Обновлено: 21 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
Она содержит полную информацию о трудовой деятельности гражданина: записи о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях и других значимых событиях.

Хронология внедрения ЭТК

1. 2020 год: Начало переходного периода. Работодатели начали представлять сведения о кадровых изменениях в ПФР по форме СЗВ-ТД.
2. 2020-2025 годы: Постепенный перевод работников на электронный формат. Приоритетное внимание уделялось работникам, занятым удаленно или вахтовым методом.
3. 1 января 2026 года: Завершение переходного периода. С этого момента все новые записи о трудовой деятельности вносятся только в электронную трудовую книжку.

Кто уже переведен на ЭТК?

По состоянию на май 2026 года:

• Около 24 миллионов работников в России уже переведены на электронные трудовые книжки;
• Новые сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, получают записи только в электронном формате;
• Работники, уже имеющие бумажные трудовые книжки, могут сохранить их по своему желанию, но все последующие записи будут вноситься в ЭТК.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Работник может:

• Запросить сведения о трудовой деятельности через личный кабинет на сайте ПФР;
• Обратиться в территориальное отделение ПФР с паспортом;
• Использовать портал Госуслуги;
• Обратиться к работодателю с соответствующим запросом.

Что делать при приеме на работу?

С 2026 года:

• При первом трудоустройстве гражданину оформляется электронная трудовая книжка;
• Работодатель вносит все записи в ЭТК в течение 3 дней после издания приказа;
• Работник может запросить бумажную выписку из ЭТК при необходимости.

Преимущества электронной трудовой книжки

Среди основных преимуществ ЭТК:

• Отсутствие риска потери данных: Информация хранится в защищенной базе данных ПФР;
• Удобство доступа: Возможность получения сведений в любое время через интернет;
• Цифровизация процессов: Упрощение кадрового учета и отчетности;
• Сокращение бумажного документооборота: Экономия ресурсов и времени;
• Автоматическое накопление стажа: Все записи фиксируются в системе ПФР.

Вопросы безопасности и защиты данных

Вопросы сохранности персональных данных при переходе на ЭТК вызывают обоснованную обеспокоенность. По мнению экспертов:

• Система ПФР имеет высокий уровень защиты;
• Доступ к данным строго регламентирован и возможен только уполномоченным лицам;
• Граждане могут контролировать доступ к своим данным через личный кабинет;
• Вопросы безопасности требуют постоянного мониторинга и совершенствования.

Предложения по совершенствованию ЭТК

Глава комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослав Нилов предложил:

• Дополнить электронные сведения о трудовой деятельности данными о профессиональных наградах и достижениях;
• Расширить функционал личного кабинета ПФР для удобства граждан;
• Обеспечить возможность интеграции ЭТК с другими государственными информационными системами.

Что делать, если бумажная трудовая книжка уже есть?

Граждане, имеющие бумажные трудовые книжки, могут:

• Оставить бумажную версию и получать выписки из ЭТК;
• По желанию перевести все записи в электронный формат (по согласованию с работодателем);
• Продолжать использовать бумажную книжку для личных записей (официально все записи будут в ЭТК).

Изменения в трудовом законодательстве (2025-2026 годы)

В последние годы в трудовом законодательстве произошли значительные изменения, связанные с цифровизацией:

• Утверждены новые формы отчетности для работодателей;
• Внесены изменения в порядок ведения трудовых книжек;
• Расширены права работников на доступ к своим данным;
• Установлены новые требования к защите персональных данных.

Рекомендации для работодателей

Работодателям необходимо:

1. Своевременно представлять сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД;
2. Информировать работников о переходе на ЭТК;
3. Обеспечивать доступ работников к их электронным трудовым книжкам;
4. Соблюдать требования по защите персональных данных;
5. Обновлять внутренние кадровые документы в соответствии с новыми правилами.

Рекомендации для работников

Работникам рекомендуется:

1. Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ПФР;
2. Регулярно проверять корректность внесенных данных;
3. Своевременно сообщать об изменениях в личных данных;
4. Использовать возможности портала Госуслуги для получения выписок;
5. Сохранять бумажную трудовую книжку, если она уже есть, по своему желанию.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений в России.
Электронная трудовая книжка обеспечивает сохранность данных, удобство доступа и упрощает кадровый учет.
Однако важно помнить о необходимости соблюдения требований безопасности и защиты персональных данных.

С 1 января 2026 года все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься только в электронный формат,
что делает переход на ЭТК окончательным и бесповоротным для большинства работников.

Источники информации