С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что учет трудового стажа теперь полностью переведен в цифровой формат, что делает процесс отслеживания карьеры более прозрачным и удобным. В этой статье мы подробно разберем, как работает ЭТК, как ее оформить и как правильно использовать работникам и работодателям.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровая база данных, содержащая сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Информация хранится на серверах Пенсионного фонда России (СФР) и постоянно обновляется работодателями. Разработанная концепция электронного трудового договора и ЭТК направлена на модернизацию и упрощение трудовых отношений.
История перехода: от бумаги к цифре
- 2020 год: Начало перехода на электронный формат. С 1 января 2020 года работодателей обязали отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД. У жителей столицы и Подмосковья, а также других регионов (например, Вологодской и Самарской областей) появилось право выбора: остаться на бумаге или перейти в цифру.
- 2021 год: Специалисты по кадрам при приеме на работу новых сотрудников начали заполнять исключительно электронные трудовые книжки для тех, кто впервые устраивается на работу.
- 2026 год: Переходный период полностью завершен. Теперь трудовой стаж формируеться и хранится преимущественно в электронном виде.
Как перейти на электронную трудовую книжку?
Перейти на электронный формат ведения трудовой книжки можно в любой момент. Для этого работнику необходимо подать работодателю соответствующее заявление. После этого работодатель прекратит ведение бумажной версии и начнет передавать все данные исключительно в цифровом виде.
Важно знать:
- Для впервые устраивающихся: Если вы впервые устраиваетесь на работу после 2021 года, вам автоматически оформляется электронная трудовая книжка. Бумажный бланк не выдается.
- Для опытных работников: Вы имеете право сохранить бумажную книжку параллельно с электронной, однако для полного перехода достаточно просто написать заявление.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Многие задаются вопросом: как подтвердить наличие у работника ЭТК при новом трудоустройстве? Сделать это очень просто. Сведения о том, что гражданин перешел на электронный формат, содержатся в самой базе СФР (бывший ПФР).
Работодатель может запросить выписку из ЭТК или проверить статус сотрудника через сервисы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Самому работнику для подтверждения своего стажа достаточно предоставить выписку, которую он может получить в любой момент.
Как пользоваться электронной трудовой книжкой работнику?
Главное преимущество ЭТК — это доступность. Вы можете просмотреть свой стаж и все кадровые перемещения в режиме реального времени. Для этого есть несколько способов:
- Через портал Госуслуг: В разделе «Работа и занятость» доступна выписка из электронной трудовой книжки.
- В Личном кабинете на сайте СФР: Авторизация происходит через те же данные, что и на Госуслугах.
- Через приложение «Работа в России»: Официальное приложение также позволяет получать данные о трудовой деятельности.
Особенности для удаленщиков и вахтовиков
Электронные трудовые книжки стали настоящим спасением для россиян, работающих удаленно или вахтовым методом. Теперь нет необходимости пересылать бумажные оригиналы документов почтой или через курьерские службы для подтверждения стажа. Все данные обновляются дистанционно и моментально отражаются в федеральной базе.
Обязанности работодателя
С завершением переходного периода в 2026 году кадровикам необходимо строго соблюдать правила:
- Своевременно (не позднее следующего рабочего дня) сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД при приеме, увольнении или любых других кадровых изменениях (повышение, перевод, присвоение разряда).
- При приеме на работу специалистов, для которых это первое место работы, оформлять только электронные сведения.
- Выдавать по запросу работника бумажную выписку из ЭТК, заверенную подписью и печатью.
Что произошло с бумажной трудовой?
Если вы подали заявление о переходе на ЭТК, бумажная трудовая книжка выдается вам на руки. Она не уничтожается и продолжает храниться у вас. В ней фиксируется запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат. Бумажная версия остается документом, подтверждающим ваш стаж до момента перехода на цифру.
Электронная трудовая книжка — это современный, безопасный и удобный инструмент. Она не может потеряться, испортиться или быть случайно уничтожена. Отказ от бумажного формата в пользу цифрового упрощает взаимодействие между работником и работодателем, минимизирует бюрократические задержки и гарантирует сохранность данных о вашем профессиональном пути на долгие годы.