С 2020‑го года в России и в Украине введён обязательный электронный учёт трудовой деятельности.
Отчётность по трудовым книжкам стала одной из ключевых задач работодателей, бухгалтеров и самих работников.
Ниже – пошаговое описание, нормативная база, сроки, формы и типичные ошибки.

Почему важен отчёт о трудовых книжках

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, надбавки, периоды увольнения и пр.
Эти сведения используются пенсионным фондом для расчёта будущей пенсии, а также для начисления страховых выплат.
Если сведения о трудовой деятельности не переданы в ПФР (или ПФУ), страховой стаж может быть недоучтён, что приводит к потере пенсионных прав.

Нормативно‑правовая база

• ФЗ № 439‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• ФЗ № 436‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».
• Приказ ПФР № 5‑н от  г. «Об утверждении формы СЗВ‑ТД (сведения о трудовых отношениях работников)».
• Приказ ПФР № 8‑н от  г. «Об использовании формы ЕФС‑1 (единой формы сведений)».
• Закон Украины № 1217‑IX от  г. «О переходе на электронные трудовые книжки».

Электронные трудовые книжки в России

Основные формы отчётности

• СЗВ‑ТД – сведения о трудовых отношениях (приём, увольнение, перевод, изменение условий труда). Подаётся ежемесячно.
• ЕФС‑1 – единая форма сведений, заменяющая СЗВ‑ТД в некоторых случаях (например, при передаче данных через МЭДО).
• Форма 2‑НДФЛ – в случае, если в трудовой книжке отражаются выплаты, подлежащие налогообложению.

Сроки подачи

Все сведения о кадровых изменениях обязаны быть переданы в ПФР не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным.
Если отчёт за декабрь 2025 г. подаётся в 2026 г., последний срок – 15 января 2026 г.

Последствия несвоевременной подачи

• Штраф за непредставление (неполную) СЗВ‑ТД – от 1 000 до 5 000 рублей за каждый случай.
• Увеличение риска проверки со стороны ПФР и возможные административные взыскания.
• Потеря права работника на начисление страховых лет, что может снизить размер будущей пенсии.

Как подготовить и отправить отчёт в ПФР

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Авторизация в кабинете страхователя. Перейдите на портал ПФР и войдите через Госуслуги, СМЭВ или СЭД.
2. Выбор раздела «Коммуникации с ПФР» → «Сведения о трудовых отношениях (СЗВ‑ТД)».
3. Заполнение формы. Введите:
   • ИНН/ОГРН организации;
   • СНИЛС работника;
   • Дата приёма, увольнения, перевода;
   • Должность, тарифную ставку, основание изменения.
4. Прикрепление сканов трудовых книжек. Если требуется, загрузите скан‑копию первой страницы и страниц с записями о стаже. Файлы должны быть в формате PDF, размер ≤ 5 МБ, подпись – квалифицированный электронный подпись (КЭП).
5. Проверка и отправка. Система автоматически сверит данные с реестром застрахованных лиц. При отсутствии конфликтов нажмите «Отправить». После отправки получите подтверждение (Квитанцию).
6. Сохранение подтверждения. Скачайте PDF‑квитанцию и разместите её в кадровом деле (для аудита).

Что делать, если система обнаружила несоответствия

• Проверьте правильность СНИЛС и даты в трудовой книжке.
• Уточните у работника наличие дополнительных записей (например, учёт в нескольких организациях).
• Внесите корректировки и повторно отправьте форму.

Электронные трудовые книжки в Украине

С 10 июня 2026 г. в Украине бумажные трудовые книжки утратят обязательный статус – весь стаж будет храниться в электронном виде в системе Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Процесс аналогичен российскому, но имеет свои особенности.

Портал ПФУ и квалифицированная электронная подпись (КЭП)

• Перейдите на portal.pfu.gov.ua.
• Авторизуйтесь через Электронный цифровой подпись (ЭЦП) или через Госуслуги Украины.
• В меню «Коммуникации с ПФУ» выберите «Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)».

Как загрузить скан‑копию трудовой книжки

1. Сделайте скан первой страницы и всех страниц с записью о стаже (формат PDF, размер ≤ 10 МБ).
2. Подпишите документ КЭП.
3. Загрузите файлы в раздел «Электронная трудовая книжка».
4. Система проведёт автоматическую сверку с реестром застрахованных лиц.
5. При необходимости запросите бумажную выписку у бывшего работодателя или в МФЦ.

Сроки и штрафы в Украине

Сведения о кадровых изменениях должны быть переданы в ПФУ не позднее 15‑го числа месяца, следующего за датой изменения. За просрочку предусмотрены административные штрафы от 340 до 680 гривен за каждое нарушение.

Как получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки

Если работнику требуется официальная бумажная справка (например, для банка), она может быть получена:

• От текущего или последнего работодателя (по запросу в отдел кадров).
• Через отделение ПФР (или ПФУ) – подать заявление в личном кабинете, указав цель получения.
• В многофункциональном центре (МФЦ) – оформить запрос и получить готовый документ в течение 5‑10 рабочих дней.

Штрафы и последствия несвоевременной подачи

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отправлять СЗВ‑ТД без КЭП? – Нет. По закону требуется квалифицированная электронная подпись.
• Что делать, если у сотрудника несколько трудовых книжек? – Ввести сведения о каждой записи в отдельный строковый блок формы СЗВ‑ТД. При конфликте система выдаст предупреждение.
• Можно ли отправить отчёт за несколько месяцев одновременно? – Да, в кабинете страхователя есть функция «Массовая загрузка», но каждый месяц должен быть отмечен отдельным периодом.
• Нужна ли бумажная копия трудовой книжки после оцифровки? – По закону бумажный оригинал сохраняется у работодателя до 5 лет, но в дальнейшем может быть уничтожен после подтверждения оцифровки;

Полезные ссылки и скачивание форм

• Форма СЗВ‑ТД (PDF)
• Форма ЕФС‑1 (PDF)
• Портал электронных услуг ПФУ (Украина)
• Госуслуги – авторизация в ПФР
• 1С: Зарплата и управление персоналом – модуль «Электронные трудовые книжки»

Следуйте нормативной базе, используйте электронные сервисы ПФР (или ПФУ), соблюдайте сроки и храните подтверждения.
Тогда ваши сотрудники получат полный страховой стаж, а вы избежите штрафов и проверок.