокопию каждой страницы.
• Сохраните файлы в формате PDF, защищённом паролем.
• Сохраните копию в облачном сервисе с двухфакторной аутентификацией.

Уничтожить (если не нужно хранить)

Если вы уверены, что бумажная книга вам больше не понадобится, можно уничтожить её. Однако рекомендуется:

• Сделать копию всех страниц, чтобы сохранить информацию о стаже.
• Уничтожить оригинал с помощью безопасного метода (разрушение, сжигание).
• Сохранить копию в архиве предприятия или в личном архиве.

Передать в архив предприятия

Многие работодатели сохраняют бумажные книги в своих архивах. Если вы хотите, чтобы ваш документ был доступен в случае проверки, попросите работодателя хранить копию в официальном архиве.

Как оформить переход в электронную систему?

В России

1. Сотрудник заполняет форму перехода в электронную трудовую книжку, доступную через портал «Мой персональный кабинет».
2. Работодатель подтверждает переход и передаёт данные в систему.
3. После проверки данные автоматически попадают в электронный реестр.
4. Сотрудник получает электронную копию на свой электронный адрес.

В Украине

1. Сотрудник заполняет онлайн‑заявку на оцифровку трудовой книжки.
2. Работодатель предоставляет оригинал для сканирования.
3. После проверки данные вводятся в электронный реестр застрахованных лиц.
4. Сотрудник получает подтверждение о внесении в реестр.

Как проверить, что стаж перенесён?

• В России: зайдите в «Мой персональный кабинет» и посмотрите раздел «Трудовой стаж». Там должна быть информация о вашем стаже.
• В Украине: проверьте электронный реестр застрахованных лиц через портал «Державна служба зайнятості».

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли использовать бумажную книгу в качестве доказательства стажа? Да, но лучше иметь электронную копию, так как она признана официальной.
• Что делать, если в электронном реестре нет моих данных? Обратитесь в отдел кадров вашего работодателя и в службу поддержки системы.
• Нужно ли хранить бумажную книгу после перехода? Это зависит от ваших личных предпочтений и требований работодателя. Рекомендуется сохранять резерв.

Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году упрощает управление трудовым стажем и повышает его прозрачность. Бумажная книга остаётся резервным документом, который можно хранить, оцифровывать или уничтожать по собственному усмотрению. Главное – убедиться, что ваш стаж корректно перенесён в электронный реестр и что вы можете быстро получить доступ к необходимой информации.

Если у вас возникли вопросы по конкретным процедурам в России или Украине, обратитесь к отделу кадров вашего работодателя или в службу поддержки соответствующей системы.