С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. При первом трудоустройстве работник получает исключительно электронный вариант, а бумажная книжка больше не заводится. Ниже подробно описано, как именно выдаётся ЭТК, кто её формирует и какие шаги необходимо выполнить работодателю и сотруднику.

Нормативная база

• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (в редакции от 2020 г.) – вводит понятие электронной трудовой книжки;
• Постановление Правительства РФ № 1315 от 30 декабря 2020 г. «О порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России № 582н от 30 декабря 2020 г. «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения».

Кто формирует и выдаёт ЭТК?

Электронная трудовая книжка храниться в единой информационной системе Социального фонда России (СФР). Формирование и выдача осуществляются следующими сторонами:

1. Работодатель – при приёме на работу впервые (или при переходе с бумажной на электронную форму) направляет в СФР сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях через систему «Электронный трудовой договор» (ЭТД) или непосредственно через личный кабинет на портале Госуслуги.
2. Социальный фонд России (СФР) – получает сведения от работодателя, формирует запись в электронной трудовой книжке и делает её доступной для просмотра работнику.
3. Работник – получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуги, через мобильное приложение «Госуслуги.Авто» или через личный кабинет на сайте СФР.

Пошаговая инструкция: как выдаётся ЭТК при первом трудоустройстве

Шаг 1. Подготовка документов работодателем

• Заполняется электронный трудовой договор (ЭТД) в системе СФР или через личный кабинет на Госуслугах.
• Указываются данные работника: ФИО, СНИЛС, дата рождения, паспортные данные, ИНН (при наличии).
• Выбирается тип трудовой книжки – «Электронная» (по умолчанию для новых сотрудников с 2021 года).

Шаг 2. Передача сведений в СФР

• После подписания ЭТД работодатель отправляет в СФР уведомление о приёме на работу (форма СЗВ‑ТД).
• Сведения передаются в защищённом виде через каналы связи СФР (ЭДО, API или веб‑интерфейс личного кабинета работодателя).

Шаг 3. Формирование записи в ЭТК

• СФР получает уведомление, проверяет корректность данных и создаёт первую запись в электронной трудовой книжке работника (дата приёма, должность, подразделение, основание – трудовой договор).
• Запись получает уникальный идентификатор (UID) и становится доступной для просмотра.

Шаг 4. Уведомление работника

• Работник получает уведомление о том, что его электронная трудовая книжка создана. Уведомление приходит:
• в личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность»);
• в виде push‑уведомления в мобильном приложении Госуслуг;
• по электронной почте, если работник указал её в профиле Госуслуг.
• В уведомлении содержится ссылка для просмотра и скачивания выписки из ЭТК.

Шаг 5. Доступ к ЭТК работником

• Работник заходит в личный кабинет на Госуслуги → «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
• Можно посмотреть текущую выписку, скачать её в формате PDF или XML, а также распечатать при необходимости.
• Если у работника нет учётной записи на Госуслугах, он может:
• обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) за распечаткой выписки;
• запросить выписку у работодателя (работодатель обязан предоставить её по первому требованию);
• обратиться в клиентскую службу СФР (лично или через сайт СФР).

Что делать, если работник уже имел бумажную трудовую книжку?

При переходе с бумажной на электронную форму:

1. Работодатель сдаёт в СФР сведения о всех записях, содержащихся в бумажной книжке (форма СЗВ‑ТД с типом «Перевод»).
2. СФР переносит эти сведения в электронную трудовую книжку работника.
3. После подтверждения загрузки бумажная книжка считается аннулированной (хранится у работника как личный документ, но не имеет юридической силы для трудовых отношений).

Как получить выписку из ЭТК?

Выписка – это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника на запрашиваемый период. Получить её можно следующими способами:

• Через Госуслуги – в личном кабинете выбрать «Получить выписку из ЭТК», указать период и получить PDF‑файл.
• Через сайт СФР – раздел «Электронные трудовые книжки» → «Запрос выписки».
• У работодателя – по письменному запросу работника работодатель обязан выдать выписку в течение трёх рабочих дней.
• В МФЦ – обратиться с паспортом и СНИЛСом, получить бумажную выписку (платно, согласно тарифам МФЦ).
• Через почту России – заказное письмо с запросом выписки (для удалённых регионов).

Ответственность за нарушение порядка выдачи ЭТК

Нарушение установленного порядка ведения и выдачи электронных трудовых книжек влечёт:

• административные штрафы для должностных лиц (от 5 000 до 50 000 руб.) и для организаций (от 50 000 до 200 000 руб.) – ст. 5.27 КоАП РФ;
• возможное признание действий работодателя незаконными в суде (например, при споре о стаже или выплате пособий).

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал Госуслуг: https://www.gosuslugi.ru – раздел «Трудовая деятельность».
• Социальный фонд России: https://sf.ru – инструкции по работе с ЭТК.
• Приказ Минтруда России № 582н от  г. – форма ЭТК и порядок заполнения.
• КонсультантПлюс / Гарант – актуальные комментарии к законодательству о электронных трудовых книжках;

Электронная трудовая книжка выдаётся автоматически при первом трудоустройстве через взаимодействие работодателя, Социального фонда России и портала Госуслуг. Работник получает доступ к своей трудовой истории в личном кабинете, может скачивать выписку и, при необходимости, получать бумажный вариант в МФЦ или у работодателя. Соблюдение установленного порядка обеспечивает прозрачность трудовых отношений, защищает права сотрудников и снижает административную нагрузку на бизнес.